Introducción
Bizagi ofrece la posibilidad de usar un servidor de correo electrónico para enviar notificaciones definidas en su proceso.
Esto se logra fácilmente especificando la ubicación del servidor de correo electrónico en la opción de Ambiente en su proyecto de Bizagi.
Aun así, como una práctica recomendada, se recomienda usar un servicio SMTP intermedio ejecutado sobre el servidor Local de Bizagi (donde también se ejecuta Automation Server).
Las ventajas de este servicio SMTP intermedio como una conexión con su servicio SMTP corporativo:
•La necesidad de usar autenticación para retransmitir al servidor SMTP corporativo.
•La posibilidad de usar un puerto diferente al puerto por defecto (Puerto 25), o implementar TLS.
•LA posibilidad de darle continuidad a tu a sus procesos de negocios (encaso de que su servicio STMP no se encuentre en linea, los procesos en Bizagi seguirán su curso, dejando notificaciones en la cola del IIS).
•Mejora la rastreabilidad y el monitoreo de las notificaciones del proceso (e incluso obtener estadísticas adicionales) y el uso de un mecanismo de guardado y reenvío.
En algunos escenarios, se debe considerar el uso del servidor SMTP intermedio en un servidor diferente al de Bizagi. Aunque esto no es ideal pero es útil cuando el servidor de Bizagi no tiene acceso directo a su servicio SMTP corporativo.
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Para los procesos que se ejecutan en los sistemas operativos de Windows, dicho servicio SMTP local es proporcionado por el IIS que puede habilitarse directamente en el servidor de Bizagi. |
Esta sección ilustra como instalar el servidor del servicio SMTP provisto por IIS, y como configurarlo para trabajar con Bizagi retransmitiendo los mensajes de su servidor SMTP corporativo (aplica cuando sus procesos se ejecutan sobre una plataforma Windows).
Prerrequisitos
Para utilizar y configurar el servicio del SMTP local en el IIS, deberá primero asegurarse de habilitar las características y roles del servidor.
Recuerde que el servicio SMTP se encuentra disponible únicamente para sistemas operativos de servidor -Windows server- (como por ejemplo Windows Server 2012 y 2008).
La instalación de la característica SMTP Server se realiza a través de las opciones de administración del servidor (Server management):
Tenga presente que esto requiere de roles del servidor Web server adicionales, tales como: IIS 6 Management console y Remote Server Admin Tools:
Una vez que esta característica se encuentre instalada, asegúrese que el servicio SMTP se encuentre iniciado y preferiblemente configurado para un inicio automático:
Lo que debe hacerse
Una vez se tenga el servicio instalado, lleve a cabo los siguientes pasos para reenviar notificaciones por medio del relay, a su servidor de correo corporativo:
1. Configure el servidor SMTP del IIS
2. Cree un dominio para el servidor SMTP
3. Configure los parámetros de correo en Bizagi
Procedimiento
Siga estos pasos como se describen a continuación.
1. Configure el servidor SMTP del IIS
1.1. Inicie el Administrador de IIS 6,0
La configuración del SMTP se realiza por medio del Administrador del IIS versión 6.0 (incluso si se tiene una versión más reciente del IIS).
Para ello, puede utilizar el acceso desde Inicio -> Herramientas administrativas -> Servicios de Internet Information Server 6.0 o las opciones de administración del servidor.
1.2. Configure las propiedades del servidor SMTP
Se recomienda enfáticamente ajustar de manera explícita la configuración del envío de correo para seguir mejores prácticas de seguridad.
Para verificar esta configuración, dé clic derecho sobre el servidor y seleccione sus propiedades (Properties):
Revise los siguientes parámetros de configuración:
•Bajo las opciones de acceso (Access), la autenticación (Authentication) deberá especificar acceso anónimo (anonymous access):
•Bajo las mismas opciones de acceso, la configuración de conexión (Connection) deberá permitir solo los correos de envío desde Bizagi (en este caso local, o sea localhost):
•Bajo las mismas opciones de acceso, el Relay deberá permitir solo los correos de envío desde Bizagi (en este caso local, o sea localhost):
•Para las opciones del mensaje (Messages), asegúrese de afinar los parámetros que le permiten configurar: limit message size (el tamaño máximo de mensaje según como usted desee permitir adjuntos en sus correos), limit session size (similar al anterior, pero considera la agrupación de correos al enviarlos dentro de una misma actividad o transacción de Bizagi), limit number of messages per connection to (similar al parámetro anterior, pero considerando el número de mensajes mientras se agrupa más de un correo en vez de limitar por tamaño de archivo), y limit number of recipients per message to (considera el número máximo de destinatarios en un mismo correo).
Esto significa que usted deberá considerar si sus procesos en Bizagi envian notificaciones de correo que puedan exceder los valores de la configuración por defecto.
•En las opciones de entrega (Delivery), especifique la seguridad de salida utilizada (outbound security) para la autenticación contra su servidor SMTP:
•De manera similar y en las opciones de entrega (Delivery), utilice las opciones avanzadas (Advanced..) para especificar la ubicación de su servidor SMTP corporativo (siendo el smarthost al cuál se hace relay).
Nótese que usted debería ingresar el nombre del servidor o dirección IP dentro de corchetes (p.e [xxx.xx.xx.xx])
2. Cree un dominio para el servidor SMTP
2.1 Cree un dominio nuevo
Para seguir las mejores prácticas, cree un dominio en el SMTP para el manejo de las notificaciones de sus procesos Bizagi.
Expanda la estructura de árbol bajo el nombre del servidor virtual y dé clic derecho para seleccionar Nuevo-> Dominio.
2.2 Especifique que sea un dominio remoto
En la ventana New SMTP Domain Wizard, primero seleccione la opción Remoto y haga clic en Siguiente.
2.3 Nombre el dominio adecuadamente
Para el campo Nombre, escriba el nombre DNS del dominio al que desea volver a enviar notificaciones de correo electrónico.
Dé clic en Finalizar.
2.4 Configure el manejo adicional para ese dominio.
Una vez que el dominio se crea puede encontrar propiedades avanzadas, haciendo clic derecho en ese dominio y seleccionando sus Propiedades.
El servidor SMTP deberá ser el autorizado para enviar finalmente esas notificaciones (asegúrese de que esté habilitado Allow incoming mail to be relayed to this domain).
Configure las opciones dentro de Outbound Security.. según sea necesario (especificando las credenciales de salida para la autenticación utilizada en ese servidor de correo corporativo).
Se debe soportar relay.
En el cuadro Route Domain de la ventana de propiedades, seleccione Forward all mail to Smart Host (Reenviar todo el correo al host inteligente.)
Introduzca el nombre del servidor SMTP, o su dirección IP entre corchetes "[]".
Dé clic en Ok.
Para mayor información sobre dominios SMTP, consulte la documentación oficial de Microsoft en http://www.microsoft.com/technet/prodtechnol/WindowsServer2003/Library/IIS/e2156172-7118-4ff2-9a6a-1b7dd52580fa.mspx?mfr=true.
Finalmente, asegúrese que este servicio esté iniciado aún después de realizar cambios:
3. Configure los parámetros de correo en Bizagi
Teniendo ya configurado el servicio del SMTP, asegúrese de configurar los parámetros de correo para su proyecto de Bizagi.
En los ambientes de producción y de pruebas, podrá realizar esto mediante el Management Console provisto por Automation Server, asegurándose que se instancie el servicio local (localhost) como el servidor SMTP.
Marque la casilla de habilitar el correo (Enable mail) y especifique la cuenta que envia los correos (sender account) usando el dominio válido:
Dé clic en Ok para guardar los cambios, y seguidamente realice un IISReset sobre sus servicios del IIS.