Introducción
El ingreso de un nuevo empleado a una compañía es un proceso que generalmente consume bastante tiempo, ya que requiere mucho trabajo manual y la coordinación de varias personas en las diferentes etapas del proceso. Por esta razón, muchas veces se tienen retrasos en la fecha de inicio del empleado o en la preparación del puesto de trabajo.
Bizagi ofrece un nuevo proceso llamado Contratación e Integración de Personal para ayudar a las compañías en éste proceso. Contratación e Integración se centra en ayudar al ingreso del nuevo empleado a la compañía, busca convertir al nuevo empleado en un miembro productivo de la organización, logrando que este realice sus funciones de forma adecuada desde el primer día.
En el Process Central de Bizagi puede encontrar un proceso complementario a Contratación e Integración llamado Reclutamiento y Selección de Personal. Si usted ha descargado Reclutamiento y Selección, éste abrirá un nuevo caso de Contratación e Integración para ayudar en el ingreso de cada uno de los candidatos escogidos durante el proceso.
Si no tiene Reclutamiento y Selección, no hay ningún problema, el proceso de Contratación e Integración puede ejecutarse solo. Aunque los procesos se complementan no es necesario instalar los dos.
El proceso comienza cuando un nuevo empleado ha sido seleccionado para llenar una vacante dentro de la compañía.
Una compuerta valida si el proceso de Contratación e Integración ha empezado por sí solo, o si ha sido lanzado desde el proceso de Reclutamiento y Selección.
Si el proceso ha empezado por sí mismo, la siguiente tarea a realizar es Ingresar Información Nuevo Empleado, donde se debe ingresar los datos del nuevo empleado como el Nombre, Apellido, correo electrónico y la información de la vacante que se va a ocupar.
El proceso abre dos caminos. El primero camino se relaciona con los documentos que por ley o por disposición de la compañía se deben firmar. El segundo camino se encarga de tramitar todos los elementos necesarios para la ejecución del trabajo del nuevo empleado.
Descripción del Proceso en Bizagi Modeler (Bpm)
La documentación completa de este proceso se puede encontrar dentro de su archivo de Bizagi Modeler (.bpm). Desde allí, se puede generar un documento de Word con toda su información.
Modelo del Proceso
Principales Aspectos en el Proceso de Construcción
Modelo de Datos
La entidad del proceso de negocio es Contratación, ésta contiene información sobre los requerimientos de trabajo, documentos legales necesarios para la firma del contrato, políticas de la compañía, fecha de inicio del empleado y otra información relacionada al proceso. La entidad está relacionada a Derechos de Acceso, Documentos de contratación, Plan de Actividades de Bienvenida y Políticas de la Compañía. La relación entre ellas es uno a muchos.
La información de Derechos de Acceso, Documentos de Contratación, Plan de Actividades de Bienvenida, y Políticas de la Compañía es cargada automáticamente de la tabla paramétrica a la cual está relacionada. Sin embargo, es posible añadir nuevos registros a las tablas de Derechos de Acceso del Empleado y Plan de Actividades de Bienvenida durante el desarrollo del proceso.
Tablas Paramétricas
El modelo incluye varias tablas paramétricas.
La entidad Documentos del Empleo contiene los documentos legales que el empleado necesita para poder firmar su contrato. La entidad Declaraciones contiene las políticas de la compañía necesarias para la inducción del nuevo empleado a la empresa. La entidad Políticas posee solo un registro con el archivo donde se encuentra los archivos de las políticas de la compañía. Es posible enviar al empleado los enlaces o el archivo de dichas políticas.
La entidad Derechos de Acceso, Plan de Actividades de Bienvenida y Requerimientos contienen algunos registros sugeridos para cada caso.
Es muy importante para el Administrador de Bizagi, establecer la parametrización de todas las entidades, ya que la información registrada en ellas depende de la compañía y el país en donde se encuentra localizada.
Parametrización de Políticas
Para la parametrización de la entidad Políticas realice los siguientes pasos:
Diríjase a la opción Admin y dé clic en Entidades
Haga clic en Políticas, luego en la opción Editar
Incluya todos los archivos de las políticas de la compañía.
Parametrización de Derechos de Acceso, Plan de Actividades de Bienvenida, Requerimientos, Documentos para el Contrato y Políticas.
Es muy importante incluir en cada tabla, la información que la compañía considera necesaria para el ingreso del empleado.
Por ejemplo, en la tabla de Documentos de Contratación es necesario incluir los documentos requeridos para la firma del contrato y demás exigidos por ley o por su compañía. En la tabla de Derechos de Acceso usted debería incluir las solicitudes más comunes en cuanto a permisos y accesos dentro de los sistemas de información de la compañía, por ejemplo, es común que el empleado necesite un usuario en la red, una cuenta de correo electrónico y algunos permisos a servidores o carpetas.
Para la tabla de Bienvenida, solicite al área de Recursos Humanos una lista de actividades que comúnmente se realicen dentro de la primera semana de trabajo del empleado, por ejemplo, actividades donde el empleado es informado acerca de su rol, equipo de trabajo, medidas de desempeño, entre otras.
Para la parametrización de entidades, realice los siguientes pasos:
•Vaya a la opción Admin y haga clic en Entidades.
•Haga clic en Actividades de la primera semana, luego en Agregar actividades de la primera semana.
•Incluya una descripción sobre la actividad.
Definir Formas
El proceso de Contratación en Integración de Personal incluye varias formas.
Varias tablas contienen información acerca de los requerimientos del empleo, documentos legales, etc., que son manejados durante el proceso. Para facilitar el manejo de esta información, el proceso automáticamente descarga una cantidad de información que ha sido parametrizada previamente. Sin embargo, es posible editar, remover o añadir entradas adicionales para cada una de las tablas en las actividades.
Forma de la actividad “Documentos y Acciones de la Nueva Contratación”
La forma incluye cuatro tablas:
•Documentos Obligatorios: Documentos que el empleado debe firmar antes del primer día de trabajo.
•Documentos Opcionales: Documentos que deben ser firmados por el empleado, dependiendo del cargo o del empleado.
•Políticas de la compañía para leer.
•Políticas de la compañía que requieren una reunión con Recursos Humanos para que sean explicadas al empleado. En este caso es necesario programar una reunión, indicando fecha, hora y lugar (la reunión debe ser programada en los primeros días del empleado dentro de la compañía).
Todos los documentos y actividades en las tablas son cargados automáticamente de las tablas paramétricas.
Requerimientos del Empleado y Plan de Bienvenida
La forma incluye cuatro tablas.
•Roles del empleado: Los roles que el nuevo empleado tendrá en su trabajo.
•Permisos de Acceso: Cuentas y permisos necesarios en el sistema de información de la compañía.
•Requerimientos: Equipos y suministros necesarios para el desarrollo del trabajo del nuevo empleado.
•Actividades de la primera semana: Un plan de actividades para la primera semana del empleado. El plan debe incluir actividades donde el empleado es informado sobre su role en la compañía, equipo de trabajo, medidas de desempeño, etc.
Todos los documentos y actividades en las tablas son cargados automáticamente de las tablas paramétricas. Las tablas de Requerimientos y Plan de Bienvenida permiten adicionar y eliminar registros.
Reglas de Negocio
Definir Expresiones
El proceso utiliza una compuerta exclusiva para indicar sí el proceso ha sido lanzado por el proceso de Reclutamiento y selección o ha iniciado independientemente.
Acciones de Actividades
En la entrada de las actividades de Acciones y Documentos de la Nueva Contratación, Requerimientos del Empleado y Plan de Bienvenida, se carga información de forma automáticamente desde las tablas paramétricas.
El ejemplo mostrado a continuación es una regla al ingreso de la actividad Requerimientos del Empleado y Plan de Bienvenida, donde se cargan los requerimientos que se encuentran parametrizados.
Ejecutantes
Para la definir quién debe realizar cada tarea se utilizan roles. En el quinto paso del asistente, de clic en definir participantes.
Las actividades de Información del Nuevo Empleado, Documentos y Acciones de la Contratación y Firmar del Contrato, son ejecutadas por un Analista de Recursos Humanos.
La actividad de Requerimientos del Empleado y Plan de Bienvenida es ejecutada por la persona que hizo la solicitud de personal o el jefe del Nuevo empleado.
La actividad será ejecutada por la persona que solicitó la nueva contratación, si éste proviene del proceso “Selección de personal”.
La actividad de Llenar Completar Actividades Primera Semana es ejecutada por el nuevo empleado.
Configuración de Correos Electrónicos
El proceso de Contratación e Integración de Personal incluye varios correos electrónicos para proveer información acerca de los requerimientos para el ingreso de un nuevo empleado.
Para que estos puedan ser enviados correctamente dentro de su empresa, es necesario que se configure correctamente el servidor de correo (Servidor SMTP). El envío de correos en el proyecto viene activado, pero sin la configuración personalizada.
Ingrese en Bizagi Studio a la pestaña de Configuración. Allí haga clic sobre Entorno y seleccione la opción de Popular. En esta opción debe activar el envío de notificaciones y digitar el nombre del Servidor SMTP, así como la cuenta de la que se enviarán los correos, como se muestra en la imagen a continuación.
Para más información referirse al siguiente artículo:
Servidor SMTP:
https://help.bizagi.com/platform/es/index.html?smtp_configuration.htm
Enviar Documentos y Acciones de Contratación: Un correo electrónico es enviado al nuevo empleado, para informarle acerca de los documentos requeridos para la firma del contrato y los enlaces a las políticas de la compañía que debe leer.
Enviar Plan de Bienvenida: Un correo electrónico es enviado al nuevo empleado con el plan de actividades propuesto por el jefe y la información de los Derechos de Acceso que le han sido otorgados.
Last Updated 10/28/2022 10:13:30 AM