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Introducción

El siguiente ejemplo es una versión simplificada del proceso central de una biblioteca, donde un usuario solicita un libro, y en un lapso de dos días puede ser recogido o la solicitud puede ser cancelada. Si por alguna razón el libro no es recogido por el solicitante ni la solicitud es manualmente cancelada, el sistema entenderá que fue abandonada y en consecuencia es automáticamente cancelada.

 

Una vez el libro es entregado al solicitante, éste tiene siente días para regresarlo antes de ser multado. Si no es regresado a tiempo, el sistema automáticamente especificará que la solicitud ahora incluye una multa y solicitará un número de recibo de pago al registrar el libro de nuevo como retornado a la biblioteca.

 

Alcance: el proceso inicia cuando un usuario solicitar un libro y termina cuando el mismo es retornado.

 

El proceso de gestión de biblioteca representa un ejemplo del uso de las funcionalidades y opciones de Bizagi 11, tomando ventaja del concepto Diseño de Experiencia en el manejo de procesos no estructurados.

 

Los procesos no estructurados son aquellos que se pueden catalogar como impredecibles o dinámicos, principalmente, porque estos procesos involucran, en algún punto, un gran número de posibles alternativas de flujo de trabajo.

 

De igual manera, representa cómo los Stakeholders (trabajadores del conocimiento) pueden tomar decisiones que definen el flujo de cada caso, el cual no puede ser previsto con anterioridad.

 

El alcance del proceso es tener control de los libros prestados.

 

A través del Diseño de Experiencia usted podrá aprovechar el empoderamiento de los trabajadores del conocimiento, presentando una experiencia personalizada, la cual utiliza las capacidades de BPM, entre otros.

 

Descripción del Proceso en Bizagi Modeler (Bpm)

La documentación completa de este proceso se puede encontrar dentro de su archivo de Bizagi Modeler (.bpm). Desde allí, se puede generar un documento de Word con toda su información.

 

Identificar el proceso general y sus hitos

Identificar el proceso general, o la ruta feliz, que proporciona un alto nivel de la descripción del negocio a automatizar y de igual manera, identifica los resultados comunes (en la primera etapa sin incluir excepciones) y las etapas para el caso o sus hitos.

Los hitos del proceso de Gestión de biblioteca son:

•Solicitud

•Reserva del libro

 

No todos los hitos culminan en un caso particular. Aun así, el camino ideal del proceso requiere que ambos hitos sean completados.

 

Stakeholders

Bizagi 11 presenta un Portal de trabajo que permite a los trabajadores del conocimiento tomar decisiones informadas, tales como, cuándo iniciar un proceso o cuándo actualizar datos, de manera que se impulse la agilidad y la productividad en la organización.

 

Varios Stakeholders pueden estar asociados con un caso. Sin embargo, cada Stakeholder deberá influenciar dicho caso directa o indirectamente. Todos los Stakeholders que han sido mencionados deben estar involucrados en cualquier instancia del caso.

 

Various stakeholders can be associated with the case. However, each stakeholder may directly influence the case. All stakeholders listed are involved with every instance of the case.

 

Para personalizar su experiencia es importante que identifique sus Stakeholders.

•Bibliotecario

•Solicitante

 

Diseño de Experiencia

En Bizagi Studio cada Stakeholder tiene su propia experiencia diseñada en el menú Diseño de Experiencia. Cada pestaña, (Acciones, Mis Cosas, Búsqueda) tiene una definición, de acuerdo a las opciones disponibles para cada usuario.

 

Tenga en cuenta que para habilitar un grupo que estará disponible en la sección de Mis Cosas, el Stakeholder debe tener una colección bien sea directa o indirecta a una entidad.

 

Por lo tanto el Solicitante, por ejemplo, tiene una colección de libros a solicitar. De esta forma, cada solicitante poseerá reservas de libros, podrá verlos en el portal de trabajo y usar acciones que estén disponibles.

 

 

Gestionar los Stakeholders

Tan pronto descargue esta plantilla, asegúrese de haber creado y configurado al menos un usuario por Stakeholder en la opción Admin en el Portal de Trabajo. Si usted no tiene un usuario por Stakeholder, esta plantilla no funcionará adecuadamente.

 

Diríjase a la opción Admin y para cada Stakeholder, establezca un Nuevo registro, creando un Nuevo usuario, e ingrese toda la información adicional requerida.

 

 

Tenga en cuenta que la administración de Stakeholders en el Portal de Trabajo ha sido definida previamente en la configuración de formas. Dichas formas mostrarán qué información será mostrada y requerida cuando se esté configurando un usuario como un Stakeholder.

 

En Studio se ha definido una forma para mostrar, en la cual se representan las columnas de la vista principal del Stakeholder.

 

De igual manera, se ha añadido una forma de edición que se refiere a la manera cómo se añade y se edita un registro de un Stakeholder.

 

 

Identificar actividades, ¿Qué pueden hacer los Stakeholders?

Representa aquellas actividades y otras operaciones relacionadas que pueden iniciar y ejecutar los Stakeholders, categorizando las interacciones permitidas en el Portal de trabajo habilitadas para cada uno de los Stakeholders.

 

Se debe definir si las actividades son obligatorias sobre cierta circunstancia o, si están disponibles, pero son ejecutadas según el criterio de elección de cada Stakeholder; lo cual ayudará a categorizar una actividad como una acción disponible como parte de un proceso no estructurado.

 

En un caso, muchas de las actividades no están siempre disponibles para ser ejecutadas. Sólo cuando ciertos hitos son culminados en dicho caso, o se cumplen ciertas condiciones específicas, se podrá ejecutar la actividad.

 

Las actividades pueden ser retiradas cuando pierdan su nivel de relevancia y no deben ser presentadas a los Stakeholders.

 

 

Identificar Acciones, Actividades, Contextos y Datos

Bibliotecario

 

 

Solicitante

 

 

Descripción del proceso

Después de revisar las acciones disponibles, podemos crear la estructura principal del proceso y las acciones que lo soportan.

 

El proceso inicia con un usuario que solicita un libro a través de una acción de búsqueda o crea un nuevo caso especificando el libro. El sistema esperará dos días hasta que un bibliotecario especifique que el libro haya sido entregado. De otra forma el solicitante puede cancelar la solicitud, o después de dos días el sistema automáticamente cancela la solicitud. Una vez el libro es prestado, la solicitud no puede ser cancelada.

 

Después de prestado, el solicitante debe retornar el libro en siete días antes de ser multado. Ya sea multado o no, una vez en el séptimo día, la multa es aplicada y ahora el libro es esperado junto con un recibo de pago. Sin embargo, si el libro es retornado entre los primeros siete días, el solicitante no está obligado a pagar nada.

 

Proceso principal: Gestión de biblioteca

 

Principales aspectos en el Proceso de Construcción

Modelo de Datos

 

 

La entidad de proceso del Gestión de biblioteca es “Solicitud de libro” (Book request), la cual contiene todos los atributos y las relaciones necesarias para almacenar la información principal del caso.

 

En este ejemplo se han creado tres Stakeholders, que tienen un Diseño de Experiencia específico, es decir, un Portal de Trabajo único para cada uno de ellos.

•-Book requester

•-Librarian

 

Templates

Cuando navega a través de los datos, bien sea respecto a los resultados de una búsqueda específica o sobre listas de información que hacen parte de Mis Cosas, usted podrá personalizar la información mostrada para los registros resultantes.

 

Por defecto, Bizagi utiliza una plantilla básica que escoge de manera aleatoria atributos de la entidad a la cual pertenece un registro.

 

Hemos definido plantillas de datos para mostrar las entidades más relevantes: Libros registrados y Reservas de libros.

 

 

Last Updated 9/1/2022 10:00:57 AM