Portal de Documentación

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Portal de Documentación

Introducción

Un Portal de documentación es un repositorio compartido donde las personas dentro de una organización pueden tener acceso a los procesos de la empresa y la documentación relacionada.

 

Los siguientes artículos ilustran la forma de organizar los procesos de su empresa utilizando Bizagi Modeler. Con un simple clic los usuarios pueden navegar entre los distintos niveles de detalle, desde una visión global hasta la información más detallada de los procesos de la organización.

 

El portal de documentación puede ser creado en su intranet (un servidor de archivos como una carpeta compartida) o en cualquier portal Web. Solo haga clic en la funcionalidad Publicar a Web.

También es posible publicar el portal en SharePoint o Wiki.

 

Su portal debe poseer una estructura y jerarquía que facilite su navegación.  La siguientes imágenes muestran un ejemplo de esta estructura:

 

El nivel más alto muestra las áreas funcionales y enlaces y documentos de interés.

 

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El siguiente nivel muestra los procesos relacionados a áreas específicas.

 

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El nivel más bajo muestra los diagramas de proceso y su documentación.

 

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Haga clic aquí para ver un Portal de documentación ya publicado

 

Cómo crear un portal de documentación

 

1. Defina la estructura de los procesos

Una estructura definida establece la jerarquía de las áreas organizacionales y clarifica cómo los diferentes procesos de negocio se clasifican e interrelaccionan. Además de la estructura global, es necesario definir la información a publicar y la forma en que esta será presentada.

 

Clasificación y jerarquía de procesos

Los procesos se clasifican en una jerarquía de categorías. Cada categoría representa una empresa, área, sub-área, proceso o cualquier otra agrupación que defina.

 

Por ejemplo, en una estructura organizacional completamente plana, si usted clasifica sus procesos de acuerdo a las áreas, se identificarán 2 niveles. El primero representará las áreas y el segundo los procesos.

 

El primer nivel tendrá tantas categorías como áreas de la organización (cada área representa una categoría de nivel 1). El segundo nivel tendrá tantas categorías como procesos de la organización (cada proceso representa una categoría de nivel 2).

 

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La estructura y el número de niveles depende de la distribución de cada organización y sus preferencias particulares. Como se muestra, algunas organizaciones clasifican sus procesos de acuerdo a las áreas y sub-áreas (recursos humanos, ventas, marketing, etc.) Organizaciones orientadas a procesos tienden a seguir la estructura de las normas ISO 9000, por lo que clasifican a sus procesos de acuerdo a la función operacional dentro de la empresa (procesos estratégicos, procesos operativos y procesos de apoyo).

 

Definir la estructura más adecuada es esencial para proporcionar a los usuarios una navegación intuitiva y lógica a través de los procesos de su organización.

 

Información de cada elemento

La información que se presenta debe ser planeada con anticipación. Para cada nivel defina qué información se debe mostrar y cómo la accederán los usuarios finales.

 

La correcta implementación de este paso facilitará la comprensión de los procesos dentro de su organización y garantizará una adecuada comunicación entre ellos.

 

2.  Cree el Portal

Una vez que la estructura general de los procesos ha sido definida, se puede proceder a organizarla en el Bizagi Modeler. La clave es traducir la estructura previamente definida en una interfaz que permita a los usuarios navegar fácilmente a través de la información de los procesos.

 

En el Portal de Documentación cada categoría se representa por una página (o pestaña). En cada página se puede definir la información a mostrar y la interfaz de usuario.

 

Crear la página principal

La página principal es una visión general de las áreas dentro de la organización. Desde aquí, los usuarios pueden acceder a la información relacionada con la empresa y a cualquiera de las páginas del nivel 1.

 

 

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Los iconos de acceso a las páginas del nivel 1 se incluyen como sub-procesos reutilizables. De esta manera es posible vincular cada icono con la página correspondiente.

 

La información adicional puede ser incluida mediante el uso de artefactos. Además de mejorar la apariencia de la página, estos elementos permiten incluir enlaces a otras páginas, imágenes y documentos.

 

Cree las páginas de la categoría

Recordemos que un nivel se compone de categorías, donde cada categoría se muestra por medio de una página y, en consecuencia, un nivel comprende tantas páginas como categorías.

 

Cada página de categoría se crea de la misma manera que la página principal, la diferencia es el diseño de la interfaz de usuario y la información que muestra. Utilice el sub-proceso reusable para representar las categorías e incorpore artefactos para incluir información adicional y mejorar la apariencia.

 

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Información de elementos

Una vez que las páginas han sido diseñadas, será necesario configurar la información que mostrará cada Artefacto al dar clic sobre el.

 

Para personalizar la información, haga uso de los atributos extendidos. Estos atributos pueden incluir enlaces a otros sitios, imágenes y documentos, por nombrar unos pocos.

 

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Vincule las páginas

Una vez que todos los niveles han sido construidos, vincule las categorías con su respectivo nivel. Asocie el diagrama (página) desde las propiedades del sub-proceso que representa la categoría.

 

 

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3. Publicar el portal a formato Web

Una vez que el portal se ha construido en  Bizagi Modeler, el paso final es publicarlo. Utilice la opción Publicar a Web para definir los esquemas y la información que se publicará.

 

Haga clic aquí para ver un Portal de documentación ya publicado