Publicar en Excel

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Publicar en Excel

Usted puede publicar su documentación completa y compartirla con su organización en formato Excel.

Personalice la información de salida para incluirla en su documento seleccionando los diagramas y los elementos que se incluirán.

 

Bizagi cuenta con un asistente muy intuitivo que le ayudará a través de los pasos necesarios para generar su documentación.

 

1. Diríjase a la pestaña de Publicar y seleccione la opción Excel que se encuentra en la lista de opciones de Documentación del proceso.

 

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2. Si su modelo está almacenado en la nube, use el combo Nombre de perfil para seleccionar el perfil utilizado para publicar los modelos. Para los modelos almacenados localmente o planes personales, este combo no se encuentra activo.

 

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De forma predeterminada, el perfil My profile está seleccionado para publicar sus modelos. Si desea un nuevo modelo, haga clic en la opción Crear nuevo perfil. Este perfil es privado para el usuario actual. Cada usuario tiene un perfil privado.

 

3. Seleccione los diagramas que desea publicar. Haga clic en el campo Busque y seleccione los diagramas para publicar. Escriba el nombre del diagrama para filtrar los diagramas disponibles, mientras escribe, el asistente le mostrará los diagramas que se ajustan al nombre ingresado.

Puede seleccionar uno o más diagramas marcando la casilla de verificación junto al nombre, si usa las opciones de filtrado, los diagramas seleccionados permanecen.

Cuando se seleccionan todos los diagramas que desea publicar, haga clic en el botón Aplicar.

 

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4. Elija el orden en el que desea publicar sus diagramas utilizando las funciones de arrastrar y soltar. Alternativamente, puede ordenarlos alfabéticamente usando el botón GeneratinWeb0.

Cuando finalice, dé clic en Siguiente.

 

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En este paso, puede anular las opciones de publicación para la publicación actual haciendo clic en Opciones de publicación. Las opciones son:

Excluir artefactos: cuando está habilitada, la aplicación no incluye artefactos en la publicación.

Blanco y negro: cuando está habilitado, la publicación exporta los diagramas en blanco y negro.

Excluir recursos no utilizados: cuando está habilitada, la aplicación no incluye recursos que no se han incluido en los roles de responsabilidad RACI de las propiedades básicas del elemento tarea. Significa que la publicación incluye solo los recursos que se utilizaron al menos en una tarea.

 

5. Cada diagrama y sus elementos aparecen en el panel plegable de la derecha. Seleccione por cada diagrama los elementos que desea publicar en la documentación.

Puede seleccionar todos los elementos en todos los diagramas usando la casilla de verificación Seleccionar todo. Al marcar esta casilla, TODOS sus diagramas y sus elementos se marcarán como elementos para publicar. Se perderá cualquier configuración de diagrama individual.

 

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Utilizando el panel de la izquierda, puede filtrar los elementos de los diagramas, ya sea por tipo de elemento o rol.

Cuando selecciona uno o más tipos de elementos, los elementos que coinciden con este tipo se muestran en el panel derecho. Cuando filtra los elementos, todos los elementos seleccionados en el panel derecho permanecen seleccionados incluso si no se muestran.

 

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Para filtrar por roles, expanda el elemento por rol y seleccione los roles que desea usar en el filtro, luego haga clic en Aplicar.

 

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Puede seleccionar individualmente elementos de cada diagrama marcando su casilla de verificación.

 

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También puede hacer clic en el botón GeneratinWeb18 para ordenar los elementos automáticamente o haga clic en el botón GeneratinWeb0 para ordenar los elementos alfabéticamente. Este orden no afecta el orden en que se muestra la publicación, pero le permite encontrar los elementos cuando el modelo tiene varios diagramas y elementos.

 

Haga clic en Siguiente, cuando haya incluido los elementos en su publicación.

 

6. Los elementos seleccionados aparecen en este paso. Para cada diagrama, seleccione el orden en que desea exportar los elementos. Cada diagrama seleccionado aparece como un panel plegable.

Por defecto, los elementos se organizan de acuerdo con la secuencia del flujo del proceso. Puede usar las funciones de arrastrar y soltar para establecer el orden que desee.

 

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Haga clic en el botón GeneratinWeb18 para ordenar los elementos automáticamente o haga clic en el botón GeneratinWeb0 para ordenar los elementos alfabéticamente.

Cuando esté satisfecho con el orden de los elementos para cada diagrama, haga clic en el botón Siguiente.

 

7. Especifique la carpeta adecuada en la cual desea publicar su proceso. Esta carpeta debe tener permisos de Lectura y Escritura. Si su modelo ha sido cargado a la nube, una casilla aparecerá preguntando si desea incluir comentarios. Para mayor información, refiérase a Comentar en Modelos.

 

Dé clic en el botón Publica para generar su documentación.

 

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Si utiliza las funciones de Perfil y no ha guardado los cambios en el perfil, el asistente le solicita que guarde los cambios antes de publicar

 

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8. El archivo de Excel se abrirá tan pronto se genere la documentación con el programa que tenga instalado para abrir archivos .xlsx (Microsoft Office Excel, Apache OpenOffice Calc, etc).

 

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Distribución del archivo de Excel

Cada hoja corresponde a un Diagrama en el modelo.

Si dentro de sus atributos extendidos tiene tablas, cada tabla que esté diligenciada generará una hoja adicional.

La última hoja mostrará los recursos definidos en el Modelo.

 

Las columnas dentro de cada hoja se muestran a continuación;

 

Hoja del Proceso: Las primeras tres columnas corresponden al Identificador, al Nombre y a la descripción de los elementos seleccionados en el paso 4 del asistente de publicación.

Las demás columnas son atributos básicos y extendidos de cada elemento. Cuando un elemento no tiene dicha propiedad asociada, la celda será vacía. Los valores para cada celda son:

oCuando una columna es un atributo extendido de tipo Imagen o Embebido, se mostrará un enlace con el nombre del archivo, estos archivos también son publicados y almacenados en una carpeta dentro de la ruta seleccionada en el paso 6: [NombreDelModelo]_files\files\attachments.

oCuando una columna es un atributo extendido de tipo Vinculado, se mostrará el enlace con el nombre del archivo. Tenga en cuenta que el archivo NO será parte de la publicación, este se encuentra en la ruta definida en la documentación.

oCuando una columna es un atributo extendido de tipo Opciones de Múltiple Selección, el valor mostrado será las opciones seleccionadas separadas por punto y coma (;). i.e. EEUU; Francia; Alemania.

oCuando una columna es un atributo extendido de tipo Tabla, se mostrará un enlace hacia otra hoja dentro del archivo de Excel.

oCuando una columna es un atributo extendido de tipo URL, se mostrará un enlace hacia la dirección ingresada.

oPara los demás tipos de atributos extendido, las celdas se mostrarán en formato General.

 

Hoja de Tablas: Estas hojas tendrán los valores ingresados en determinada propiedad extendida con el tipo Tabla. Cuando un atributo está duplicado en varios elementos, todos los valores se mostrarán en la misma hoja.  

oLa primera columna mostrará el identificador del atributo extendido.

oTodas las columnas de la tabla siguen el mismo comportamiento especificado anteriormente.

 

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Hoja de Recursos: Las primeras cuatro columnas corresponden al identificador, al nombre, a la descripción y el Tipo (Rol o Entidad) de los recursos definidos en el Modelo. Los valores de las celdas serán mostrados en formato General.