Introducción
El proceso de solicitud de compra es el procedimiento formal para la compra de bienes y servicios.
El proceso empieza con la identificación de los productos o servicios que requiere un usuario; éste los selecciona de una lista de productos ya existente. Es posible agregar productos nuevos a la lista en caso de que no se encuentren en la misma. Si la solicitud excede cierto valor necesita de la aprobación del jefe del solicitante o de otra persona con mayor nivel de autoridad. Además, se puede indicar si se necesita la aprobación de los productos solicitados.
Una vez que la solicitud ha sido aprobada, se solicitan cotizaciones a un número apropiado de posibles proveedores. Es necesario seleccionar un sólo proveedor para la compra de todos los productos o servicios solicitados.
El Departamento de Compras selecciona el proveedor de acuerdo a la fecha de entrega, precio y calidad. Luego se genera la orden de compra, la cual es enviada al proveedor que ha sido seleccionado y por último se guarda una copia de la en el ERP de la compañía.
Modelo de Datos
Descripción del Proceso en Bizagi Modeler (Bpm)
La documentación completa de este proceso se puede encontrar dentro de su archivo de Bizagi Modeler (.bpm). Desde allí, se puede generar un documento de Word con toda su información.
Elementos del proceso
Crear Solicitud de Compra
Descripción
Los productos que se van a agregar a la solicitud de compra son seleccionados de una lista de productos ya existentes, si no se encuentran en ella, se ingresan a la solicitud como productos nuevos. La solicitud debe tener al menos un producto.
Además, el solicitante debe ingresar la información de la entrega, fecha, dirección, ciudad, y especificaciones de o de los productos, incluyendo si es necesaria la inspección de ellos.
Ejecutantes
Solicitante
Duración
1 hora
Acciones
Tipo |
Descripción |
|---|---|
Al entrar |
Asignar la fecha del día y datos del usuario solicitante. |
Al salir |
Validar la cantidad de productos en la solicitud (mínimo uno) Asignar el nivel de autoridad necesario para aprobar la solicitud Asignar el usuario creador del caso Calcular el costo estimado de la compra. |
Formas
Autorizar Solicitud
Descripción
El jefe del solicitante realiza la aprobación de la solicitud de compra.
Ejecutantes
Jefe
Duración
3 horas.
Acciones
Tipo |
Descripción |
|---|---|
Al entrar |
Adicionar un registro con los comentarios hechos durante la aprobación. |
Al salir |
Actualizar el o los registros de la aprobación. |
Formas
¿Solicitud Aprobada?
Descripción
De acuerdo al monto total de la solicitud de compra se pueden necesitar la aprobación de personas con un mayor nivel de autoridad. Es decir, si el jefe que aprobó la solicitud por primera vez no tiene el nivel de autoridad necesaria para aprobar el monto de ésta, su jefe inmediato deberá aprobar la solicitud, y así sucesivamente.
Condiciones de la Compuerta
•NO: La solicitud de compra fue rechazada
•Se requiere realizar Cambios: La solicitud de compra requiere cambios
•Requiere Aprobación Adicional: La solicitud fue aprobada y el jefe no tiene el nivel de autoridad necesario
•SI: La solicitud fue aprobada y el jefe tiene el nivel de autoridad necesario.
Notificar Aprobación
Descripción
Enviar un correo electrónico a la persona que realizó la solicitud de compra.
Ejecutantes
Automático
Script
Estimado <PurchaseRequest.RequestedBy. fullName>
Su solicitud de compra con número <RadNumber> ha sido aprobada.
Usted solicito los siguientes productos:
(Tabla de productos solicitados)
Además, se incluye todos los comentarios realizados durante el proceso de aprobación de la solicitud.
(Tabla de Aprobaciones)
Este correo electrónico fue generado automáticamente. Por favor no responder.
Notificar Rechazo
Descripción
Enviar un correo electrónico a la persona que realizó la solicitud de compra.
Ejecutantes
Automático
Script
Estimado <PurchaseRequest.RequestedBy. fullName>
Su solicitud de compra con número <RadNumber> ha sido rechazada.
Usted solicitó los siguientes productos:
(Tabla de productos solicitados)
Además, se incluye todos los comentarios realizados durante el proceso de aprobación de la solicitud.
(Tabla de aprobaciones)
Este correo electrónico fue generado automáticamente. Por favor no responder.
Notificar Requerimiento de Cambio
Descripción
Enviar un correo electrónico a la persona que realizó la solicitud de compra.
Ejecutantes
Automático
Script
Estimado <PurchaseRequest.RequestedBy. fullName>
Su solicitud de compra con número <RadNumber> necesita algunos cambios.
Usted solicitó los siguientes productos: (Tabla de productos solicitados)
Además, se incluye todos los comentarios realizados durante el proceso de aprobación de la solicitud.
(Tabla de Aprobaciones)
Este correo electrónico fue generado automáticamente. Por favor no responder.
Cotizaciones
Descripción
Luego de que la solicitud de compra ha sido aprobada se debe seguir al proceso de Cotizar.
En éste, el departamento de compras solicita todas las cotizaciones necesarias para realizar la compra.
Ejecutantes
Departamento de Compras
Proceso
Cotizaciones
Generar Orden de Compra
Descripción
El proceso de Generar Orden de Compra es creado luego de seleccionar al proveedor. En éste proceso, el Departamento de Compras genera la Orden de Compra.
Ejecutantes
Departamento de Compras
Diagrama
Generar Orden de Compra
Proceso
Orden de Compra
Cotizaciones
Descripción
En el proceso de Cotizar el Departamento de Compras solicita y recibe cotizaciones de diferentes proveedores.
Luego, se debe seleccionar uno solo. El proveedor elegido será el encargado de suministrar los productos o servicios de la solicitud de compra.
Formas
Modelo de Datos
Elementos del proceso
Solicitar Cotizaciones
Descripción
En ésta tarea se solicita a diferentes proveedores cotizaciones de los productos o servicios requeridos.
Los proveedores se escogen desde una lista. Si el proveedor no se encuentra en ella, éste debe ser agregado por un Administrador en la sesión de Admón.
Ejecutantes
Solicitar Cotizaciones
Duración
2 días
Acciones
Tipo |
Descripción |
|---|---|
Al entrar |
Asignar al atributo CostoTotal el valor estimado del costo total de la cotización. |
Al salir |
Política: Estimar el número de cotizaciones necesarias para el proceso de compra. Validar si el número de cotizaciones solicitadas coincide con el número de cotizaciones necesarias para el proceso de compra. |
Forma
Recibir Cotizaciones
Descripción
Cada cotización recibida debe tener cierta información, por ejemplo, el costo unitario, las cantidades de cada producto, la fecha de entrega y si es posible la aplicación de descuentos.
El número mínimo de cotizaciones necesarias se calcula mediante una Regla de Negocio que estima el número de cotizaciones requeridas a partir del costo total de la compra. El usuario puede escoger ignorar la Regla y continuar recibiendo más cotizaciones de las necesarias.
Acciones
Tipo |
Descripción |
|---|---|
Al entrar |
Adicionar en todas las cotizaciones todos los productos que se han solicitado. |
Al salir |
Evaluar si el número de cotizaciones recibidas es igual al número de cotizaciones requeridas. |
Forma
Seleccionar Proveedor
Descripción
El usuario que realice la tarea debe seleccionar un proveedor. Para cada uno de ellos se muestra la fecha de entrega y el costo de la cotización.
Adicionalmente, para facilitar la elección, se cuenta con la opción de asignar a cada proveedor una calificación basada en la calidad de éste. La calificación puede ser excelente, buena o mala.
Ejecutantes
Seleccionar Proveedor
Duración
4 horas
Acciones
Tipo |
Descripción |
|---|---|
Al entrar |
Fijar todos los proveedores como “No seleccionado”. |
Al salir |
Calcular el Costo Total de la compra. |
Forma
Generar Orden de Compra
Descripción
El Departamento de Compras genera una Orden de Compra para el proveedor, indicando el tipo, la cantidad y los precios acordados de los productos solicitados.
Si la Orden de Compra debe ser aprobada por el Jefe Administrativo, el caso se envía a él.
Después de que la orden es aprobada, se genera un archivo PDF y se actualiza el ERP de la compañía, además el archivo debe ser enviado a través de correo electrónico al proveedor.
Forma
Modelo de Datos
Elementos del proceso
Crear Orden de Compra
Descripción
Ingresar la información necesaria para crear la Orden de Compra, Número de Orden, Fecha de la Orden, Opción de pago, otra información como los datos del Proveedor y los Productos que se van a comprar se carga automáticamente.
Ejecutantes
Orden de Compra
Duración
1 día
Acciones
Tipo |
Descripción |
|---|---|
Al entrar |
Asignar a la orden de compra los datos de la cotización y del proveedor seleccionado. |
Al salir |
Determinar si la orden requiere aprobación. Marcar la orden como no facturada. |
Formas
¿Requiere Aprobación?
Descripción
Una regla de negocios evalúa si la Orden de Compra necesita aprobación debido al costo total.
Condiciones de la Compuerta
•SI: La orden de Compra requiere Aprobación.
•NO: Por defecto.
Aprobar Orden
Descripción
El jefe de compras aprueba o solicita cambios en la Orden de Compra.
Ejecutantes
Jefe Administrativo
Duración
4 horas
Acciones
Tipo |
Descripción |
|---|---|
Al entrar |
Crear un registro con los comentarios de aprobación. |
Al salir |
Actualizar los registros de aprobación. Fijar el usuario que realiza la aprobación. |
Formas
¿Orden Aprobada?
Descripción
Se debe evaluar si la Orden fue aprobada por el Jefe o si ésta necesita cambios. Si se debe realizar alguna modificación, el caso debe retornar a la persona encargada de la actividad “Crear Orden de Compra”.
Condiciones de la Compuerta
•MODIFICAR ORDEN: La Orden de Compra necesita cambios.
•SI: Por defecto.
Enviar Orden de Compra a Proveedor
Descripción
Enviar un correo electrónico al proveedor con copia al Jefe de Compras con el archivo PDF de la Orden de Compra.
Ejecutantes
Automático
Script
Estimado <Quotations.Supplier. Supplier>
Hemos recibido su cotización debido a que estamos satisfechos con las condiciones, ésta ha sido seleccionada.
Como archivo adjunto se encuentra la Orden de Compra.
Si tiene alguna inquietud o pregunta, por favor contactarnos.
Los mejores deseos
Departamento de Compras Bizagi
Generar Orden y enviarla al ERP
Descripción
Una interfaz conectada con el ERP de la compañía genera la Orden de Compra en el sistema.
Para más información acerca de interfaces visitar:
https://help.bizagi.com/platform/es/index.html?studio_interfaces.htm
Ejecutantes
Automático
Acciones
Tipo |
Descripción |
|---|---|
Al salir |
La tarea ejecuta una interfaz que actualiza el ERP de la compañía con la información de la Orden de Compra. El número del archivo es regresado por el sistema y es guardado en el atributo ERPNumeroOrdenCompra. |
Implementación
Servicio Web
Actualizar ERP
Descripción
Cuando la interfaz no logra actualizar correctamente el ERP de la compañía se debe realizar ésta tarea.
El usuario debe actualizar el ERP manualmente.
Ejecutantes
Asistente de Compras
Duración
4 horas
Formas
Participantes
Solicitante (Entidad)
Jefe (Entidad)
Automático (Rol)
Departamento de Compras (Entidad)
Solicitar Cotizaciones (Rol)
Recibir Cotizaciones (Rol)
Seleccionar Proveedor (Rol)
Orden de Compra (Rol)
Jefe Administrativo (Entidad)
Asistente de Compras (Rol)
Last Updated 10/28/2022 10:27:39 AM