Introducción
Este proceso inicia cuando un empleado presenta una solicitud de viaje a la compañía. El empleado especifica la información referente al vuelo y determina si son o no necesarios anticipos para gastos y reservación de hotel, para que posteriormente el jefe revise esta información y apruebe o rechace la solicitud.
El Departamento Administrativo gestiona las reservas y anticipos requeridos, así como la compra de los tiquetes e informa los detalles y estado de cada requerimiento al empleado. Al final del proceso, el subproceso de Reporte de Gastos estará habilitado, allí el empleado debe registrar los gastos en los que incurrió durante el viaje y su jefe inmediato deberá aprobar o rechazar dicho reporte.
Una vez aprobado, el Departamento Administrativo deberá comprobar si los gastos reportados encajan dentro de las políticas de la compañía, y si lo hacen, deberá finalmente, registrar los gastos.
Forma Global
Modelo de datos
Descripción del Proceso en Bizagi Modeler (Bpm)
La documentación completa de este proceso se puede encontrar dentro de su archivo de Bizagi Modeler (.bpm). Desde allí, se puede generar un documento de Word con toda su información.
Elementos del proceso
Registrar Solicitud de Viaje
Descripción
En esta actividad el solicitante debe llenar la forma de Registro de Solicitud de Viaje ingresando la información referente al vuelo, así como de la reserva de hotel y anticipos si son requeridos.
Ejecutantes
Solicitante
Duración
4 horas
Acciones
Tipo |
Descripción |
|---|---|
Al Entrar |
Regla para establecer la fecha, solicitante y la ciudad origen basándose en la ubicación del solicitante. |
Al Salir |
Regla para establecer el total del anticipo requerido |
Forma
Aprobar Solicitud de Viaje
Descripción
El jefe del solicitante deberá revisar la Solicitud de Viaje y aprobarla, rechazarla o solicitar cambios si lo considera necesario.
Ejecutantes
Jefe
Duración
4 horas
Forma
¿Solicitud Aprobada?
Descripción
Esta compuerta evalúa si la Solicitud de Viaje fue aprobada o rechazada por el Jefe del solicitante.
Condiciones de la compuerta
•SI: La solicitud fue aprobada
•NO: La solicitud fue rechazada
•CAMBIOS REQUERIDOS: Es necesario realizar cambios a la solicitud.
Registrar reservas
Descripción
El asistente administrativo debe ingresar en esta actividad, la información para vuelos y hoteles si es requerido.
Ejecutantes
Asistente administrativo
Duración
1 día
Forma
Notificar Reservaciones
Descripción
Se envía un correo electrónico al solicitante, y una copia de éste al asignado con la información de la reserva.
Script
1.Su Reservación de Vuelo
Estimado <TravelRequest.Applicant.userName>,
Adjunto se encuentra la reservación de vuelo para la solicitud asociada con el número de caso <RadNumber>.
Si lo desea, un cambio es posible a los siguientes vuelos: Origen: (departing grid) Destino: (Arriving grid) <TravelRequest.FlightReservation>
Por favor contáctenos si usted tiene algún comentario con respecto a la reservación.
Saludos Cordiales,
Equipo Administrativo
2.Su reservación de Hotel Estimado
Estimado <TravelRequest.Applicant.userName>
Esta es la reservación de Hotel para su viaje asociado al número de caso <RadNumber>: Hotel <TravelRequest.Hotel. HotelName> Dirección<TravelRequest.Hotel. Address> Teléfono <TravelRequest.Hotel. Telephone> Ciudad <TravelRequest.Hotel. City.City> País <TravelRequest.Hotel. City.State.Country.Country> Fecha de Ingreso <TravelRequest.LeavingDate> Fecha de Salida <TravelRequest.ReturningDate>
Saludos Cordiales,
Equipo Administrativo
Comprar Tiquetes
Descripción
En esta actividad se carga el tiquete electrónico generado por la aerolínea una vez se confirma la reservación del vuelo.
Ejecutantes
Asistente Administrativo
Duración
1 día
Forma
Notificar al Empleado
Descripción
Se envía un correo electrónico al solicitante con la información del tiquete.
Script
Asunto: Su tiquete de VueloEstimado
Estimado, <TravelRequest.Applicant. fullName>,
Adjunto se encuentra el tiquete electrónico para su viaje asociado al número de caso: <RadNumber>.
Saludos Cordiales,
Equipo Administrativo<TravelRequest.ETicket>
Gestionar el Anticipo de Viaje
Descripción
En esta actividad se deben ingresar los valores de los anticipos aprobados de acuerdo con las políticas de la compañía para gastos en el país destino, discriminados por tipo, para la solicitud de viaje y se calcula de manera automática el monto total del anticipo a desembolsar.
Ejecutantes
Asistente administrativo
Duración
1 día
Acciones
Tipo |
Descripción |
|---|---|
Al Entrar |
1-Regla para establecer los gastos permitidos por la política de la compañía basados en el país destino. 2-Regla para establecer los valores de anticipos aprobados basados en los anticipos solicitados. |
Al Guardar |
1-Regla para establecer el anticipo total aprobado |
Al Salir |
1-Regla para establecer el anticipo total aprobado |
Forma
Notificar al Empleado
Descripción
Se envía un correo electrónico al solicitante con la información de los anticipos aprobados.
Script
Su información de anticipo solicitado
Estimado <TravelRequest.Applicant. fullName>,
Los siguientes montos han sido aprobados para su viaje asociado al número de caso <RadNumber>:
Anticipo de Alimentación <TravelRequest.TravelAdvance. ApprovedMealsAdvance>
Anticipo de Transporte <TravelRequest.TravelAdvance. ApprovedTransportationAd>
Otros Gastos <TravelRequest.TravelAdvance. ApprovedAdvanceOthers>
Total, del Anticipo <TravelRequest.TravelAdvance. TotalAdvanceApproved>Moneda <TravelRequest.Country. PolicyCurrency.Currency>
Por favor diríjase al Departamento Administrativo para recibir el anticipo.
Saludos Cordiales,
Equipo Administrativo
Desembolsar Anticipo de Viaje
Descripción
Se realiza el desembolso del anticipo al empleado y se carga el registro de desembolsos
Ejecutantes
Asistente administrativo
Duración
1 día
Forma
Enviar Notificación de Rechazo
Descripción
Se envía un correo electrónico al solicitante notificando el rechazo de su solicitud
Script
Estimado <TravelRequest.Applicant. fullName>,
Su Jefe <TravelRequest.Applicant. idBossUser.fullName> ha rechazado su solicitud de viaje desde <TravelRequest.DepartingFrom> en la fecha <TravelRequest.LeavingDate>.
Saludos Cordiales,
Equipo Administrativo
Estimado <TravelRequest.Applicant. fullName>
Su Jefe <TravelRequest.Applicant. idBossUser.fullName> ha rechazado su solicitud de viaje con ciudad de partida <TravelRequest.DepartingFrom> en la fecha <TravelRequest.LeavingDate>.
Saludos Cordiales,
Equipo Administrativo
Reporte de Gastos
Forma Global
Elementos del proceso
Registrar Reporte de Gastos
Descripción
En esta actividad el solicitante debe ingresar la información de todos los gastos efectuados durante el viaje.
Ejecutantes
Solicitante
Duración
Basado en la fecha de llegada
Acciones
Tipo |
Descripción |
|---|---|
Al Entrar |
Regla para establecer la duración de la tarea |
Al Guardar |
Regla para establecer el total de gastos reportados en efectivo y tarjeta de crédito |
Al Salir |
Regla para establecer el total de gastos reportados en efectivo y tarjeta de crédito. |
Forma
Aprobar Reporte de Gastos
Descripción
En esta actividad el Jefe del solicitante debe aprobar o rechazar el reporte de gastos hecho por el solicitante.
Ejecutantes
Jefe
Duración
1 día
Forma
¿Aprobado?
Condiciones de la compuerta
•SI: Si la solicitud ha sido aprobada el proceso continúa con la siguiente actividad.
•NO: Si la solicitud fue rechazada el proceso regresa a la actividad Reportar Gastos para realizar los cambios pertinentes.
Revisar Políticas
Descripción
El Departamento Administrativo debe revisar la información aprobada, teniendo en cuenta que todos los gastos deben ser válidos dentro de la política de la compañía.
Ejecutantes
Asistente administrativo
Duración
1 día
Forma
¿Políticas Ok?
Descripción
Esta compuerta evalúa si los gastos reportados están dentro del marco de las políticas de la compañía.
Condiciones de la Compuerta
•SI: Si el reporte de gastos es acorde con las políticas de la compañía, el proceso continúa.
•NO: Si el reporte de gasto no concuerda con las políticas de la compañía, el proceso regresa a la actividad Registrar Gastos.
Registrar Gastos
Descripción
En esta actividad se debe chequear la opción de Gastos Registrados para evidenciar que se efectuó el registro de estos.
Ejecutantes
Asistente administrativo
Duración
1 día
Forma
Participantes
Solicitante (Role)
Jefe (Role)
Asistente Administrativo (Role)
Last Updated 10/28/2022 10:32:16 AM