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Introducción

Con la llegada de la era digital, cada vez más empresas trasladan sus procesos y entornos de trabajo hacia las nuevas plataformas digitales. En esta transición existen varios obstáculos que impiden la automatización de los procesos internos de las compañías: tareas manuales, sistemas heredados y cálculos realizados en archivos estáticos. Una tendencia reciente en tecnología que aborda esta problemática es la automatización robótica de procesos RPA (por sus siglas en inglés: Robotic Process Automation ), es la capacidad de automatizar tareas repetitivas o manuales mediante el uso de robots o trabajadores de inteligencia artificial (AI).

 

En la vista de Experto, se encuentra la sección que permite configurar los diferentes tipos de Bots de varios proveedores (incluso aquellos programados por usted para hacer una tarea específica). Esta sección explica qué es RPA y las posibilidades que ofrece esta tecnología, especialmente cuando se usa desde Bizagi.

 

¿Qué es RPA?

Como se mencionó anteriormente, RPA significa Robotic Process Automation. Consiste en usar un conjunto de herramientas que permiten "observar" como un usuario realiza un procedimiento en una GUI (interfaz gráfica de usuario) y una vez que finaliza este procedimiento, el Bot podrá recrear estos pasos en cualquier momento que sea necesario. Los robots RPA pueden recibir parámetros, que a su vez pueden usarse para obtener la información requerida por el procedimiento específico para el cual fue configurado. RPA se utiliza para automatizar tareas complejas, con reglas específicas, lo que significa que los desarrolladores pueden programar un robot para realizar una tarea de manera similar a como lo haría una persona.

 

RPA puede sonar familiar a lo que los scripts tradicionales y la definición de una lista de acciones pueden realizar mediante el uso de APIs y recursos del sistema operativo. Y hasta cierto punto es verdad, RPA puede ejecutar secuencias de comandos tradicionales, pero puede ir aún más lejos al automatizar procedimientos que, por su naturaleza, no pueden activarse mediante el uso de API. Esto significa que las tareas que debían ejecutarse manualmente, como consultar información en un sistema heredado o en la consola de aplicaciones, realizar búsquedas en GUI, diligenciar formularios, etcétera, ahora pueden realizarse mediante este método de programación.

 

Al hacer que un Bot realice las tareas descritas anteriormente, estamos habilitando una capa encargada de conectar los sistemas o procedimientos heredados de bajo nivel con la plataforma de proceso digital. Esto permite a las empresas automatizar completamente sus procesos sin la necesidad de ejecutar manualmente tareas repetitivas y no críticas. Los beneficios de este tipo de tecnología son prácticamente ilimitados, entre estos se encuentran:

 

Reducir el tiempo que lleva ejecutar un proceso desde su punto de inicio hasta su última actividad.

Reducir los costos y aumentar la productividad de los empleados evitando que los trabajadores técnicos realicen tareas manuales, lo que les permite centrarse en las tareas que realmente importan.

Reducir la intervención humana y los errores que esta conlleva. Normalmente es muy común que los trabajadores técnicos cometan errores al realizar tareas manuales.

Aumenta la escala de los proyectos que una empresa puede realizar.

 

Casos de uso de RPA

Ya que RPA puede emular la forma en la que una persona ejecuta un procedimiento usando una GUI en una computadora, las posibilidades son incontables. Un robot de RPA puede adaptarse para realizar virtualmente todas las tareas que una persona puede hacer, por lo que el límite es la creatividad de los desarrolladores que programan los robots y las necesidades de su negocio. Es muy interesante echar un vistazo a los casos comunes y de uso comercial en los cuales ya se ha utilizado RPA, ya que podrían resolver una necesidad que actualmente pueda tener:

 

Incorporación de clientes.

Cierre del día/mes financiero (procedimiento de conciliación).

Consultas sencillas de soporte técnico. Compartir y publicar informes estáticos de manera periódica.

Instalaciones de software.

Pruebas automatizadas de aplicaciones GUI.

Categorización del producto. Procesamiento de préstamos (evaluación de riesgos a partir de documentos proporcionados).

Automatización de las actividades operativas de ventas.

Extraer datos de archivos PDF.

Verificación de antecedentes laborales.

Creación y envío de facturas.

Automatización de la nómina.

Proveer servicios en la nube.

 

¿Cómo puede aprovechar el poder de RPA de Bizagi?

Hay dos formas en las que Bizagi puede integrarse con RPA. La primera y más sencilla, es configurando una conexión a uno de los Bots que se soportan de forma nativa en Bizagi. Estos Bots son:

UIPath Bot

 

Bots de RPA

Bots como los de UIPath le permiten conectar Bizagi a un Bot previamente programado y disponible en la plataforma de UIPath. Esto significa que puede usar Bots disponibles en el mercado de UIPath o programados específicamente para hacer esta tarea de su escenario de negocios. Estos Bots se configuran desde la vista de Experto en Bizagi Studio, y funcionan de manera muy similar a la de un conector. Solo tiene que especificar los detalles de conexión al Bot, configurar sus entradas y salidas y finalmente asignarles el respectivo atributo del Modelo de Datos. Cada vez que se invoca el Bot, este realizará la tarea para la que está programado y entregará los resultados a su Proceso de Bizagi. Actualmente hay muchos proveedores de RPA en el mercado y estamos trabajando para soportar los principales vendedores para que pueda utilizar los Bots creados en estas plataformas desde Bizagi.

 

UIPath_bot

 

Crear un Bot que use Bizagi como si fuera un ser humano

Crear un Bot que use Bizagi como si fuera un ser humano La segunda forma de integrar RPA con Bizagi es programar un Bot para que realice tareas de Bizagi. Esto se puede hacer con cualquiera de los proveedores disponibles de RPA y su alcance depende del caso de uso y las capacidades del proveedor de RPA. Algunos escenarios donde creemos que esto puede ser particularmente útil son:

 

Creación de un caso desde un correo electrónico.

Leer información de un PDF e ingresarla en una forma de Bizagi.

Hacer clic en el botón Siguiente de una actividad.

Revisar, aprobar o rechazar solicitudes automáticamente.

Extraer información de las formas de búsquedas y consultas, para generar informes a partir de ellos.

Cancelar los casos que han estado inactivos durante mucho tiempo.

Diligenciar la lista de usuarios de su aplicación Bizagi (para administrar la autenticación de su Portal de Trabajo).