Introducción
A medida que su empresa crece, gestionar el creciente número de facturas diarias puede convertirse en una tarea compleja y crítica. Los errores o retrasos en el procesamiento de facturas pueden generar problemas graves, como pagos atrasados, pagos incorrectos y pérdida de descuentos. Para abordar estos desafíos, Bizagi ofrece el proceso de Pago de Facturas, diseñado para agilizar la recepción, validación y aprobación de facturas, reduciendo el tiempo de procesamiento y minimizando errores. El diagrama a continuación ilustra el proceso de Pago de Facturas.
•El proceso de Pago de Facturas comienza al recibir una factura.
•La factura debe estar vinculada a la Orden de Compra correspondiente y se deben ingresar detalles clave como el Número de Factura, la Fecha de Vencimiento y el archivo escaneado de la factura.
•Para evitar pagos incorrectos, es fundamental verificar que los productos, precios, impuestos y fechas de la factura coincidan con el acuerdo con el proveedor.
•En algunos casos, se requiere la aprobación del solicitante, ya sea porque se solicitó durante la Solicitud de Compra o por la persona que revisa la factura. En este caso, se le asignará una tarea de aprobación.
•Finalmente se realiza la imputación contable de la factura mediante una interfaz con el ERP de la compañía.
Sub-Proceso Devolver factura al proveedor
El proceso de Pago de Facturas busca evitar el pago de facturas incorrectas. Si la factura contiene información incorrecta o los productos o servicios facturados no cumplen con los requisitos, la factura y los productos (si es necesario) deben devolverse al proveedor. La devolución se realiza a través del subproceso Devolver Factura al Proveedor, que se muestra a continuación:
Descripción del Proceso en Bizagi Modeler (BPM)
La documentación completa de este proceso se puede encontrar dentro de su archivo de Bizagi Modeler (.bpm). Desde allí, se puede generar un documento de Word con toda su información.
Modelo de datos
Para garantizar un flujo de información fluido, la entidad del Proceso de Negocio se define como Factura. Sus atributos principales incluyen: Productos de Factura, Costo Total, Impuestos, Número de Factura, Orden de Compra, Centro de Costo, Información del Proveedor, Opciones de Pago, Condiciones de Pago, Fecha de Vencimiento e Información de Descuento.
•La entidad Factura se relaciona con las entidades Orden de Compra y Productos de Factura.
•Una factura puede contener varios productos; por lo tanto, tiene una relación de uno a muchos (una colección) con los Productos de Factura.
•Cada factura está directamente asociada a una única Orden de Compra.
Tablas Paramétricas
El proceso proporciona acceso a información de uso frecuente a través de Tablas de Parámetros, como Información del Proveedor, Opciones de Pago, Condiciones de Pago o Centro de Costo.
•Cada Tabla de Parámetros contiene datos esenciales. Por ejemplo, la entidad Proveedor almacena todos los detalles sobre los proveedores de la empresa, incluyendo dirección, número de teléfono, correo electrónico y opciones de pago. Todos los proveedores deben estar registrados en la entidad Proveedor para poder ser utilizados en el proceso; de lo contrario, un administrador debe crearlos.
•Las Opciones de Pago y las Condiciones de Pago definen los diversos acuerdos de pago de la compañía.
•Finalmente, la tabla Centro de Costo incluye todos los centros de costo de la compañía.
Construcción de Formas
El proceso de Pago de Facturas utiliza varias Formas que le ayudarán en el manejo de la información de su proceso.
Forma de recepción de factura
La primera Forma de tarea incluye un cuadro de diálogo de búsqueda Orden de Compra, que permite al usuario buscar la factura recibida mediante diversos criterios, como número de pedido, fecha de pedido, proveedor e importe.
La Forma de búsqueda contiene cuatro opciones:
Solo las Órdenes de Compra que no han sido facturadas se muestran en la búsqueda.
Los campos Número de Factura, Fecha de Pago y el archivo de la factura son obligatorios.
Forma de validación de factura
La Forma de la tarea Validar Factura utiliza cuatro grupos:
1.Información de la Factura: Fecha, Número, Archivo, Fecha y Forma de Pago, Centro de Costo y la información referente a Descuentos.
2.Información del Proveedor: Nombre, Id, Forma de Pago.
3.Información de los Productos Facturados: Cantidad, Precio Unitario y Precio Total.
4.Comentarios de Aprobación.
Los datos se pueden introducir a la Forma de dos maneras. Si la factura está asociada a una orden de compra, la información de la factura se carga automáticamente. De lo contrario, el usuario introduce toda la información.
La Forma incluye dos pestañas. La primera muestra la información de la factura y la segunda, la de la Orden de Compra. Si la factura no incluye una Orden de Compra, la segunda pestaña no está visible.
Se utiliza un botón para calcular el costo total y los impuestos. Las imágenes se pueden editar para realizar los cambios necesarios.
Nota: Si se requiere una base de impuestos diferente, puede modificarse, ya que los campos son editables.
Aprobar productos y/o servicios
La Forma de Aprobación de Productos/Servicios incluye toda la información de la factura como no editable. La Factura de Aprobación y los Comentarios de Aprobación son obligatorios.
Reglas de Negocio
Definir Expresiones
El proceso utiliza compuertas exclusivas para indicar el flujo de trabajo.
La primera compuerta verifica si la factura puede continuar el proceso o si es necesario devolverla al proveedor. Si los datos de la factura son correctos, esta pasa a la siguiente compuerta.
La segunda compuerta valida si los productos o servicios requieren la aprobación del solicitante. En tal caso, el caso se asignará al solicitante de la solicitud de compra; de lo contrario, deberá actualizar el ERP de la compañía.
Si la factura no está relacionada con alguna orden de compra, la actividad de Aprobación de Productos/Servicios no estará disponible.
La última compuerta evalúa si los productos deben ser devueltos al proveedor. Si esto no es necesario, el caso termina.
Acciones de la Actividad
El proceso tiene varias reglas de negocio, las principales son:
Fijar la fecha del día como la Fecha de Recepción de la Factura, esta regla se ejecuta Al Entrar a la actividad Recibir Factura.
Si se completa la generación de la Orden de Compra, esta se vincula automáticamente a la factura correspondiente, y viceversa. Además, el Centro de Costos, los datos del proveedor y la información de descuentos se completan automáticamente.
La regla solo se aplica cuando la factura está asociada a una Orden de Compra.
La regla se ejecuta Al Entrar en la tarea Validar factura.
Cuando exista una Orden de Compra, los Productos Cotizados y Comprados deben incluirse en la Factura como Productos facturados.
Si existe un descuento, el Costo Total se calcula aplicando dicho descuento. De lo contrario, la Regla no se aplica.
La última regla se ejecuta Al Salir de la tarea Justificar el Rechazo. Esta regla establece la Orden de Compra como no facturada, ya que es necesario que esté disponible para futuras búsquedas.
En la actividad Informar al Proveedor, se envía un correo con la justificación del rechazo de la factura.
Participantes
Utilice el Asistente para definir los participantes del proceso. En el quinto paso del Asistente, haga clic en Definir participantes.
La primera actividad es realizada por la persona con el Rol de Recepcionista.
Las tareas Validar Factura, Justificar Rechazo y Regresar Productos las realiza la persona con el Rol de Asistente financiero.
La tarea Aprobación de Productos/Servicios es realizada por la persona que realizó la solicitud de compra.
Todos los participantes y las reglas de negocio del proceso se pueden configurar de acuerdo con las necesidades de su compañía.
Integrar
El proceso incluye una tarea automática: Actualizar el ERP financiero. La actualización se realiza mediante una interfaz.
Last Updated 12/1/2025 5:05:04 PM