Crear una organización

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Crear una organización

Esta sección brinda la información necesaria para crear y modificar cada uno de los elementos que componen la Organización y la asociación de su relación en las Actividades del Proceso.

 

Para mostrarle cómo crear una Organización en Bizagi, utilizaremos la siguiente estructura organizacional:

 

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Esta estructura se compone de cuatro áreas y nueve cargos. Las áreas se representan con cuadrados azules y los cargos con cuadrados plateados.

 

Crear Áreas

1. Vaya al módulo de Organizaciones en la vista de Experto.

 

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2. Dé clic derecho en Áreas y seleccione la opción Nueva Área

 

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3. Se abrirá una nueva ventana. Ingrese el nombre, nombre de mostrar y descripción de la nueva área. En esta caso escribimos Departamento de Ventas.

Dé clic en OK.

 

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Se ha creado la nueva área. Haga lo mismo para las demás.

 

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Crear Cargos

El procedimiento para crear posiciones es muy similar al descrito anteriormente. La diferencia es que las posiciones poseen dependencias con el fin de representar la jerarquía dentro de la organización.

 

En nuestro ejemplo el Gerente de Ventas se encuentra en un nivel superior de autoridad al del Agente de Ventas y en el mismo nivel de autoridad de los gerentes de Operaciones, Recursos Humanos y Contabilidad. En Bizagi estos niveles de autoridad se tienen en cuenta al momento de crear posiciones.

 

1. Vaya al módulo de Organizaciones en la vista de Experto y dé clic en Organización.

 

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2. Dé clic derecho en Cargos y seleccione la opción Nuevo Cargo.

 

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3. Se abrirá una nueva ventana. Escriba el nombre, nombre de mostrar, descripción y costo del nuevo cargo. En este ejemplo escribimos Gerente de Ventas.

Dé clic en OK.

 

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4. Después de crear un cargo dentro de la Organización, usted puede crear nuevas dependencias para él.

Seleccione el elemento sobre el cual desea crear la dependencia, dé clic derecho y seleccione la opción Nuevo Cargo.

 

Crearemos una dependencia para el Gerente de Ventas: El Agente de Ventas.

Dé clic derecho en el cargo Gerente de Ventas y seleccione la opción Nuevo Cargo.

 

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5.Escriba el nombre, nombre de mostrar, descripción y costo del nuevo cargo. En este ejemplo escribimos Agente de Ventas.

Dé clic en OK.

 

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Observe cómo se representa la jerarquía

 

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La vista final de la jerarquía sería:

 

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Crear Lugares

Los lugares funcionan de la misma manera que los Cargos. En este caso, la jerarquía representa el nivel de importancia de una oficina o sucursal en relación con las demás.

Suponga que nuestra Organización tiene su oficina principal en Nueva York y otras dos sucursales: una ubicada en Miami y otra en Los Angeles.

 

Para crear Lugares y representar su nivel relativo de importancia, siga los pasos que se describen a continuación:

 

1. Vaya al modulo de Organizaciones en la vista de Experto y dé clic en Organización.

 

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2. Dé clic en Lugares y seleccione la opción Nuevo Lugar.

 

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3. Se abrirá una nueva ventana. Llene los campos requeridos. El nombre del lugar será Nueva York.

 

 

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Observe que el esquema de días no laborales, esquema de horario de trabajo y uso horario son campos requeridos para la configuración del lugar. El uso horario es importante si la compañía posee oficinas ubicadas en varios países con diferentes horas locales. Para más información acerca de estas configuraciones, consulte Horario de Trabajo y Calendarios.

 

4. Cree las sucursales.

Seleccione el elemento al cual desea crear la dependencia, dé clic derecho y seleccione la opción Nuevo Lugar.

Crearemos las dependencias para la oficina de Nueva York: las sucursales de Miami y los Angeles.

Dé clic derecho en el lugar Nueva York, seleccione la opción Nuevo Lugar y llene los campos requeridos.

 

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La vista final de los lugares se muestra en la siguiente imagen:

 

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Crear Roles

Suponga que nuestro Departamento de Ventas lleva a cabo un Proceso denominado Gestión de Oportunidades de Venta con el fin de manejar y promocionar negocios potenciales. Hemos creado el cargo de Agente de Ventas para las personas que trabajan en el Departamento de Ventas, sin embargo solo algunos de ellos pueden crear oportunidades de negocio.

 

Para identificar que Agentes de Ventas pueden crear Oportunidades de negocio utilizaremos los Roles.

Recuerde que un role es una conducta llevada a cabo por una persona en la organización. En este caso dicha conducta es la creación de Oportunidades de negocio.

 

1. Vaya al módulo de Organizaciones en la vista de Experto.

 

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2. Dé clic derecho en Roles y seleccione la opción Nuevo Rol

 

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3. Se abrirá una nueva ventana. Llene los campos requeridos. En esta caso el nombre del rol será Creador de Oportunidades de negocio.

Dé clic en OK.

 

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Se creará el nuevo rol.

 

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Crear Habilidades

Ahora suponga que toda la organización realiza un Proceso llamado Planeación de contingencia de emergencias donde las situaciones potenciales de emergencia que pueden surgir en la organización se identifican y se asignan recursos con el fin de afrontarlas. Estos recursos se asignan de acuerdo a habilidades particulares que poseen los empleados.

 

El grupo de primeros auxilios estará conformado por todos los empleados que tienen conocimiento de primeros auxilios por lo que deben ser identificados a través de una Habilidad.

 

1. Vaya al módulo de Organizaciones en la vista de Experto.

 

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2. Dé clic derecho en Habilidades y seleccione la opción Nueva Habilidad.

 

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3. Se abrirá una nueva ventana. Llene los campos requeridos. En esta caso el nombre de la habilidad será Conocimiento en primeros auxilios.

Dé clic en OK.

 

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Se creará a nueva habilidad.

 

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