Stakeholders

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Stakeholders

Introducción

Definir Stakeholders es el primer paso para aprovechar al máximo el Diseño de Experiencia en Bizagi.

A través del Diseño de Experiencia y los Stakeholders, usted podrá: Empoderar los trabajadores del conocimiento, presentando una experiencia de usuario personalizada y usar habilidades contextualizadas, entre otras características.

Para obtener mayor información acerca de estos conceptos, por favor visite Diseño de Experiencia.

 

 

¿Qué es un Stakeholder?

Según la teoría de gestión de proyectos, un Stakeholder es una entidad (bien sea individual o grupal) que tiene un interés en el desarrollo del proyecto. Por ejemplo, un trabajador, un administrador, un cliente o un patrocinador.

Para Bizagi, un Stakeholder es un trabajador del conocimiento, quien se encargará de iniciar sesión en el Portal de Trabajo diariamente, con el objetivo de llevar a cabo diferentes actividades (por ejemplo, completar actividades pendientes) o de manera similar, tal como sucede en la administración de proyectos, donde un usuario final simplemente se conecta e interactúa con el sistema y su información correspondiente (por ejemplo, observar y seguir cualquier caso de información estructurada o iniciar nuevos casos).

 

Porque, en general, los usuarios finales están obligados a tener diversos intereses en Bizagi, los cuales pueden partir desde diferentes contextos y no necesariamente tener los mismos usos para ciertas opciones en el Portal de Trabajo; los Stakeholders representan precisamente cómo estos usuarios se clasifican en grupos de acuerdo a su manera de interactuar con el sistema.

 

Tomando como ejemplo, el funcionamiento de la Sala de Urgencias en un Hospital, una vez llegan los pacientes a la Sala de Urgencias, las enfermeras y los doctores interactúan con cada caso de cada paciente de manera distinta. En este caso, se han identificado dos grupos de usuarios finales identificables como Stakeholders:

 

1.Médico

Un médico está interesado principalmente en examinar y tratar al paciente, apoyándose en su experiencia para tomar decisiones importantes que cambiarán significativamente el curso de la acción en proceso. Por ejemplo, requerir ciertos tipos de exámenes (El médico es un trabajador del conocimiento).

Un proceso relevante para el médico es la posibilidad de enviar a un paciente de forma inmediata a cirugía, con base en la condición/criterio específico de dicho paciente.

Para el médico, las listas de todos los pacientes quienes están actualmente bajo su cuidado representan datos útiles para navegar y hacer seguimiento.

Las búsquedas más útiles, y de fácil acceso incluyen la habilidad de localizar la disponibilidad de un quirófano.

 

 

Doctor_icon

 

2.Enfermero/a

Uno enfermero principalmente se interesada en registrar los detalles de los pacientes y realizar un examen inicial (por ejemplo, un triage).

Un enfemero debe actualizar la información de acuerdo a la historia clínica del paciente en cualquier momento. (Cómo evoluciona la condición del paciente).

Para el enfermero, la planeación previa de sus turnos representa datos útiles para navegar y realizar el seguimiento correspondiente.

Posiblemente y en un ejemplo simplificado, una enfermera no necesita una opción de búsqueda predefinida.

 

Por lo tanto, definiendo los dos Stakeholders descritos previamente y percibiendo como el médico y la enfermera se mueven en dos contextos totalmente diferentes, usted deberá trabajar en el Diseño de Experiencia para cada uno, de forma distinta, de manera que el Portal de Trabajo presente, sugiera y valide las opciones que cada uno de los Stakeholders necesitará y usará de la mejor manera.

 

 

Nurse_icon

 

 

¿Por qué se definen los Stakeholders?

Una de las funcionalidades claves en el Diseño de Experiencia es tener la capacidad de lograr personalizar en el Portal de Trabajo los diferentes grupos de usuarios finales. A través de la personalización, los diferentes usuarios finales obtendrán una experiencia única, encontrando un portal inteligente que se ajusta a sus necesidades.

Los Stakeholders actúan como responsables de las decisiones que ponen en marcha los procesos, están habilitados para actualizar los registros de datos (sin estar involucrados en cualquier proceso) y enlazar los procesos, para crear casos de gran alcance. De igual manera, pueden ver, ordenar, clasificar y navegar por los datos pertenecientes a ellos mismos, (es decir, sus tarjetas de crédito, sus citas, sus vehículos, sus boletos, etc)

 

Las opciones anteriormente mencionadas se presentan en 'Mi Portal' en el Portal de Trabajo:

La acción más relevante y común que un Stakeholder específico necesita ejecutar (es decir, lanzar un proceso o actualizar cierta información en cualquier momento determinado) mientras se cuenta con un sistema que gestiona la información contextualizada.

Los datos de interés histórico son el interés principal de un Stakeholder; normalmente, las colecciones pertenecientes (o relacionadas) al Stakeholder (es decir, "Mis cosas").

Búsquedas aplicables a dicho Stakeholder.

 

Adicionalmente, la definición de los Stakeholders le permite identificar con claridad los trabajadores del conocimiento en procesos no estructurados, y garantizarles a los mismos, la posibilidad de iniciar otros procesos, planes dinámicos y en general, direccionarlos a mejores escenarios donde existe la necesidad de tomar decisiones importantes (basada en la información disponible).

 

El siguiente diagrama ilustra cómo a través de la definición de Stakeholder, usted podrá hacer proveer a los trabajadores del conocimiento una experiencia personalizada y contextualizada en Bizagi:

 

Stakeholders_07

 

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La definición de Stakeholders es totalmente opcional.

Cuando no se han definido Stakeholders, los usuarios finales no se clasifican en grupos ni se fijan separadamente para crear una experiencia única. Los usuarios finales utilizarán la bandeja de entrada clásica de Bizagi, sin  'Mi Portal'.

 

Por otra parte, usted podrá clasificar como Stakeholders sólo aquellos usuarios finales que han sido considerados trabajadores del conocimiento y que requieren de ese grado de experiencia contextualizada y personalizada, mientras los otros usuarios finales pueden permanecer en el sistema sin clasificación alguna.

 

Hechos verídicos de los Stakeholders

Los siguientes conceptos aplican a los Stakeholders:

Un usuario final de Bizagi puede ser agrupado en una, o más de una definición de Stakeholder, o ninguna en absoluto.

El menú concerniente a 'Mi Portal' (con más opciones dentro de sí) se presenta de manera distinta para cada Stakeholder. Otras opciones y menús del Portal de Trabajo, como la bandeja de entrada, están siempre disponibles y no se diferencian entre los Stakeholders.

Los Stakeholders terminan siendo personificados como entidades en el Modelo de Datos de Bizagi, esto significa que cada Stakeholder tiene atributos y colecciones específicas y separadas, que tal vez otros Stakeholders no tengan.  

 

 

Definiendo Stakeholders

Con el fin de definir los Stakeholders, primero, asegúrese que usted se encuentra en la vista de Diseño de Experiencia, haciendo clic en la pestaña Experiencia ubicada en la cinta de opciones.

Nótese que la primera vez que se dirige hacia la definición de Stakeholders, usted verá un cuadro de ayuda, el cual contiene una descripción breve acerca de la definición de Stakeholder.

 

Stakeholders_01

 

Para crear un nuevo Stakeholder, haga clic en el icono Stakeholders_00 .

Debido a que los Stakeholders están personificados como entidades, usted deberá definir el: Nombre Visual, Nombre, y Descripción, de manera similar como lo haría con cualquier otra entidad en Bizagi.

 

Stakeholders_02

 

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Tenga en cuenta que todas las definiciones avanzadas, para entidades aplican, como Fuente y Llave, razón por la cual usted puede dejar los valores por defecto.

 

Dé clic en Siguiente cuando haya terminado.

Defina los atributos para el Stakeholder usando el botón de Agregar e ingrese su Nombre Visual, Nombre y Tipo.

 

Stakeholders_03

 

note_pin

Actualmente, no se soportan relaciones a entidades virtualizadas, es necesario relacionar previamente la entidad antes de que sea virtualizada. Para más información, consulte Virtualización de Datos.

 

Cuando el Stakeholder es creado, Bizagi automáticamente crea un atributo llamado associateduser, como una llave foránea a la entidad WFUser. Este atributo es utilizado para vincular una instancia de Stakeholders a un usuario actual de su proyecto.

Usted NO necesita crear el atributo WFUser, Bizagi hará eso por usted. La relación del WFUser incluirá atributos por defecto, tales como nombre completo, dirección de correo electrónico, entre otros, que no son necesarios en la entidad Stakeholder.  

 

note_pin

Tenga en cuenta que en este punto, no es necesario definir los atributos que son colecciones cuando se destinen a ser usados en la sección de Mis cosas (por ejemplo, no necesita una colección para listar todos los pacientes que actualmente están bajo el cuidado del médico).

 

También puede hacer clic en Siguiente, con el objetivo de definir el Nombre Visual para el Stakeholder, aunque es totalmente opcional, y usted podrá dejar valores por defecto en este punto.

 

Cuando haya terminado, dé clic en Finalizar.

La nueva definición de Stakeholder aparecerá y usted podrá editar sus detalles (bien sea la definición de la entidad o su icono representativo).

 

Stakeholders_04

 

Para editar su icono representativo, o definir uno nuevo por primera vez, dé clic en Configurar icono en el portal de trabajo y elija un icono predefinido para su representación por defecto.

 

Stakeholders_06

 

Después de seleccionar el icono, dé clic en Ok.

Tenga en cuenta que usted podrá adicionar los Stakeholders que considere necesarios, los cuales también se mostrarán en la pantalla:

 

 

Stakeholders_05

 

 

En este punto, tendrá inicialmente representados los Stakeholders de su proyecto Bizagi.

Utilice el campo de búsqueda de Stakeholder para encontrar algún Stakeholder creado previamente, escribiendo alguna de las letras contenidas en su nombre.

 

 

Aunque para una completa definición de Diseño de Experiencia, usted tendrá que continuar especificando más detalles de dichos Stakeholders, de manera que cada una de las siguientes funcionalidades se encuentren bien definidas:

Contextos: Útil para establecer condiciones o estados en los datos, con el objetivo de definir cuándo un Stakeholder puede realizar ciertas acciones.

Mis cosas: Útil para presentar los "conjuntos de datos" que pertenecen (o están atados a) ese Stakeholder particular.

Acciones: Opciones representadas como un botón, que pueden ser lanzadas por un Stakeholder cuando tengan sentido, para crear uno o múltiples registros, actualizarlos o para iniciar nuevos procesos.  

Destacado para mí: Accesos directos a los procesos más utilizados que inician nuevas instancias de casos a través de un solo clic en la opción del Portal de Trabajo.

Búsqueda de Datos: Datos de consultas que muestran información, filtrando dicha información por un criterio dado,  filtrando la información por un criterio dado, y después, se ponen en marcha las acciones potenciales para los registros coincidentes.

 

 

Nurse and Doctor icons taken from http://dapinographics.com/projects/medical-icon-set/.