Cómo manejar múltiples documentos para continuar un requerimiento

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Cómo manejar múltiples documentos para continuar un requerimiento

Introducción

Los proyectos a menudo necesitan recibir múltiples documentos del cliente para completar una solicitud. En un banco, por ejemplo, un cliente debe proporcionar un documento de identificación válido para solicitar una tarjeta de crédito o un préstamo. Sin embargo, los clientes no tienen todos los documentos requeridos cuando presentan la solicitud, ni pueden reunirlos al mismo tiempo.

Por lo tanto, idealmente, Bizagi debería poder recibir los documentos requeridos durante toda la vida útil de una sola solicitud. Una solicitud debe poder avanzar en un proceso con algunos documentos (incluso sin documentos), recibir los que están por venir en cualquier momento y relacionarlos fácilmente con el proceso. Además, debe haber un tiempo en el proceso cuando la solicitud se detiene hasta que se reúnen todos los documentos necesarios para poder pasar a la siguiente etapa. Esto evita tener que enviar a un cliente a casa sin haber logrado nada; para aprovechar una mejor experiencia del cliente.

 

El manejo de documentos en proyectos corporativos puede ser complejo y lleno de detalles:

Integración entre Bizagi y un ECM. Cada solicitud ha requerido documentos y documentos no requeridos.

Hay documentos que se pueden reemplazar con otros (es decir, licencia de conducir o pasaporte).

Los documentos requeridos dependen del tipo de transacción solicitada por el cliente.

Hay documentos que son válidos por largos períodos de tiempo (5, 10, 20 años) y pueden ser reutilizados entre las diferentes solicitudes del cliente.

 

¿Cómo podemos construir una solución eficiente para el manejo de documentos en Bizagi?

El siguiente enfoque permite a los clientes iniciar transacciones sin tener todos los documentos requeridos.

Los clientes entregarán los que faltan cuando estén disponibles.

 

1. Integración ECM

Configuración de una solución basada en eventos para la integración en Bizagi con el repositorio de documentos corporativos (un ECM propietario). Cuando se integra con un ECM, se deben crear índices para identificarlos fácilmente, en cualquier caso se espera dicho documento. Por lo tanto, a medida que llega un documento, el ECM puede identificar el caso en Bizagi y el cliente relacionado. El ECM también debe determinar si un documento almacenado es válido o ha caducado (es decir, los pasaportes tienen fecha de vencimiento) y enviar a Bizagi sólo documentos válidos.

 

2. Configuración basada en eventos

Bizagi envía los documentos cargados al ECM con todos los metadatos debidos y recibe los que ya están almacenados. Si Bizagi detecta que faltan documentos necesarios, el caso puede continuar pero se notifica al ECM.

A medida que llegan los documentos, el ECM notifica a Bizagi y activa el siguiente paso del flujo de trabajo (haciendo esto para cualquier número de casos que esperan ese documento).

Los metadatos deben estar bien definidos para todos los documentos cargados en BIzagi, pero también para los documentos requeridos (los que faltan en el momento de iniciar la transacción). Cada vez que un documento llega a la ECM más adelante, la ECM puede relacionarse a través de los metadatos que los casos están esperando por ese documento.

El ECM activará el evento en espera del proceso de Bizagi, a través de sus servicios web SOAP (utilizando setEvent). Se están ejecutando temporizadores para terminar los casos para los cuales los documentos no se reciben a tiempo.

 

 

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3. Lógica y optimización

Bizagi puede buscar documentos ya registrados en el ECM a medida que se archiva la solicitud.

Al permitir que Bizagi busque los documentos que ya se encuentran en el ECM, se obtienen los hipervínculos para evitar solicitar al cliente un documento que ya haya registrado, que cumpla con el requisito.

No solo se logra una mejor experiencia del cliente, sino también la eficiencia en la operación (recursos como el almacenamiento o la red, o la necesidad de procesar la información).

La búsqueda de documentos que se aplican al requisito actual es posible mientras se tienen entidades de parámetros que asignan qué documentos se requieren para qué tipos de transacciones.

De esta manera, al invocar servicios web de Bizagi, se emplean filtros y parámetros orientados a los documentos útiles.

Finalmente, los documentos cargados en Bizagi se eliminan tan pronto como se envían al ECM usando la función Me.removeRelation. La idea es que el ECM es el repositorio de documentos y el almacenamiento se optimiza con este enfoque.