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Introducción

El ejemplo expuesto en este documento es una representación de un proceso no estructurado de Gestión de Contratos, en el cual, cualquier clase de contrato puede ser administrado desde su solicitud hasta su expiración. Este acercamiento se realiza de forma general, debido a que un proceso que pueda manejar cualquier tipo de contratos detalladamente debe considerar una gran cantidad de situaciones distintas.

Gestión de Contratos se apoya en las herramientas que ofrece Bizagi para manipular cada caso y cada actividad de manera diferente.

Alcance: el proceso inicia cuando se requiere un contrato y su dueño crea una solicitud que será evaluada por empleados internos y participantes previamente definidos (quienes actúan como representantes de las partes externas del contrato) y que, como resultado, se obtendrá un contrato en ejecución. Cualquier modificación del estado del contrato, alarmas de las reuniones programadas y seguimiento al mismo son soportadas, sin embargo, este proceso no soporta la gestión directa del documento en sí, su nombre, términos, condiciones, políticas, restricciones, etc.

Como se mencionó anteriormente, este proceso se apoya en el uso de las funcionalidades de la versión 11 de Bizagi, tomando ventaja del concepto Diseño de Experiencia para representar un proceso no estructurado.

Los procesos no estructurados son aquellos que se pueden catalogar como impredecibles o dinámicos, principalmente, porque estos procesos involucran, en algún punto, un gran número de posibles alternativas de flujo de trabajo.

De igual manera, representa cómo los Stakeholders (trabajadores del conocimiento) pueden tomar decisiones que definen el flujo de cada caso, el cual no puede ser previsto con anterioridad.

El alcance de un caso perteneciente a la Gestión de contratos es la ejecución del contrato, el cual ha sido evaluado internamente, y de manera similar, el control de sus reuniones y los cambios de su estado.

A través del Diseño de experiencia usted podrá aprovechar el empoderamiento de los trabajadores del conocimiento, presentando una experiencia de usuario personalizada, la cual utiliza las capacidades de BPM, entre otros.

 

Descripción del Proceso en Bizagi Modeler (Bpm)

La documentación completa de este proceso se puede encontrar dentro de su archivo de Bizagi Modeler (.bpm). Desde allí, se puede generar un documento de Word con toda su información.

 

Identificación del proceso general y sus hitos

Identificar el proceso general, o la ruta feliz, que proporciona un alto nivel de la descripción del negocio a automatizar y de igual manera, identifica los resultados comunes (en la primera etapa sin incluir excepciones) y las etapas para el caso o sus hitos.

 

Los hitos de un proceso de Gestión de Contratos de Bizagi son:

•Creación de una solicitud de contrato

•Evaluación interna, aprobación y consentimiento del borrador.

•Evaluación por parte de los participantes, y aprobación del borrador.

•Ejecución del contrato y almacenamiento de una copia digital.

•Actualización del estado del contrato.

 

No todos los hitos culminan en un caso particular. De hecho, varios de ellos son exclusivos. Algunos pueden ser revocables: incluso cuando el hito ha sido alcanzado, el Stakeholder del caso como segunda opción, puede decidir si finalmente se alcanza o no. Además, aunque las acciones ejecutadas en relación a la información de la solicitud del contrato sean parte del caso, no significa que todos los hitos hagan parte del mismo.

 
Tenga en cuenta que la intención de cada contrato en ejecución es poder ser utilizado en otros procesos, en otras palabras, proporcionar control de forma adecuada a los contratos disponibles.

Los estados definidos para cada contrato se especifican en la siguiente tabla:

 

 

Stakeholders

Bizagi 11 presenta un Portal de trabajo que permite a los trabajadores del conocimiento tomar decisiones informadas, tales como, cuándo iniciar un proceso o cuándo actualizar datos, de manera que se impulse la agilidad y la productividad en la organización.

Varios Stakeholders pueden estar asociados con un caso. Sin embargo, cada Stakeholder deberá influenciar dicho caso directa o indirectamente. No todos los Stakeholders que han sido mencionados deben estar involucrados en cualquier instancia del caso.

Para personalizar su experiencia es importante que identifique sus Stakeholders.

-Otorgante del consentimiento

-Dueño del contrato

-Empleado del área Legal

 

Diseño de Experiencia

En Bizagi Studio cada Stakeholder tiene su propia experiencia diseñada en el menú Diseño de Experiencia. Cada pestaña, (Acciones, Mis Cosas, Búsqueda) tiene una definición, de acuerdo a las opciones disponibles para cada usuario.

Tenga en cuenta que para habilitar un grupo que estará disponible en la sección de Mis Cosas, el Stakeholder debe tener una colección bien sea directa o indirecta a una entidad.

Por lo tanto, el dueño del contrato, por ejemplo, tiene una colección a la entidad ContractManagement. (Gestión de Contratos). De esta manera, cada dueño del contrato será propietario de uno o más contratos, y podrá verlos en el Portal de trabajo, y administrarlos si existen acciones disponibles para ello.

 

Diseño de experiencia del Dueño del Contrato

 

Gestionar los Stakeholders

Tan pronto descargue esta plantilla, asegúrese de haber creado y configurado al menos un usuario por Stakeholder en la opción Admin en el Portal de Trabajo. Si usted no tiene un usuario por Stakeholder, esta plantilla no funcionará adecuadamente.  

 

Diríjase a la opción Admin y para cada Stakeholder, establezca un Nuevo registro, creando un Nuevo usuario, e ingrese toda la información adicional requerida.

 

 

Tenga en cuenta que la administración de Stakeholders en el Portal de Trabajo ha sido definida previamente en la configuración de formas. Dichas formas mostrarán qué información será mostrada y requerida cuando se esté configurando un usuario como un Stakeholder.

 

En Studio se ha definido una forma para mostrar, en la cual se representan las columnas de la vista principal del Stakeholder.

 

De igual manera, se ha añadido una forma de edición que se refiere a la manera cómo se añade y se edita un registro de un Stakeholder.

 

 

 

 

 

Identificar actividades, ¿Qué pueden hacer los Stakeholders?

Representa aquellas actividades y otras operaciones relacionadas que pueden iniciar y ejecutar los Stakeholders, categorizando las interacciones permitidas en el Portal de trabajo habilitadas para cada uno de los Stakeholders.

Se debe definir si las actividades son obligatorias sobre cierta circunstancia o, si están disponibles, pero son ejecutadas según el criterio de elección de cada Stakeholder; lo cual ayudará a categorizar una actividad como una acción disponible como parte de un proceso no estructurado.

En un caso, muchas de las actividades no están siempre disponibles para ser ejecutadas. Sólo cuando ciertos hitos son culminados en dicho caso, o se cumplen ciertas condiciones específicas, se podrá ejecutar la actividad.

Las actividades pueden ser retiradas cuando pierdan su nivel de relevancia y no deben ser presentadas a los Stakeholders.

 

 

Identificar Acciones, Actividades, Contextos y Datos.

 

Dueño del contrato

 

 

 

 

Otorgante del Consentimiento

 

 

 

Empleado perteneciente al Área Legal

 

 

Descripción del Proceso

Después de revisar las acciones disponibles, podemos crear la estructura del proceso principal y sus procesos complementarios, los cuales serán iniciados a través de Acciones para soportar la estructura del caso.

El proceso comienza con una solicitud de contrato. El dueño del contrato, quien es un empleado previamente autorizado, realiza dicha solicitud. Cada solicitud tiene un grupo de participantes que actúan como representantes externos de terceras partes implicadas en el contrato a crear, las cuales son incluidas en la solicitud, de igual manera, se incluye el tipo de contrato y el contrato base para empezar a trabajar sobre éste.  

 

Una vez la solicitud es realizada, se convierte en borrador y se genera una nueva versión automáticamente. Sin embargo, si la solicitud es definida como una renovación, el estado “Borrador” será remplazado por el estado “Renovación”.

Cuando se esté editando un borrador, se hace necesario requerir evaluaciones a los miembros de la misma compañía. Si alguno de los miembros no aprueba la versión del contrato, se asignará al dueño del contrato una nueva versión para su respectiva edición. Por otro lado, si se aprueba la versión del contrato, es obligatorio que el dueño del contrato y su representante legal, den un consentimiento del mismo, antes de enviar el borrador a los participantes (es decir, los representantes de las partes externas).

Tan pronto se entregan ambos consentimientos, se envía una notificación a cada uno de los participantes y se habilitan varios eventos para el dueño del contrato, de manera que se registre la retroalimentación recibida de la versión y su respectiva aprobación o rechazo.

Bizagi automáticamente verifica si todos los participantes han aprobado la versión del contrato para continuar con la firma y la ejecución del mismo. Sin embargo, si la versión del contrato ha sido rechazada por al menos uno de los participantes, se crea una nueva versión del contrato estará lista para ser editada por su dueño.

Después de la aprobación, un empleado perteneciente al área legal debe almacenar una copia digital del contrato firmado y el dueño del contrato debe establecer el estado del contrato como “En ejecución”. Mientras se ejecuta, el dueño del contrato puede iniciar alarmas en relación a las actividades pendientes de la versión actual del contrato.

Una vez se ejecuta el contrato, el proceso de solicitud de contrato es finalizado. Por lo tanto, cada modificación al estado o alarma adjunta debe ser manejada por un empleado del área legal a través de Acciones en Bizagi. Es posible tener acceso a dichas acciones utilizando una búsqueda sobre los contratos.

Cada alarma, que puede ser definida a través de las acciones de Bizagi, mantendrá a las partes involucradas al tanto de la fecha de la reunión, y si el resultado de una reunión debe ser registrado, la retroalimentación será guardada usando un conector para registrarla en Evernote.

Cada contrato siempre mostrará una acción donde se expone detalladamente la información de la solicitud y cada uno de los cambios ejecutados en el estado del contrato, una acción para cambiar su estado actual (la cual varía de acuerdo al estado del contrato actual) y una acción para adjuntar una alerta (que comienza el proceso de seguimiento al contrato).  

 

Proceso principal: Gestión de Contratos

 

 

 

Sub-proceso: Crear el Borrador

 

Sub-proceso: Evaluar el Borrador

 

 

Sub-proceso: Solicitar aprobación y recibir retroalimentación

 

Otros procesos (que soportan la gestión de procesos no estructurados):

 

 

 

Principales aspectos en el proceso de Construcción

 

Modelo de Datos

 

 

La entidad de proceso del proceso Gestión de Contratos es “ContractManagement” la cual tiene todos los atributos y las relaciones necesarias para almacenar la información principal del caso.

 

En este ejemplo, se han creado tres Stakeholders los cuales tienen un Diseño de Experiencia específico, es decir, un Portal de Trabajo único para cada uno de ellos.

•Dueño del contrato

•Otorgante del consentimiento

•Legal Area Employee

 

 

Configuración de la herencia

Se realizan dos tipos de evaluaciones al contrato: evaluaciones internas y evaluaciones realizadas por un tercero. En consecuencia, hay dos entidades que heredan la entidad Assesment (Evaluación): Reviews (Revisiones) y Party approval (Aprobación de terceros). Cada uno de ellas es una entidad de proceso independiente para el proceso de revisión (Reviews (Revisión) es la entidad de proceso del subproceso Evaluación del borrador y Party approval (Aprobación de terceros) es la entidad de proceso del subproceso Solicitar aprobación y recibir retroalimentación).  

 

 

 

Plantillas

Cuando navega a través de los datos, bien sea respecto a los resultados de una búsqueda específica o sobre listas de información que hacen parte de Mis Cosas, usted podrá personalizar la información mostrada para los registros resultantes.

 

Por defecto, Bizagi utiliza una plantilla básica que escoge de manera aleatoria atributos de la entidad a la cual pertenece un registro.

 

Hemos definido plantillas de datos para mostrar las entidades más relevantes: Gestión de Contratos (Contract Management) y Personas (Person).

 

 

Disparadores y actividades/eventos condicionales

Las actividades condicionales son usadas en los procesos para habilitar o deshabilitar actividades de acuerdo a la condición de los datos en el proceso. En esta plantilla, usamos el evento “Todas las aprobaciones finalizadas” (“All approbations finished”).

Una vez se finalizan todas las evaluaciones, se deberá habilitar el evento “Todas las aprobaciones finalizadas” (“All approbations finished”) y no antes de que se hayan completado.

La condición para habilitar o deshabilitar la actividad condicional se configura en el cuarto paso del Asistente de procesos, Definir Expresiones, tal como se muestra a continuación:

 

 

 

Para configurar el atributo ContractManagement.Currentversion.AllReviewsFinished a verdadero o falso, y en consecuencia, para habilitar o deshabilitar la actividad, usaremos un Disparador.

 

 

 

Primero, utilizamos una expresión al finalizar todos los procesos de Evaluación del borrador indicando que han sido completados. Cuando se finaliza cada uno de ellos, se lanza el Disparador y luego se analiza:

 

Si todas las evaluaciones han finalizado, el Disparador ejecuta una expresión en el evento para revisar si realmente todas las evaluaciones relacionadas de la

 

versión del contrato han sido completadas.  

Si al menos una de ellas no ha sido finalizada, el atributo ContractManagement.Currentversion.AllReviewsFinished permanecerá en falso.

 

Sin embargo, tan pronto culminen, el atributo ContractManagement.Currentversion.AllReviewsFinished será verdadero y la actividad condicional “Todas las aprobaciones finalizadas” (“All approbations finished”)” será habilitada para continuar con el proceso.

 

 

 

Last Updated 10/28/2022 10:21:29 AM