Introducción
La salida de empleados es una parte natural del ciclo laboral y puede ocurrir por renuncia voluntaria o por despido iniciado por la empresa. Este proceso suele implicar múltiples tareas para el departamento de Recursos Humanos (RR. HH.).
Para simplificarlo, Bizagi ofrece una plantilla para el Proceso de Offboarding (Desvinculación de personal), diseñada para ayudar a las compañías a gestionar todas las actividades relacionadas con la salida de un empleado. Estas actividades incluyen la suspensión de la nómina y los beneficios, la revocación del acceso de seguridad, la recogida de bienes de la empresa, entre otras.
El proceso comienza cuando se programa la salida de un empleado, ya sea por renuncia o despido. El primer paso es determinar si la salida es voluntaria o involuntaria.
•Renuncia voluntaria: El jefe del empleado puede crear un plan de actividades que se completará antes de la fecha de salida.
•En todos los casos: RR. HH. debe realizar la tarea Crear Plan de Terminación, que define las acciones necesarias para el proceso de desvinculación (offboarding).
A medida que se acerca la fecha de desvinculación, se deben completar varias actividades clave:
1.Recoger los activos de la empresa, como computadoras portátiles, teléfonos y tarjetas de acceso.
2.Realizar una entrevista de salida para recopilar retroalimentación para mejorar las condiciones laborales y los programas de retención. Eliminar al empleado de la nómina, la cobertura médica y otros beneficios.
3.Deshabilitar o cancelar el acceso a los sistemas e información de la empresa.
4.Finalmente, el proceso concluye con un acuerdo económico, que incluye el salario no pago, la indemnización y cualquier indemnización por daños y perjuicios aplicable. Los registros de nómina también deben actualizarse según corresponda.
Descripción del proceso en Bizagi Modeler (BPM)
La documentación completa de este proceso se puede encontrar dentro de su archivo de Bizagi Modeler (.bpm). Desde allí, se puede generar un documento de Word con toda su información.
Principales aspectos en la construcción del Proceso
Modelo de datos
La entidad del Proceso de Negocio es Offboarding. Contiene información sobre la salida de empleados, como la fecha de finalización, el tipo de finalización, el motivo de la misma, etc. La entidad está relacionada con los derechos de acceso del empleado, la entrevista de salida, la seguridad social, las actividades previas a la salida, los documentos legales para la desvinculación y los requisitos del cargo. La relación entre ellos es de uno a muchos.
•Si se utilizó la plantilla del Proceso de contratación de personal cuando el empleado se incorporó a la empresa, el caso de Desvinculación de personal correspondiente se vinculará a ella. Esta conexión permite al Proceso de contratación acceder a información relevante, como el acceso al sistema otorgado y los elementos proporcionados durante la contratación e incorporación del personal.
•Elementos clave como los derechos de acceso del empleado, la entrevista de salida, la seguridad social, los documentos legales de desvinculación y los requisitos del puesto se gestionan mediante tablas de parámetros. En las actividades que utilizan estas tablas, la información se carga automáticamente. Además, se pueden añadir nuevos registros en cualquier momento durante el ciclo de vida del caso.
Tablas Paramétricas
El modelo incluye varias tablas de parámetros.
•La entidad Documentos legales para la desvinculación (Legal Documents for Termination) almacena todos los documentos legales que el empleado debe firmar durante el proceso de desvinculación.
•La entidad Seguridad Social contiene las organizaciones de las que debe darse de baja al empleado.
•Además, las entidades Derechos de acceso, Preguntas de la entrevista de salida y Asuntos de Seguridad Social incluyen registros sugeridos para cada caso.
Nota: Es fundamental revisar y configurar estas entidades según los requisitos de su empresa y la normativa de los países donde opera. La información que se mantiene variará en función de estos factores.
Parametrización de derechos de acceso, preguntas de la entrevista de salida y asuntos de seguridad social
Es fundamental incluir en cada tabla la información que su compañía considere necesaria para la salida del empleado.
Por ejemplo:
•En la entidad Preguntas de la entrevista de salida, agregue las preguntas específicas que su compañía utiliza para las entrevistas de salida.
•En la entidad Derechos de acceso, incluya los permisos habituales asignados durante la relación laboral, como las credenciales de usuario de red, la dirección de correo electrónico y el acceso general a carpetas o servidores. A diferencia de la contratación, estos permisos deben cancelarse o deshabilitarse durante la desvinculación. El gerente también puede agregar al caso cualquier derecho de acceso adicional que no figure en la tabla general al iniciarse un caso de desvinculación.
Para administrar estas entidades en el Portal de Trabajo, siga estos pasos:
1. Vaya al menú Administración en la parte superior del Portal de Trabajo del usuario. Haga clic en Gestión de procesos y seleccione Entidades.
2. Haga clic en Preguntas de la entrevista de salida, luego en el botón + para agregar la pregunta de entrevista.
3. Escriba la pregunta. Incluya todas las preguntas que considere necesarias para la entrevista.
Definir Formas
El proceso de desvinculación incluye varias tablas que almacenan información, como documentos legales y elementos relacionados con el empleo. Para simplificar la gestión de datos, el proceso carga automáticamente la información previamente configurada (parametrizada). Sin embargo, puede editar, eliminar o añadir entradas adicionales a estas tablas dentro de las actividades correspondientes.
Crear una Forma de plan para la salida del empleado
En esta actividad, un analista de Recursos Humanos debe determinar las acciones necesarias para la salida de un empleado. Estas acciones pueden incluir la identificación de los documentos que debe firmar, los artículos que debe devolver y las entidades de las que debe ser dado de baja.
El proceso proporciona registros sugeridos para cada caso; sin embargo, el analista podría necesitar agregar registros adicionales. Para ello, existen dos tablas para cada entidad: una con los registros sugeridos y otra con los registros ingresados por el analista.
Por ejemplo, el proceso puede sugerir documentos relacionados con la terminación, como un acuerdo de terminación, un acuerdo de confidencialidad y un examen médico de salida, entre otros.
Puede agregar un nuevo documento haciendo clic en el enlace Agregar documento. El documento aparecerá en la tabla Documentos adicionales para la desvinculación.
La tabla Documentos adicionales para la desvinculación está controlada por una regla de visibilidad: se muestra solo si el analista ha agregado al menos un documento nuevo.
Reglas De Negocio
Acciones de actividad
Si se utilizó la plantilla de proceso de contratación para la entrada de este empleado, es necesario cargar el acceso otorgado al sistema de la compañía en dicho proceso. Por lo tanto, se utiliza una expresión Al Guardar para la tarea Recibir Carta de Renuncia/Despido.
Si el ingreso del empleado se realizó mediante la plantilla de Proceso de contratación, los derechos de acceso otorgados se cargan desde el Proceso de Onboarding, en caso contrario, la información se carga desde una tabla de parámetros.
Un botón estará disponible en la actividad Recibir carta de Renuncia o Despido para crear la carta de desvinculación en formato PDF.
Este modelo de carta de desvinculación sirve como comunicación formal para notificar al empleado la finalización de su relación laboral con la compañía. Indica la fecha efectiva de despido, los motivos del mismo y proporciona detalles importantes sobre las indemnizaciones, la cobertura del seguro y la devolución de los bienes de la empresa, garantizando así el cumplimiento de las políticas y los requisitos legales de la empresa.
Estimado
[Nombre del empleado]
Lamento informarle que su contratación en [Nombre de la compañía] se dará por terminada el día [Fecha de terminación] por las siguientes razones:
[Razones de terminación]
Las indemnizaciones se harán de acuerdo a la política de la compañía. Le recomendamos planificar sus necesidades futuras de aseguramiento debido a que la compañía no mantendrá la cobertura de su póliza más allá de la fecha de terminación.
Pese a que lamentamos esta situación, es de obligatorio cumplimiento.
Respetuosamente,
Recursos Humanos.
A la entrada de algunas actividades, información relacionada a esta es cargada de forma automática desde tablas paramétricas.
Create Termination Plan
-Exit Interview
El siguiente ejemplo fue tomado de la regla Asignar preguntas de la entrevista de salida en la actividad Entrevista de salida.
Participantes
Se utiliza un Asistente para definir a los participantes del proceso. En el paso 5 del Asistente, haga clic en Definir participantes.
Las siguientes tareas son realizadas por un Analista de Recursos Humanos: crear Plan de salida del empleado, Recibir elementos de la compañía, Acciones legales para terminación del contrato.
La actividad Recibir carta de renuncia o despido es realizada por el jefe de la persona que va a dejar la compañía.
La tarea Actividades antes de la fecha de salida es realizada por la persona que va dejar la compañía.
La actividad Entrevista de salida es realizada por un psicólogo de Recursos Humanos.
Configuración de Correos Electrónicos
El proceso de desvinculación incluye varias plantillas de correo electrónico diseñadas para comunicar los requisitos de salida de un empleado.
Por defecto, el proyecto se inicializa con el envío de correo electrónico habilitado; sin embargo, no incluye la personalización de su empresa. Por lo tanto, debe configurar el servidor de correo electrónico SMTP que utiliza su organización.
Para configurar esto:
1. En Bizagi Studio, vaya a la pestaña Servicios en la Nube y haga clic en Management Console. Inicie sesión con sus credenciales.
2. En la Management Console, haga clic en Environment en el menú de la izquierda y seleccione Opciones.
3. Abra la pestaña Popular.
4. Active la casilla Enviar notificaciones.
5. Introduzca el nombre de su servidor SMTP y la cuenta de correo electrónico desde la que se enviarán las notificaciones, como se muestra en el diagrama a continuación.
Para obtener más información sobre la configuración de la autenticación del servidor de correo electrónico, consulte el artículo Opciones.
Last Updated 12/5/2025 9:31:22 AM