Plantillas de Documentos

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Plantillas de Documentos

Introducción

Bizagi permite generar documentos a la medida en Word, Excel o formato PDF. A través de las plantillas de Documentos, usted podrá definir y generar fácilmente documentos que contienen información de los Procesos.

 

Se basan en plantillas construidas en Microsoft Word o Excel, que pueden almacenar y mostrar diferentes tipos de contenido, como imágenes de diversos tipos, marcas de agua, formato de caracteres, tablas, etc. Esta funcionalidad le permitirá producir documentos funcionales que cumplan con su imagen corporativa y el estándar deseado.

 

A través de un asistente intuitivo estas plantillas se pueden asociar y configurar para obtener y mostrar información específica del modelo de datos de proceso. Las Plantillas de documentos se almacenan como atributos de tipo Archivo que se pueden descargar o ser enviados por correo en cualquier momento durante el ciclo de vida del proceso.

 

Tenga en cuenta que las Plantillas de documentos se pueden generar de dos maneras.

 

Generadas manualmente por el usuario final oprimiendo un botón Generar

Generadas automáticamente a través de una expresión.

 

Lo que hay que hacer en Bizagi

Para crear una plantilla sólo tiene que seguir los siguientes pasos:

 

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1. Crear una o varias plantillas de Word en el formato requerido para que sea entendido por Bizagi.

 

2. Incluir en la Forma el Control.

Para generar el documento manualmente por el usuario final, oprimiendo el botón de Generar.

Para generar el documento automáticamente por medio de una Expressión.

 

3. Configure el control con la plantilla deseada y el mapeo de la información de la plantilla del modelo de datos.

Configure la Plantilla para ser generada por el usuario final en el Control de Plantilla en la forma de la actividad

Configure el control para generar la Plantilla automáticamente a la Entrada, Salida o al Guardar de la actividad.

 

IMPORTANTE

Si va a configurar varias plantillas de documentos, asegúrese de establecer las condiciones con las que cada documento se va a generar.

 

Para ilustrar cómo realizar estos pasos vamos a configurar la generación de una factura simple en los siguientes capítulos. Esta contendrá la información del cliente y los productos adquiridos.

 

 

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Si usted está usando un tipo de letra especial (font) para ser mostrada en sus documentos, le recomendamos embeberla dentro de su plantilla

Para más información refiérase a Embed fonts in Office documents (Microsoft)

 

 

 

¿Cómo manejar la información editable?

Por defecto, los documentos que se generan a partir de las Plantillas de documento no son editables (son un documento final para propósitos de lectura).

Esto quiere decir que si se requiere hacer cambios o actualizaciones en el contenido dinámico del documento (y que éste quede actualizado en Bizagi), se debe contemplar desde una etapa de diseño de la solución la siguiente medida:

1. Identificar en qué Actividades del Proceso se puede editar la información contenida en los documentos.

2. Para las formas de esas Actividades, incluir los controles editables asociados a la información sujeta a ser modificada.

3. Incluir igualmente en esas formas, la posibilidad de volver a generar el documento.

 

De esta manera, el usuario podrá editar la información relevante directamente en la forma, y generar el documento nuevamente.