Completar tareas por correo electrónico

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Completar tareas por correo electrónico

Introducción

Usted puede configurar fácilmente cualquier tarea manual para que sea completada por el usuario asignado, a través de un correo electrónico. Esta funcionalidad se conoce como Integración por correo electrónico.

 

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Para configurar la autenticación de tu servidor de correo electrónico puedes hacerlo desde la Management Console Web. Esta característica le permite configurar el correo electrónico que envía las notificaciones automatizadas definidas por los procesos de Bizagi Studio. Para obtener más información, consulte el artículo Configuración de correo electrónico.

 

Los cambios y configuraciones que se hagan para la autenticación del servidor de correo electrónico, se verán reflejados tanto en Bizagi Studio como en el Management Console Web si se hace desde un ambiente de Desarrollo. Cuando los cambios se hacen desde un ambiente de Prueba o Producción, es necesario hacer un deployment para que estos se reflejen desde Bizagi Studio a la Management Console Web.

 

Cuando se habilita la Integración por correo electrónico para una tarea específica, el usuario asignado a ella recibirá un correo electrónico y todo lo que necesita hacer es darle clic a alguno de los botones incluidos en dicho correo e ingresar los comentarios si aplica.

Los botones incluidos en el correo electrónico le permiten al usuario decidir la ruta que debe tomar un caso en Bizagi (e.g comúnmente, aprobar o rechazar una solicitud).

 

Emailintegration7

 

¿Cómo funciona la integración por correo electrónico con Bizagi?

Al trabajar en sus procesos, usted puede completar tareas directamente desde su correo electrónico (eso significa que no necesita ingresar al Portal de Trabajo para completar esa tarea específica). Esta funcionalidad se llama Integración por correo electrónico.

Este componente es proporcionado por Bizagi de forma predeterminada (consulte Integración de buzón para completar tareas por correo electrónico).

Debe configurar la forma en cómo Bizagi obtiene la respuesta "Aceptar o rechazar" (enviada después de que el usuario hace clic en cualquiera de las opciones presentadas en ese correo electrónico).

 

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Bizagi revisará si la respuesta es enviada desde el correo electrónico del usuario asignado antes de interpretarla.

 

Una vez Bizagi interpreta la respuesta dada por el usuario, la tarea será completada, los comentarios relevantes serán almacenados en el modelo de datos y el flujo de proceso se moverá a la siguiente tarea (de acuerdo a la ruta habilitada por una decisión en particular).

 

La siguiente imagen ilustra cómo funciona la Integración por correo electrónico funciona en tiempo de ejecución y los protocolos involucrados:

 

Email_integration

 

1. Notificación SMTP

Un proceso en Bizagi envía una notificación por correo electrónico, para permitir que una tarea sea completada a través de un correo electrónico.

2. Nuevo correo electrónico

El usuario asignado recibe el correo electrónico (las aplicaciones cliente instaladas en los computadores de los usuarios finales lo traerán desde el servidor de correo electrónico).

El usuario final dará clic en la opción presentada en dicho correo electrónico que decide el próximo paso que el proceso debe tomar.

3. Aprobar / Rechazar

La respuesta es enviada a un servicio de buzón de correo electrónico específico en el cual, Bizagi usa una cuenta dedicada.

4. Respuesta

Bizagi escucha la llegada de respuestas (mensajes no leídos), de tal forma que los recupera a través de conexiones Exchange.

La respuesta es procesada por Bizagi y almacena los comentarios para habilitar el siguiente paso del flujo de trabajo.

 

¿Cuándo debo usar esta funcionalidad?

Es importante que seleccione adecuadamente cuáles tareas estarán alineadas con los propósitos de esta funcionalidad.

Esto significa que que el concepto detrás de esta característica no aplica a todas las tareas y necesita definir exactamente cuáles tareas utilizará.

 

Las tareas que aplican más o son mejores candidatas para el uso de la funcionalidad de Integración por correo electrónico, son aquellas que:

 

Son tareas manuales (aquellas que requieren intervención del usuario).

 

Presentan diferentes opciones que directamente determinan la ruta tomada por el flujo de trabajo (cuál es la siguiente tarea habilitada).

En otras palabras, las tareas que típicamente están seguidas de una compuerta que evalúa la selección realizada.

En Bizagi, esto significa que las tareas deben usar la funcionalidad de botones de forma.

Para más información, consulte Botones de forma.

 

Requieren una pequeña cantidad o interacción de usuario (e.g no hay validaciones o comportamientos sofisticados en las interfaces de usuario), y están orientadas principalmente y están principalmente orientadas a aprobar o rechazar decisiones.

Esto es porque el cuerpo del correo enviado al usuario, contendrá estrictamente la información relevante y 2 o más opciones reflejando posibles decisiones (como Aprobar, Rechazar u otros, todas definidas previamente en una plantilla).

El correo electrónico actual NO presentará ningún control que haya sido diseñado para interfaces de usuario de dicha tarea. Este seguirá siendo un correo electrónico y no una interfaz de usuario.

 

No requiere una gran cantidad de entradas por parte del usuario (e.g, no se permite adjuntos o el ingreso de información en tablas).

La funcionalidad de Integración por correo electrónico, le permite al usuario ingresar comentarios generales (u observaciones con respecto a la decisión), los cuales son almacenados por Bizagi en un atributo previamente definido del modelo de datos.

 

Se asignan a un usuario a la vez.

Si hay más de un usuario que pueda iniciar el trabajo en la tarea (para el primero que trabaja en ella), no se enviarán correos electrónicos.

En otras palabras, el concepto de esta funcionalidad no es aplicable cuando una tarea pueda ser ejecutada por cualquiera (e.g utilizando la configuración "Todos" en participantes).

 

¿Qué necesita hacer?

Una vez cumplidos los prerrequisitos, para cualquier cantidad de tareas a las que les quiera otorgar la funcionalidad de Integración por correo electrónico, lo siguiente le brinda una guía de pasos que necesita llevar a cabo:

 

1. Definir o preparar las tareas que usarán la integración por correo electrónico

Recuerde que no todas las tareas están disponibles inmediatamente para usar esta característica, debido a que necesitará considerar cuáles son buenas candidatos y tienen la configuración requerida.

 

2. Permitir que las tareas utilicen integración por correo electrónico

Permita el uso de integración por correo electrónico una vez dicha tarea tenga la configuración requerida.

 

3. Definir la plantilla del correo electrónico y configure su uso para la tarea

Defina explícitamente el asunto y el cuerpo de la notificación de correo electrónico y cualquier otra información relevante.

 

4. Configurar los parámetros adicionales para manejar las respuestas

Dichos parámetros consideran dónde guardar los comentarios, el tratamiento de respuestas fallidas, etc.

 

Ejemplo

Para ilustrar la configuración requerida, utilizaremos como ejemplo el proceso de Solicitud de Vacaciones.

En dicho proceso, el jefe o el supervisor del solicitante, debe tomar una decisión sobre si la solicitud de vacaciones es aprobada, rechazada o si requiere cambios e información adicional.

Cuando el solicitante envía su solicitud, su jefe queda asignado a la siguiente tarea (llamada Aprobar solicitud de vacaciones), donde se toma la decisión.

 

Emailintegration_process

 

Observe que de acuerdo a este proceso de ejemplo, se pueden activar 3 caminos.

Esto significa que cuando el correo electrónico sea enviado al jefe del solicitante, este debe mostrar 3 botones:

Aprobar, el cual habilita el flujo para continuar con la tarea Enviar Mensaje de Aprobación.

Rechazar, el cual habilita el flujo para continuar con la tarea Enviar Mensaje de Rechazo.

Solicitar cambios, el cual habilita el flujo para continuar con la tarea Registrar Salida de Vacaciones.

 

Para habilitar la Integración por correo electrónico, siga estos pasos.

 

1. Definir o preparar las tareas que usarán la integración por correo electrónico

Recuerde que no todas las tareas están disponibles inmediatamente para esta funcionalidad, debido a que es necesario considerar cuáles son buenas candidatas y tienen la configuración requerida.

 

Observe que dentro de la forma de dicha tarea, la opción Configuración por correo electrónico estará habilitada mientras tenga activa la configuración de botones de la forma:

 

Emailintegration1

 

Si su forma no está usando los botones de la forma, entonces puede configurarlos.

Para esto, asegúrese de incluir un botón por cada una de las posibilidades y use la acción Siguiente en la configuración de cada botón.

 

Por ejemplo, para el botón de Aprobar, vamos a utilizar una regla que establezca el estado de aprobación a "Aprobado" (código AP) y ejecute la acción Siguiente en Bizagi que completa la tarea.

 

Emailintegration4

 

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La expresión para esta regla como se necesitaría en el Proceso de Solicitud de Vacaciones en el Process Xchange es:

var parameters = new FilterParameters();

parameter.AddParameter("@Code", "AP");

Code = CHelper.getEntityAttrib("RequestState","idRequestState","Code = @Code", parameters);

<VacationRequest.VacationLeaveState> =

 

De igual manera, el botón de Rechazar utilizará la acción Siguiente de la misma manera aunque un poco diferente para considerar la razón de rechazo:

 

Emailintegration5

 

Finalmente, configure el botón Solicitar Cambios de la misma manera que el botón Aprobar:

 

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La expresión para esta regla como se necesitaría en el Proceso de Solicitud de Vacaciones en el Process Xchange es:

var parameters = new FilterParameters();

parameter.AddParameter("@Code", "RC");

Code = CHelper.getEntityAttrib("RequestState","idRequestState","Code = @Code", parameters);

<VacationRequest.VacationLeaveState> = Code

 

2. Permitir que las tareas utilicen integración por correo electrónico

Permita el uso de Integración por correo electrónico para activar dicha funcionalidad en la tarea específica (si se desactiva en cualquier momento, Bizagi no enviará correos para dicha tarea).

Para esto, dé clic en la opción Configuración por correo electrónico y marque la primera opción llamada Activar ejecución por correo electrónico:

 

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3. Definir la plantilla del correo electrónico y configure su uso para la tarea

Defina explícitamente el asunto y el cuerpo de la notificación de correo electrónico y cualquier campo relevante que sea informativo para que el usuario tome la decisión.

Para esto, dé clic en Editar mensaje para definir la plantilla de correo electrónico.

 

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Observe que no necesita preocuparse por las opciones presentadas al usuario (Bizagi incluye las opciones por defecto como fueron definidas por los botones de forma).

Esto significa que si escoge no configurar una plantilla de correo electrónico, se enviará un correo presentando solamente los diferentes botones dentro del cuerpo.

 

4. Configurar los parámetros adicionales para manejar las respuestas

Marque las casillas para notificar al usuario si la respuesta fue procesada exitosamente o si hubo algún problema.

Habilite las opciones Recibir notificación en el éxito de lectura o Recibir notificación cuando ocurra un error respectivamente, para ser notificado sobre la ejecución.

 

Adicionalmente, defina dónde almacenaran los comentarios dados por el usuario dentro del modelo de datos.

Cuando termine, dé clic en Guardar para cerrar la ventana de configuración.

 

Ejecución

Para ilustrar cómo funciona nuestro ejemplo en tiempo de ejecución, asuma que el usuario llamado Henry Jacobs envía una solicitud de vacaciones.

Su jefe, John Peterson recibirá este correo electrónico:

 

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Todo lo que John Peterson necesita hacer es dar clic a cualquiera las las opciones disponibles: Aprobar, Rechazar o Solicitar cambios.

Cuando lo haga, un nuevo correo electrónico será enviado de vuelta.

 

Tenga en cuenta que el anterior correo electrónico corresponde a la tarea asignada la cual, John Peterson puede localizar en el portal de trabajo, así:

 

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El correo electrónico de respuesta utilizará el asunto apropiado para ser manejado por Bizagi (la selección entre paréntesis cuadrados seguido del nombre de la actividad) junto con la información adicional que no debe ser modificada (el destinatario tiene la cuenta usada en Bizagi).

El usuario puede ingresar comentarios adicionales al principio del correo electrónico:
 

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Consideraciones

Recuerde que las tareas habilitadas para ser completadas a través de correo electrónico, seguirán disponibles para ser completadas a través del Portal de Trabajo.

Esto significa que Bizagi recibe una respuesta por correo electrónico, entonces la tarea no estará disponible en el Portal de Trabajo; de igual manera, cuando el usuario complete la tarea a través del Portal de Trabajo, cualquier correo electrónico enviado no será valido (dichas respuestas registrarán un error).

Tenga en cuenta que si los parámetros de conexión se cambian en el ambiente de producción, las tareas activas no se pueden completar mediante la integración de correo electrónico. Esto se debe a que esas tareas existentes intentarán conectarse a la configuración anterior, que ya no será válida.

Si los campos dentro de la forma son requeridos para ser diligenciados, recomendamos el uso de reglas disponibles en la configuración de los botones para establecer estos valores.

Las respuestas son procesadas por el servicio Scheduler en Bizagi.

Esta funcionalidad ha sido verificada con Outlook365 y Outlook 2013, así como con Gmail o Yahoo. Otros proveedores o versiones no han sido certificadas oficialmente así como el uso de clientes web tipo Owa (el cuál no se soporta).

Para la correcta operación de esta funcionalidad, asegúrese que los puertos que usa para el mailbox cuenten con los permisos adecuados y que dicho mailbox no sea el mismo que tiene asignado algún usuario para completar las tareas vía correo electrónico.

Usted no podrá utilizar un mismo mailbox para diferentes proyectos de Bizagi ni tampoco para diferentes ambientes de un mismo proyecto de Bizagi.

Los correos electrónicos enviados a través de esta funcionalidad tienen formato HTML. Si los receptores utilizan formato de texto plano, los botones de kla forma se muestran como un enlace lo que puede dificultar el reconocimiento de los mismos.


Last Updated 10/30/2023 2:12:21 PM