Completar tareas por correo electrónico

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Completar tareas por correo electrónico

Introducción

Usted puede configurar fácilmente cualquier tarea manual para que sea completada por el usuario asignado, a través de un correo electrónico. Esta funcionalidad se conoce como Integración por correo electrónico.

Cuando se habilita la Integración por correo electrónico para una tarea específica, el usuario asignado a ella recibirá un correo electrónico y todo lo que necesita hacer es darle clic a alguno de los botones incluidos en dicho correo e ingresar los comentarios si aplica.

Los botones incluidos en el correo electrónico le permiten al usuario decidir la ruta que debe tomar un caso en Bizagi (e.g comúnmente, aprobar o rechazar una solicitud).

 

Email integration7

 

¿Cómo funciona la configuración por correo electrónico con Bizagi?

Para activar la funcionalidad de Integración por correo electrónico, necesita primero configurar en su proyecto de Bizagi, la conexión a su servidor de correo electrónico corporativo, de tal forma que se puedan enviar notificaciones de correo electrónico por los procesos en Bizagi (a través del protocolo SMTP).

Necesitará entonces configurar cómo Bizagi recuperará la respuesta de "Aceptar o rechazar" del servidor de correo electrónico corporativo (enviado después de que el usuario dé clic en alguna de las opciones presentadas en dicho correo electrónico).

 

Una vez Bizagi interpreta la respuesta dada por el usuario, la tarea será completada, los comentarios relevantes serán almacenados en el modelo de datos y el flujo de proceso se moverá a la siguiente tarea (de acuerdo a la ruta habilitada por una decisión en particular).

 

La siguiente imagen ilustra cómo funciona la Integración por correo electrónico funciona en tiempo de ejecución y los protocolos involucrados:

 

Email_integration

 

1. Notificación SMTP

Un proceso en Bizagi envía una notificación por correo electrónico, para permitir que una tarea sea completada a través de un correo electrónico.

2. Nuevo correo electrónico

El usuario asignado recibe el correo electrónico (las aplicaciones cliente instaladas en los computadores de los usuarios finales lo traerán desde el servidor de correo electrónico).

El usuario final dará clic en la opción presentada en dicho correo electrónico que decide el próximo paso que el proceso debe tomar.

3. Aprobar / Rechazar

La respuesta es enviada a un servicio de buzón de correo electrónico específico en el cual, Bizagi usa una cuenta dedicada.

4. POP3, IMAP

Bizagi escucha la llegada de respuestas (mensajes no leídos), de tal forma que los recupera a través de protocolos estándar como IMAP, POP3 o conexiones Exchange directas.

La respuesta es procesada por Bizagi y almacena los comentarios  para habilitar el siguiente paso del flujo de trabajo.

 

¿Cuándo debo usar esta funcionalidad?

Es importante que seleccione adecuadamente cuáles tareas estarán alineadas con los propósitos de esta funcionalidad.

Esto significa que que el concepto detrás de esta característica no aplica a todas las tareas y necesita definir exactamente cuáles tareas utilizará.

 

Las tareas que aplican más o son mejores candidatas para el uso de la funcionalidad de Integración por correo electrónico, son aquellas que:

 

Son tareas manuales (aquellas que requieren intervención del usuario).

 

Presentan diferentes opciones que directamente determinan la ruta tomada por el flujo de trabajo (cuál es la siguiente tarea habilitada).

En otras palabras, las tareas que típicamente están seguidas de una compuerta que evalúa la selección realizada.

En Bizagi, esto significa que las tareas deben usar la funcionalidad de botones de forma.

Para más información, consulte Botones de forma.

 

Requieren una pequeña cantidad o interacción de usuario (e.g no hay validaciones o comportamientos sofisticados en las interfaces de usuario), y están orientadas principalmente y están principalmente orientadas a aprobar o rechazar decisiones.

Esto es porque el cuerpo del correo enviado al usuario, contendrá estrictamente la información relevante y 2 o más opciones reflejando posibles decisiones (como Aprobar, Rechazar u otros, todas definidas previamente en una plantilla).

El correo electrónico actual NO presentará ningún control que haya sido diseñado para interfaces de usuario de dicha tarea. Este seguirá siendo un correo electrónico y no una interfaz de usuario.

 

No requiere una gran cantidad de entradas por parte del usuario (e.g, no se permite adjuntos o el ingreso de información en tablas).

La funcionalidad de Integración por correo electrónico, le permite al usuario ingresar comentarios generales (u observaciones con respecto a la decisión), los cuales son almacenados por Bizagi en un atributo previamente definido del modelo de datos.

 

Se asignan a un usuario a la vez.

Si hay más de un usuario que pueda iniciar el trabajo en la tarea (para el primero que trabaja en ella), no se enviarán correos electrónicos.

En otras palabras, el concepto de esta funcionalidad no es aplicable cuando una tarea pueda ser ejecutada por cualquiera (e.g utilizando la configuración "Todos" en participantes).

 

Prerrequisitos

Antes de continuar y para asegurarse de que puede explorar, configurar o verificar esta característica, necesitará realizar previamente una configuración para conectar con diferentes servicios de correo electrónico.

Observe que puede necesitar asistencia del su departamento de IT para la configuración descrita a continuación:

 

1. Antes de configurar el uso de Integración por correo electrónico, asegúrese de que sus procesos puedan enviar notificaciones de correo electrónico a través de su servidor de correo electrónico corporativo.

Dicho servidor de correo electrónico necesita cumplir con el protocolo SMTP y su conexión debe ser configurada en Bizagi como se describe en Configuración del servidor de correo electrónico.

 

2. Una vez se asegure de que los procesos de Bizagi envían correos electrónicos, proceda a configurar los ajustes de conexión al servicio de buzón de correo electrónico desde el cual, Bizagi traerá las respuestas de los usuarios.

En este punto necesitará dedicar una cuenta de correo electrónico exclusivamente para que Bizagi la utilice.

Las consideraciones importantes para esta cuenta dedicada son:

Debe ser considerada una cuenta de servicio.

Ningún usuario debe utilizar esta cuenta ni verificar correos en ella, ya que Bizagi solamente trae los correos no leídos y después, los marca como leídos.

Se recomienda utilizar una cuenta por cada ambiente de Bizagi (una para el ambiente de desarrollo, una para el de pruebas y una para el de producción).

 

note_pin

Este servicio de buzón de correo electrónico es usualmente provisto por el mismo servidor de correo electrónico corporativo.

Aunque puede ser posible utilizar un servicio de buzón de correo que no es parte de su servidor de correo electrónico corporativo.

El aspecto relevante de dichos servicios es que necesitan soportar protocolos reconocidos como POP3, IMAP o utilizar una conexión Exchange (se soportan los servicios de buzón de correo electrónico ampliamente utilizados, como los provistos por Gmail, Exchange o Lotus).

 

Para configurar los ajustes de conexión al servicio de buzón de correo electrónico, siga estos pasos:

Abra la configuración de Entorno y localice la pestaña Popular para configurar la sección de Integración por email.

 

Email integration_Environment

 

Considere configurar los parámetros de acuerdo a la tabla presentada a continuación y a sus diferentes ambientes:

 

PARÁMETRO

DESCRIPCIÓN

Habilitar revisión de emails

Marque esta casilla para permitirle a Bizagi el uso de la integración de correo electrónico para cualquiera de sus tareas.

Esta casilla habilita que el cliente de Bizagi (usando IMAP/POP3/Exchange) lea los correos de respuesta del usuario (no deshabilita que cada tarea envíe notificaciones con las opciones de Aprobar/Rechazar a menos de que se deshabiliten desde cada tarea).

Tipo de conexión

Escoja alguno de los protocolos más utilizados para clientes que traen correos electrónicos desde un servidor (ampliamente soportados) como POP3 o IMAP. Utilice Exchange si es su servidor específico.

Cuando seleccione POP3 o IMAP, utilice la configuración de Activar SSL y Puerto de acuerdo a las instrucciones dadas por su departamento de IT.

Cuenta

Especifique la cuenta diseñada para propósitos de Bizagi.

Dicha cuenta debe ser revisada exclusivamente por Bizagi.

Servidor / Servicio de correo

Ingrese el nombre del servidor que aloja los correos electrónicos para dicha cuenta. Utilice un servicio de buzón de correo electrónico cuando se conecte a Exchange.

Usuario

Ingrese el usuario autorizado que conecta a su Servidor / Servicio de correo.

Clave

Ingrese la contraseña del usuario autorizado.

 

note_pin

Recuerde que en este punto, necesita haber configurado la conexión a su servidor SMTP como se mostró previamente.

 

Si usted planea utilizar Gmail como el servicio proveedor del buzón de correos de donde Bizagi va a tomar las respuestas, sea para su ambiente final o para evaluar y probar esta funcionalidad, consulte el ejemplo y guía presentada en Configurar la integración por correo electrónico usando Gmail.

 

 

¿Qué necesita hacer?

Una vez cumplidos los prerrequisitos, para cualquier cantidad de tareas a las que les quiera otorgar la funcionalidad de Integración por correo electrónico, lo siguiente le brinda una guía de pasos que necesita llevar a cabo:

 

1. Definir o preparar las tareas que usarán la integración por correo electrónico.

Recuerde que no todas las tareas están disponibles inmediatamente para usar esta característica, debido a que necesitará considerar cuáles son buenas candidatos y tienen la configuración requerida.

 

2. Permitir que las tareas utilicen integración por correo electrónico.

Permita el uso de integración por correo electrónico una vez dicha tarea tenga la configuración requerida.

 

3. Definir la plantilla del correo electrónico y configure su uso para la tarea.

Defina explícitamente el asunto y el cuerpo de la notificación de correo electrónico y cualquier otra información relevante.

 

4. Configurar los parámetros adicionales para manejar las respuestas.

Dichos parámetros consideran dónde guardar los comentarios, el tratamiento de respuestas fallidas, etc.

 

Ejemplo

Para ilustrar la configuración requerida, utilizaremos como ejemplo el proceso de Solicitud de Vacaciones.

En dicho proceso, el jefe o el supervisor del solicitante, debe tomar una decisión sobre si la solicitud de vacaciones es aprobada, rechazada o si requiere cambios e información adicional.

Cuando el solicitante envía su solicitud, su jefe queda asignado a la siguiente tarea (llamada Aprobar solicitud de vacaciones), donde se toma la decisión.

 

Email integration_process

 

Observe que de acuerdo a este proceso de ejemplo, se pueden activar 3 caminos.

Esto significa que cuando el correo electrónico sea enviado al jefe del solicitante, este debe mostrar 3 botones:

Aprobar, el cual habilita el flujo para continuar con la tarea Enviar Mensaje de Aprobación.

Rechazar, el cual habilita el flujo para continuar con la tarea Enviar Mensaje de Rechazo.

Solicitar cambios, el cual habilita el flujo para continuar con la tarea Registrar Salida de Vacaciones.

 

Para habilitar la Integración por correo electrónico, siga estos pasos.

 

1. Definir o preparar las tareas que usarán la integración por correo electrónico.

Recuerde que no todas las tareas están disponibles inmediatamente para esta funcionalidad, debido a que es necesario considerar cuáles son buenas candidatas y tienen la configuración requerida.

 

Observe que dentro de la forma de dicha tarea, la opción Configuración por correo electrónico estará habilitada mientras tenga activa la configuración de botones de la forma:

 

Email integration1

 

Si su forma no está usando los botones de la forma, entonces puede configurarlos.

Para esto, asegúrese de incluir un botón por cada una de las posibilidades y use la acción Siguiente en la configuración de cada botón.

 

Por ejemplo, para el botón de Aprobar, vamos a utilizar una regla que establezca el estado de aprobación a "Aprobado" (código AP) y ejecute la acción Siguiente en Bizagi que completa la tarea.

 

Email integration4

 

note_pin

La expresión para esta regla como se necesitaría en el Proceso de Solicitud de Vacaciones en el Process Xchange es:

Code = CHelper.getEntityAttrib("RequestState","idRequestState","Code = 'AP'","");

<VacationRequest.VacationLeaveState> = Code;

 

De igual manera, el botón de Rechazar utilizará la acción Siguiente de la misma manera aunque un poco diferente para considerar la razón de rechazo:

 

Email integration5

 

Finalmente, configure el botón Solicitar Cambios de la misma manera que el botón Aprobar:

 

Email integration6

 

note_pin

La expresión para esta regla como se necesitaría en el Proceso de Solicitud de Vacaciones en el Process Xchange es:

Code = CHelper.getEntityAttrib("RequestState","idRequestState","Code = 'RC'","");

<VacationRequest.VacationLeaveState> = Code;

 

2. Permitir que las tareas utilicen integración por correo electrónico

Permita el uso de Integración por correo electrónico para activar dicha funcionalidad en la tarea específica (si se desactiva en cualquier momento, Bizagi no enviará correos para dicha tarea).

Para esto, dé clic en la opción Configuración por correo electrónico y marque la primera opción llamada Activar ejecución por correo electrónico:

 

Email integration2

 

3. Definir la plantilla del correo electrónico y configure su uso para la tarea

Defina explícitamente el asunto y el cuerpo de la notificación de correo electrónico y cualquier campo relevante que sea informativo para que el usuario tome la decisión.

Para esto, dé clic en Editar mensaje para definir la plantilla de correo electrónico.

 

Email integration3

 

Observe que no necesita preocuparse por las opciones presentadas al usuario (Bizagi incluye las opciones por defecto como fueron definidas por los botones de forma).

Esto significa que si escoge no configurar una plantilla de correo electrónico, se enviará un correo presentando solamente los diferentes botones dentro del cuerpo.

 

4. Configurar los parámetros adicionales para manejar las respuestas

Marque las casillas para notificar al usuario si la respuesta fue procesada exitosamente o si hubo algún problema.

Habilite las opciones Recibir notificación en el éxito de lectura o Recibir notificación cuando ocurra un error respectivamente, para ser notificado sobre la ejecución.

 

Adicionalmente, defina dónde almacenaran los comentarios dados por el usuario dentro del modelo de datos.

Cuando termine, dé clic en Guardar para cerrar la ventana de configuración.

 

 

Ejecución

Para ilustrar cómo funciona nuestro ejemplo en tiempo de ejecución, asuma que el usuario llamado Henry Jacobs envía una solicitud de vacaciones.

Su jefe, John Peterson recibirá este correo electrónico:

 

Email integration7

 

Todo lo que John Peterson necesita hacer es dar clic a cualquiera las las opciones disponibles: Aprobar, Rechazar o Solicitar cambios.

Cuando lo haga, un nuevo correo electrónico será enviado de vuelta.

 

Tenga en cuenta que el anterior correo electrónico corresponde a la tarea asignada la cual, John Peterson puede localizar en el portal de trabajo, así:

 

Email integration8

 

 

El correo electrónico de respuesta utilizará el asunto apropiado para ser manejado por Bizagi (la selección entre paréntesis cuadrados seguido del nombre de la actividad) junto con la información adicional que no debe ser modificada (el destinatario tiene la cuenta usada en Bizagi).

El usuario puede ingresar comentarios adicionales al principio del correo electrónico:
 

 

Email integration_response

 

 

Consideraciones

Recuerde que las tareas habilitadas para ser completadas a través de correo electrónico, seguirán disponibles para ser completadas a través del Portal de Trabajo.

Esto significa que Bizagi recibe una respuesta por correo electrónico, entonces la tarea no estará disponible en el Portal de Trabajo; de igual manera, cuando el usuario complete la tarea a través del Portal de Trabajo, cualquier correo electrónico enviado no será valido (dichas respuestas registrarán un error).

Si los campos dentro de la forma son requeridos para ser diligenciados, recomendamos el uso de reglas disponibles en la configuración de los botones para establecer estos valores.

Las respuestas son procesadas por el servicio Programador en Bizagi.

Es importante que se asegure que el Programador esté en estado iniciado.

Esta funcionalidad ha sido verificada con Outlook365 y Outlook 2013, así como con Gmail o Yahoo. Otros proveedores o versiones no han sido certificadas oficialmente así como el uso de clientes web tipo Owa (el cuál no se soporta).

Para la correcta operación de esta funcionalidad, asegúrese que los puertos que usa para el mailbox cuenten con los permisos adecuados y que dicho mailbox no sea el mismo que tiene asignado algún usuario para completar las tareas vía correo electrónico.

Usted no podrá utilizar un mismo mailbox para diferentes proyectos de Bizagi ni tampoco para diferentes ambientes de un mismo proyecto de Bizagi.

 

 

 

 

Monitoreo y solución de problemas

Cuando utilice esta funcionalidad, es altamente recomendado que un administrador observe la integración por correo electrónico y otorgue el acceso adecuado desde Bizagi al servicio de buzón de correo electrónico (y a su cuenta diseñada).

Los Logs tienen detalles adicionales y pueden ser localizados como se describe a continuación.

 

Los logs registrados por la Configuración por correo electrónico se encontrarán en el Visor de Eventos de Windows.