Crear un Portal de Documentación

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Crear un Portal de Documentación

Introducción

En el siguiente ejemplo construiremos paso a paso un Portal documentación.

 

Supongamos que la Agility Corp ha diagramado y documentado los siguientes procesos:

 

Reclutamiento y selección

Reporte de gastos

Mesa de ayuda

Solicitud de Viaje

Gestión de permisos de acceso

Solicitud de licencia de vacaciones

Cuentas por pagar

Solicitud de compras

 

Para comunicar y compartir estos procesos y toda la documentación relacionada, Agility Corp ha optado por construir un portal de documentación. Todos los procesos de negocio se diagramaron en Bizagi Modeler en un archivo único .bpm.

 

Haga clic aquí para ver el resultado de este Portal

Descargue aquí el Portal de documentación en formato .bpm

 

1. Definir la estructura de los procesos

 

Clasificación y jerarquía de procesos

Agility Corp concluyó que la forma más fácil y conveniente para clasificar sus procesos sería de acuerdo al área funcional que los realiza. Sobre esta base, se estableció la siguiente clasificación:

 

Área

Proceso

Recursos Humanos

Reclutamiento y selección

Solicitud de viajes

Solicitud de licencia  de vacaciones

Financiera

Reporte de gastos

Pago de cuentas

Compras

Solicitud de compras

TI

Mesa de ayuda

Solicitud de permisos de acceso

 

Observe que existe una clasificación de 2 niveles: el primero representa las áreas funcionales y el segundo los procesos de negocio.

 

El primer nivel esta compuesto de 4 categorías (cada área representa una categoría del nivel 1). El segundo nivel consta de ocho categorías (cada proceso representa una categoría del nivel 2).

 

El nivel 0 se utiliza para representar el nivel más alto de la jerarquía, en este caso, la visión global de la empresa.

 

 

DocumentationPortal26

 

Información de cada elemento

En este paso debemos definir qué información ser mostrará en cada nivel. Agility Corp desea distintos niveles de intercambio de información:

 

Nivel 0: Nivel de compañía

 

FAQ: Preguntas más frecuentes sobre la compañía.

Manuales: Documentación acerca de cómo utilizar el portal.

Información de contacto: Datos de la persona contacto de la empresa.

Ayuda: Enlaces a recursos de la empresa.

 

Nivel 1: Nivel de áreas

Descripción de la zona: Visión general del área y sus funciones.

FAQ: Preguntas más frecuentes acerca del área.

Manuales: Documentación de la estructura y responsabilidades del área.

Información de contacto: Datos de la persona de contacto del área.

Ayuda: Enlaces a recursos del área.

 

Nivel 2: Nivel de procesos

Este nivel contendrá únicamente la información de los procesos.

 

2.  Crear el Portal en Bizagi Modeler

Ahora que Agility Corp ha estructurado sus procesos, podemos proceder a construir el Portal en el Modelador.

 

Crear la página principal

El primer paso es crear la página asociada a la visión global de la compañía (página principal). En esta página, Agility Corp desea mostrar las diferentes áreas funcionales y alguna información general sobre la organización:

 

Logotipo de la empresa

Preguntas más frecuentes

Manuales

Información de contacto

Ayuda

 

La página principal debería tener el siguiente aspecto:

 

DocumentationPortal4

 

Siga los pasos descritos a continuación para crear la página:

 

1. Cree un nuevo diagrama y nómbrelo Página principal.

 

DocumentationPortal1

 

2. Elimine el Pool que se incluye por defecto y agregue las categorías del nivel 1, en este caso, cuatro sub-procesos. Asigne a cada uno el nombre del área que representa.

 

DocumentationPortal2

 

3. Utilice artefactos de imagen para incluir el logo de la compañía y los iconos que representan los FAQs, Manuales, Información de contacto y Ayuda.

 

DocumentationPortal3

 

4. Personalice la apariencia de la página utilizando las diferentes opciones y elementos que Bizagi ofrece tales como cambiar los colores de las formas, usar grupos, cambiar los tipos de fuente, etc.

 

DocumentationPortal4

 

Creación de páginas de la categoría

El siguiente paso es la creación de páginas de cada nivel. En nuestro ejemplo, tenemos dos niveles. Como el nivel más bajo se compone de los procesos ya diagramados, sólo tenemos que crear las páginas asociadas al nivel 1.

 

Debido a que el nivel 1 se compone de cuatro categorías, creamos cuatro páginas, una para cada categoría: Recursos Humanos, Financieros, Compras y TI. En cada página se desean mostrar los procesos asociados a la categoría (área) y la siguiente información de carácter general sobre el área:

 

Descripción del área

Logotipo de la empresa

Preguntas más frecuentes

Manuales

Información de contacto

Ayuda

 

 

DocumentationPortal10

 

En la siguiente sección ilustraremos cómo crear la página relacionada a la categoría de Recursos humanos. Las tres páginas restantes se construyen de la misma manera.

 

1. Cree un nuevo diagrama y dele el nombre de la categoría. Recursos Humanos.

Puede ser útil incluir números o códigos para identificar más fácilmente a qué nivel pertenece el diagrama.

 

DocumentationPortal11

 

2. Dé clic derecho en el diagrama y abra sus propiedades. Ingrese la descripción del área.

 

DocumentationPortal15

 

3. Elimine el Pool que se incluye por defecto y agregue las categorías del nivel 1, en este caso, cuatro sub-procesos. Asigne a cada uno el nombre del proceso que representa.

 

DocumentationPortal12

 

4. Utilice artefactos de imagen para incluir el logo de la compañía y los iconos que representan los FAQs, Manuales, Información de contacto y Ayuda.

 

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5. Agregue un artefacto de encabezado para incluir información relacionada con el área. Tenga en cuenta la información del encabezado es la incluida en las propiedades del diagrama.

 

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6. Personalice la apariencia de la página utilizando las diferentes opciones y elementos que Bizagi ofrece tales como cambiar los colores de las formas, usar grupos, cambiar los tipos de fuente, etc.

 

DocumentationPortal10

 

Información de elementos

Una vez que la estructura de las páginas ha sido configurada podemos seguir con la definición de la información que mostrará cada elemento al dar clic sobre el.

 

Ya que utilizamos artefactos (iconos de Preguntas frecuentes, Manuales, Contacto y Ayuda) podemos personalizar sus propiedades para mostrar la información requerida.

 

Por ejemplo, cuando los usuarios seleccionan el elemento de Manuales en la página principal, se deben mostrar tres manuales diferentes Para ello creamos un atributo extendido tipo de tabla.

 

Siga los pasos descritos a continuación para personalizar la información que aparece en este artefacto:

 

1. Dé clic derecho en el artefacto y seleccione Propiedades.

 

DocumentationPortal5

 

2. En la pestaña Extendidas haga clic en Agregar nuevo atributo extendido

 

DocumentationPortal6

 

3. Asigne el nombre y descripción del atributo. Seleccione Tabla como el tipo.

 

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4. Defina las columnas que se mostrarán en la tabla. Haga clic en el icono (...) del campo columnas y configure las necesarias.

 

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5. A continuación agregue la información a mostrar, en este caso, los manuales de instrucción.

 

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6. Repita este procedimiento para todos los elementos en todas las páginas.

 

Vinculación de las páginas

Una vez que se han creado todas las páginas, el siguiente paso es vincularlas teniendo en cuenta sus interrelaciones y jerarquías. Como hemos visto, las categorías están representadas por los sub-procesos. Para conectarlos, estos sub-procesos tienen que ser convertidos en sub-procesos reusables. De esta manera se puede seleccionar fácilmente el diagrama correspondiente (página) desde las propiedades del sub-proceso.

 

A continuación vincularemos la página principal con las páginas de las áreas.

 

1. Haga clic en una categoría (en este ejemplo un área) y convierta la forma en un sub-proceso reusable como se muestra a continuación.

Los bordes de la forma se ensancharán.

 

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2. Dé clic derecho en la categoría y abra sus propiedades. Desde el campo Proceso seleccione el diagrama a vincular.

De esta manera, cuando el usuario haga clic en la categoría en el Portal de Trabajo, el diagrama asociado se abrirá.

 

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Repita este procedimiento para vincular todos los diagramas de las páginas del Portal.

 

3. Publicar el portal a formato web

Una vez construido, el Portal de documentación se puede exportar a la Web como un archivo HTML, para compartir con otros usuarios dentro de la organización.

 

Para publicar su Portal, haga lo siguiente:

 

1. En la pestaña Publicar, en el grupo de Publicación, haga clic en Web.

 

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2. Seleccione los diagramas que desea publicar.

Selecciónelos uno a uno utilizando el botón Generatin Web2 o haciendo doble clic sobre ellos.

También puede seleccionarlos todos utilizando el botón Generatin Web3

Cuando todos los diagramas que usted desea publicar han sido seleccionados, dé clic en Siguiente .

 

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3. Elija el orden en el que desea publicar sus diagramas utilizando los botones del lado derecho. Una vez que haya terminado, haga clic en el botón Siguiente.

 

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4. Para cada diagrama seleccione los elementos a publicar en la documentación y haga clic en Siguiente.
 

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5. Especifique la carpeta en la cual se publicarán sus diagramas. Esta carpeta debe tener permisos de lectura y escritura.

 

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Una vez que los diagramas han sido publicados en la Web, usted podrá ver el Portal de Documentación.

 

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Dé clic aquí para ver el resultado de este Portal

Descargue aquí el Portal de documentación en formato .bpm