Duración de Tareas y procesos

La duración de las tareas y procesos es utilizada para calcular los Reportes de Desempeño de Bizagi, los cuales son de fácil interpretación y se basan en información precisa y en tiempo real del negocio. La duración que aplica para los reportes es la duración estimada definida en las propiedades de las actividades.

La duración también determina el color de las Actividades pendientes mostradas en el Portal de Trabajo. Esto ayuda al usuario a identificar rápidamente el estado de las Actividades de la siguiente forma:

•Verde cuando la Actividad se encuentra a tiempo.

•Amarillo cuando Actividad se encuentra en Riesgo. Una Actividad se considera en riesgo de vencimiento cuando se vencerá en un periodo menor al definido en la propiedad Señal de riesgo de los procesos. Por defecto la señal de riesgo es de 24 horas.

•Rojo cuando la Actividad presenta retraso o ha expirado.

En Bizagi existen varios tipos de elementos que deben poseer duración configurada, con el fin de permitir al dueño del Proceso realizar ajustes rápidamente en el flujo del proceso, logrando optimizar la toma de decisiones y el rendimiento del negocio.

Los siguientes elementos requieren de la definición de tiempo de duración:

•Tareas de usuario

•Tareas Manuales

•Subprocesos

•Eventos de temporización

Duración de tareas y procesos

La duración definida para las tareas, Procesos y Subprocesos es el SLA (Nivel de servicio acordado), es decir, el tiempo máximo para considerar una tarea activa (sin finalizar) a tiempo. La duración se define durante la etapa de desarrollo, y puede ser ajustada en producción de ser necesario.  

Estas duraciones pueden ser estáticas o dinámicas; pueden ser configuradas con un número entero en la propiedad del elemento o como una duración dinámica definida a través de una expresión.

Los días especificados en el SLA serán de tantas horas como indique el esquema de tiempo de trabajo de la organización (working-time-schema) por defecto de la organización. Por ejemplo, si un día tiene 8 horas hábiles según el esquema de tiempo de trabajo, un SLA ingresado de 3 días asumirá 24 horas (3 días x 8 horas hábiles), y NO 72 horas.

Es importante recordar que la duración de una Actividad NO se define como el tiempo que toma a un usuario ejecutar la actividad desde el momento que accede a ella hasta que la termina. La duración es el tiempo máximo que una actividad puede estar abierta sin haber terminado sin alterar el Tiempo del Proceso. La duración de la actividad es el SLA.

Para configurar la duración de las actividades, abra el Modelador de Procesos (primer paso del Asistente), haga clic derecho sobre la actividad y seleccione Propiedades.

La duración es definida en horas y minutos. Ingrese el tiempo para cada tarea.

Recuerde grabar cuando haya terminado.

Para incluir la duración del proceso, haga clic derecho sobre el nombre del Proceso y seleccione Propiedades.

Los límites Superior e Inferior son utilizados para propósitos de documentación y no afectan el reporte de indicadores.

La Duración Estimada y los límites Superior e Inferior aparecerán en las propiedades de la siguiente forma:

Ejemplo

Una tarea tiene una duración (SLA) de tres días. Tan pronto como la tarea se activa (y se asigna) el tiempo empieza a contar. La actividad será mostrada en el Área de Trabajo con una luz delante de ella. En este caso tendrá una luz verde por dos días, mientras se encuentre a tiempo. La luz cambiará a amarillo el día que vence la actividad, porque en ese momento se encuentra en riesgo. Por último, cuando el tercer día termine, la luz de la actividad cambiara a rojo debido a que la fecha límite se sobrepasó. Cuando una actividad tiene luz roja, el usuario encargado no cumplió el SLA.

Cambiar duración en el ambiente de producción

Una vez los procesos están en producción, puede ser necesario cambiar y/o ajustar la duración de Actividades de acuerdo con las necesidades del negocio o a las estrategias de la organización. Estos valores pueden llegar a necesitar ajustes constantes para permitir un correcto análisis de desempeño.

Para acceder a la duración de las tareas de los procesos, ingrese al Portal de Trabajo y en la opción Admin, dentro de la categoría Administración de procesos, seleccione Procesos.

Se mostrará una nueva ventana con la lista de los Procesos. Elija el que desee administrar.

Haga clic en cualquier Actividad y luego en Editar para cambiar su duración. Se podrá modificar el tiempo del proceso.

Haga clic en Aplicar cuando haya definido la nueva duración.