Cumplimiento - Mis Procesos

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Cumplimiento - Mis Procesos

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Introducción

Con Enterprise Collaboration Services todos los empleados pueden acceder fácilmente y aprender sobre todos los procesos corporativos. Pueden navegarlos y conocer en detalle cada actividad revisando su documentación.

 

Pero Enterprise va más allá de esto apuntándole a mejorar el cumplimiento de políticas y procedimientos de las organizaciones que necesitan gobernabilidad de la gestión de proceso en toda la empresa.

Automáticamente, se crea una vista especial para casa usuario de forma individual identificando los procesos en los cuales cumple un rol. Los usuarios pueden reconocer el entendimiento de cada alcance de proceso y la forma exacta en que deben realizar su trabajo diario.

De esta forma, las corporaciones globales aseguran que todos sus empleados en el mundo entiendan completamente los proceso en los que están involucrados y los ejecuten de la misma manera.

 

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¿Cómo funciona?

Cada proceso que está en construcción en la vista de Modelos de Proceso, se encuentra en estado Borrador de forma predeterminada. Cuando sea revisado y aprobado, un Editor lo pasa a estado Publicado.

Cuando se publica un proceso, éste será mostrado automáticamente en la vista de Mis procesos, exclusivamente a los usuarios involucrados en el mismo, es decir, los usuarios que tienen su carga incluido como un rol en el proceso.

 

1. En la aplicación Bizagi Modeler desktop, abra la pestaña de propiedades para las actividades manuales.

Observe que hay cuatro opciones donde se configuran los roles, siguiente el modelo RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed es decir, Encargado, Responsable, Consultado e Informado).

Incluya por cada tarea manual, los roles de cada propiedad.

 

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Encargado: En Bizagi Modeler, el responsable es el rol que se configuró como Participante.

Responsable: es el recurso responsable por el trabajo que se está realizando.

Consultado: es el recurso al que se debe consultar antes de completar una tarea.

Informado: es el recurso que debe ser informado cuando se completa la actividad.

 

2. Los dueños de la Suscripción deben asegurarse de que todos los usuarios en la suscripción tengan su cargo incluido y configurado.

 

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3. Cuando publique, Bizagi cruzará las referencias de la columna Grupo y de la pestaña Grupos, con los roles incluidos en las propiedades básicas de cada actividad manual y mostrará los procesos en la vista de Mis Procesos de los usuarios involucrados.

Dé clic aquí para obtener mayor información sobre la columna Grupo y la pestaña Grupos.

 

4. Todos los involucrados recibirán un correo electrónico informando que existe un nuevo proceso para revisar y reconocer.

 

5. En la vista de Mis Procesos, se mostrará el nuevo proceso con estado Pendiente.

Los usuarios involucrados deben navegar al proceso y entender su alcance, así como su rol individual en el mismo.

 

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6. Cuando navegue al proceso, se utiliza un conjunto de casillas de verificación para confirmar que se ha leído la documentación y se ha entendido completamente su rol en el proceso. Cuando un usuario reconoce un proceso, su estado cambia de Pendiente a Aprobado. Adicionalmente, se envía un correo electrónico al supervisor confirmando el reconocimiento.

 

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A continuación se muestra la barra de herramientas ubicada sobre el diagrama actual:

 

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ACCIÓN

ÍCONO

DESCRIPCIÓN

Pendiente

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Esta opción despliega un grupo de casillas de validación que permiten al usuario confirmar que en efecto ha leído la documentación y ha comprendido su rol en el proceso. Cuando todo haya sido marcado, es decir, el proceso haya sido aceptado, el ícono cambia su texto por Aceptado.

Editar en Bizagi Modeler

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Está opción lanza a Bizagi Modeler para abrir el diagrama.

Mostrar Comentarios

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Esta opción expone el panel de comentarios. Para más información, por favor refiérase a Comentarios.

Mostrar Documentación

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Esta opción muestra el panel de documentación. Para mayor información, revise Documentar un proceso.

Mostrar Búsqueda

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Esta opción despliega el panel de búsqueda para Búsquedas avanzadas en el proceso actual.