Definir el ECM en Bizagi

<< Click to Display Table of Contents >>

Navigation:  Bizagi Studio > Plantillas de Documentos > Temas avanzados de plantillas de documentos > Integración ECM >

Definir el ECM en Bizagi

Introducción

Una vez tenga definido su ECM, con la carpeta del repositorio y sus tipos de contenido (content-types), podrá llevar a cabo la configuración en Bizagi.

Para más información sobre los prerrequisitos de configuración del ECM, consulte Configurar el ECM.

 

 

Configuración

Para definir el Sistema ECM que se utilizará como repositorio central integrado a los Procesos Bizagi (para almacenar los adjuntos), se deben realizar los pasos descritos a continuación:

 

1. Registrar el ECM en Bizagi.

Esto significa, definir la locación de la URL y el repositorio específico (con la carpeta), y la información adicional para conectar al ECM.

 

2. Definir los atributos de la carpeta que serán almacenados directamente en el ECM.

En esta definición, establecerá la carpeta específica en la cual los documentos descargados serán almacenados.

 

3. Usar un control apropiado y configuración en sus formas.

En este punto, también podrá definir cómo la metadata se asociará con el repositorio ECM.

 

 

1. Registrar el ECM en Bizagi

El primer paso es definir y registrar el detalle de su sistema ECM.

Para hacerlo, diríjase a la Vista de Experto y seleccione Sistemas.

 

Puede crear un nuevo sistema externo o utilizar uno existente que aún no posea configuración ECM.

Para crear el ECM, dé clic en la opción Sistemas y luego en Nuevo sistema.

 

ECM01

 

Ingrese su Nombre a mostrar y una breve Descripción.

Dé clic en OK.

 

Haga clic en el sistema que se acabó de crear y seleccione la opción Nuevo Repositorio:

 

 

ECM02

 

 

Ingrese un Nombre a mostrar y una breve Descripción para registrar este repositorio.

Para sus Parámetros de conexión asegúrese de especificar:

 

URL: La URL de sus servicios web ECM's compatibles con CMIS.

 

note_pin

Para Sharepoint, la URL corresponde a: http://[your_server]:[port_number]/[sites]/[your_site]/_vti_bin/cmis/soap

Para Alfresco, la URL corresponde a las siguientes posibilidades.

http://[your_server]:[port_number]/alfresco/cmis

En versiones nuevas de Alfresco que cuentan con soporte a CMIS 1.1, los servicios CMIS 1.0 por defecto quedan publicados en:

http://[your_server]:[port_number]/alfresco/cmisws

Para Documentum, la URL corresponde to: http://[your_server]:[port_number]/emc-cmis-ea/services

 

Note que la URL no incluye el path completo al Servicio Web CMIS, de manera que Bizagi añadirá los sufijos para usar más de 1 servicio web, iniciando desde el path común.

Es una conexión asíncrona: Determina si la conexión al sistema ECM será asíncrona o no.

Nombre de usuario: Una cuenta de servicio autorizada para la conexión con el ECM, ingresada como: dominio\usuario.

Este cuenta necesitará tener acceso (permisos de escritura) a la carpeta de su repositorio. Este usuario será mostrado como el editor/creador de los archivos cargados en su ECM.

Contraseña: La contraseña para la cuenta de servicio del ECM autorizada.

Conectar: Haga clic en este botón para probar la conexión a su ECM.

Reintentos: Especifica el numero de intentos que se podrán hacer si la conexión falla. Este campo solo esrá disponible cuando la propiedad de Es una conexión asíncrona es verificada adecuadamente.

 

ECM03

 

Seleccione el repositorio.

 

ECM05

 

 

Observe que también puede especificar los diferentes parámetros de conexión involucrados en sus distintos ambientes de proyecto (Desarrollo, Pruebas y Producción).

Por defecto, usted llenará los parámetros de conexión de desarrollo, y en caso de no ingresar definiciones explícitas para los ambientes de pruebas y producción, éstos tomarán la configuración especificada para desarrollo.

 

Una vez configurado su repositorio ECM, proceda a definir la carpeta que desea utilizar.

Para hacerlo, ubique el repositorio que acabó de crear, dé clic derecho sobre él y seleccione Nueva carpeta:

 

 

ECM06

 

Asigne un nombre a su carpeta y dé clic en el botón a la derecha para seleccionar la carpeta del ECM.
 

ECM07

 

En este ejemplo, seleccionamos la carpeta ClientDocument  dentro de la carpeta Bizagi  de un repositorio principal de Alfresco. Para expandir una carpeta, haga doble clic en ella:

 

ECM08

 

La configuración final debería ser similar a la que se muestra en la siguiente imagen:

 

ECM09

 

 

2. Definir los atributos del modelo de datos que se almacenarán directamente en el ECM.

Una vez que haya registrado y definido el sistema ECM en Bizagi, usted puede especificar los documentos que se almacenarán en el ECM.

Usted puede especificar esto para cada atributo tipo archivo en su Modelo de Datos.

 

Para hacerlo, ubique las entidades especificas que poseen los atributos tipo archivo, de los documentos que desea almacenar directamente en el ECM.

 

Vaya al módulo de Entidades y edite la lista de atributos de estas entidades:

 

ECM09b

 

En nuestro ejemplo crearemos un nuevo atributo de tipo archivo en la entidad Client:

 

ECM10

 

Observe que una vez usted define un atributo tipo archivo, usted puede seleccionar la Carpeta en la que se almacenarán los documentos de este atributo.

Por defecto, (Bizagi) selecciona en esta propiedad, lo cual significa que no se utiliza ECM.

 

Dé clic en la lista desplegable para ubicar su ECM y repositorios registrados, y seleccione la carpeta específica:

 

ECM11

 

Una vez especifica la carpeta, asegúrese de seleccionar un tipo de contenido válido para sus documentos.

Para hacerlo, dé clic en la lista desplegable Tipo de ECM. Usted también puede dar clic en Ver Metadata para revisar la información esperada del contenido.

 

note_pin

Cuando trabaje con diferentes ECM´s tenga en cuenta:

Sharepoint listará esos tipos de contenidos registrados en el repositorio.

Alfresco listará todos los tipos de contenido, incluso aquellos que puedan no ser válidos para los documentos dados. Se recomienda seleccionar los tipos de contenido personalizados creados en Alfresco.

En Documentum, es muy recomendado revisar la metadata para asegurar que se seleccione el tipo de contenido adecuado.

 

 

ECM12

 

Dé clic en Finalizar para guardar los cambios.

El atributo Client document ha sido configurado para almacenar información en el ECM.

 

3. Usar el control apropiado y la configuración en sus formas

Una vez definidos los atributos tipo archivo que deberían tener los documentos almacenados directamente en el ECM, el último paso es definir y configurar sus formas para incluir dichos atributos en un control tipo ECM.

 

Para hacerlo, diríjase al paso 3 del Asistente de procesos (Definir formas), y edite la forma para la actividad en la cual los documentos serán cargados por los  usuarios finales.

 

ECM_forms00

 

En el ejemplo, nuestra forma editada incluirá ahora el atributo Client document, el cual se configura automáticamente con el control correspondiente en Bizagi:

 

ECM_forms01

 

Observe que este atributo utiliza el control iCarga de archivos ECM:

 

ECM_forms03

 

En este punto finalizamos la configuración.

Dando clic en el atributo se mostrarán más configuraciones opcionales (como: especificar el número máximo de archivos- documentos- que pueden ser cargados en este atributo, especificando extensiones válidas para ellos o habilitar el icono "enviar como adjunto", por nombrar algunas.

 

ECM_forms02

 

Ejecución

Por defecto, la metadata involucrada en la carpeta del repositorio ECM se mostrará a los usuarios finales para que ellos puedan editar esta información en cada una de sus cargas.

Si usted desea llenar la metadata de manera automática, puede crear una regla de negocio para mapear la información de la instancia del Proceso en la metadata.

Para mayor información acerca de esta opción, consulte Asignar la metadata a través de una regla.

 

En nuestro ejemplo, nuestra forma de actividad permitirá a los usuarios cargar documentos que se almacenarán directamente en el ECM.

 

ECM_exec00

 

Dando clic en el icono de carga  ( upload icon) podrá incluir su documento adjunto.

 

ECM_exec02

 

Observe que una vez cargado, el archivo no se enviará al ECM inmediatamente.

Cuando dé clic en en botón Siguiente (al finalizar la actividad) Bizagi finalizará la transacción (hará commit a la base de datos) y almacenará el documento en el ECM.

 

ECM_exec01

 

Opciones Adicionales

En esta misma actividad, usted verá que existen opciones adicionales para el documento tales como: Ver el documento, borrarlo o actualizar su metadata.

 

Bizagi cargará una vista previa en miniatura (cuando se cargue un archivo de tipo imagen) o un icono representando el tipo de documento, tal como se muestra a continuación:

 

ECM_exec03

 

 

Ver el documento

Dé clic en el nombre del archivo para visualizar el documento (usted también puede guardar una copia local, de acuerdo al tipo de archivo).

Con esta opción si el documento se modifica, los cambios solo se guardarán localmente (y no en el ECM).

 

Borrar el documento.

Dé clic en el icono a la derecha del documento y luego en Borrar (para eliminarlo).

Se le solicitará confirmación.

 

Actualizar su metadata

Dé clic en el icono a la derecha del archivo, y luego en Editar para ingresar o modificar la metadata del documento.

 

ECM_exec04

 

Tenga en cuenta que esta es una edición manual, la cual también se puede complementar asignando la metadata a través de una regla

 

Una vez el documento se ha cargado en el ECM, si se muestra el documento en las formas de la actividad se podrán realizar acciones adicionales (esto es, si el documento ECM se configura como editable), tales como: Actualizar el documento, bloquearlo (check out) o desbloquearlo.

Si el documento se configura como no editable, solo se habilitará la opción para verlo.

 

ECM_exec05

 

Actualizar el documento

Dé clic en Actualizar para cargar un remplazo para este documento (de manera similar como se adjunto el documento inicialmente).

 

Bloquear / Desbloquear el documento

Dé clic en Bloquear para hacer check out del documento, de manera que no se puedan realizar modificaciones directamente en el ECM por otro usuario o actividad.

Dé clic en Desbloquear para liberar un documento previamente bloqueado.

 

ECM_exec06

 

 

 

ECMs en producción

Cuando se cree un nuevo repositorio, usted puede configurar y definir los valores de sus propiedades para cada ambiente (incluye las carpetas para el repositorio).

Una vez que la configuración ECM se ha llevado a ambiente de producción, los valores para ese ambiente no podrán ser editados directamente en el ambiente de desarrollo (de manera similar, Bizagi no permitirá borrar un ECM en el ambiente de desarrollo que está trabajando actualmente en ambiente de producción).

Para el ambiente de pruebas, los valores pueden ser redefinidos en el ambiente de desarrollo (a través de Bizagi Studio) de manera que un nuevo deployment sobrescriba esos valores.

 

En resumen, para una configuración de ECM que ya ha sido llevada a producción, cualquier edición a los valores de sus propiedades debe realizarse directamente en ese ambiente (utilizando el Management Console).

Este mismo concepto aplica para la definición de las carpetas en la integración ECM.