Configurar SharePoint como ECM

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Configurar SharePoint como ECM

Introducción

Bizagi soporta SharePoint como sistema ECM (Gestor documental) integrado, para el almacenamiento de documentos adjuntos en los Procesos.

 

El siguiente artículo describe cómo preconfigurar SharePoint, para que se soporte como repositorio ECM de Bizagi.

 

 

Prerrequisitos

Para configurar SharePoint como el sistema ECM integrado a Bizagi, primero asegúrese que su versión de SharePoint sea compatible con el estándar CMIS 1.0.

En SharePoint 2013, CMIS 1.0 viene soportado e incluido por defecto desde su instalación.

Por ejemplo, SharePoint 2007 y 2010 soportan CMIS 1.0 a través de un complemento que se instala de manera separada (add-on).

 

Los siguientes son prerrequisitos para la configuración de CMIS y de integración ECM con Bizagi:

Tener una cuenta de servicio que sea privilegios de administración sobre la granja (FarmAdministrator).

Los servicios de SharePoint Timer y SharePoint Administrator (p.e SharePoint 2010 Timer, SharePoint 2010 Administrator) deben estar iniciados.

El SharePoint Store Service Application debe estar configurado y con al menos una llave de cifrado creada.

Seguir los pasos descritos para verificar o configurar la activación de la extensión CMIS para SharePoint 2010 o 2007 (estos pasos no son necesarios en SharePoint 2013).

 

 

Configuración de CMIS en SharePoint

En servidores SharePoint 2010 o 2007, el conector CMIS no está incluida o habilitada por defecto.

Estos pasos no aplican para SharePoint 2013.

Para utilizar este módulo en su servidor, siga estos pasos:

 

1. Descargue e instale el kit SharePoint Administration Toolkit el cual contiene el conector de servicios CMIS.

Para SharePoint 2010, disponible en: http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=20022

Para SharePoint 2007, disponible en: http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc508851%28v=office.12%29.aspx

 

 

2. Active y despliegue el conector ejecutando la siguiente linea dentro del shell de Administración de SharePoint 2010 (en el Servidor donde está Sharepoint, bajo Inicio – Todos los Programas- Microsoft SharePoint 2010 Products):

 

Add-SPSolution –LiteralPath 'C:\Program Files\Microsoft\SharePoint 2010 Administration Tookit\Content Management Interoperability Services (CMIS) Connectors\spcmis.wsp'

 

3. Seleccione la opción de Gestionar soluciones de la granja (Manage Farm Solutions).

Esta opción se accede usualmente desde SharePoint Central Administrator, y desde el menú de Configuración del sistema (System Settings).

 

4. Seleccione spscmis.wsp y dé clic sobre desplegar soluciones (Deploy Solutions).

 

5. Una vez que se haya desplegado el conector, vaya a la configuración del sitio (Site Settings) y desde las acciones de sitio (Site Actions), seleccione administrar las características del sitio (Manage Site Features).

Asegúrese de activar el productor CMIS:

 

 

CMIS_active

 

 

 

Si desea verificar que el conector CMIS esté operando y listo para ser usado por su servidor SharePoint, puede utilizar un navegador para verificar que los servicios Web de CMIS estén disponibles.

Para hacerlo, ingrese la siguiente dirección URL en un navegador:

 

http://[servidor]/[sites]/[su_sitio]/_vti_bin/cmis/soap/RepositoryService.svc?wsdl

 

Al autenticarse, podrá ver la definición wsdl de estos servicios Web CMIS:

 

SharePoint_verify
 

note_pin

El conector CMIS de SharePoint puede tener algunos errores conocidos al configurar un sitio de SharePoint el cuál se ejecuta bajo un número de puerto diferente al 80 que normalmente se usa por defecto.

Se recomienda verificar con el fabricante (Microsoft) si hay soluciones o recomendaciones en este tipo de escenarios.

 

 

Para mayor detalle y obtener la guía oficial del fabricante, consulte la documentación de Microsoft sobre Instalar y configurar el conector CMIS.

 

 

Preparación de SharePoint como ECM

La siguiente configuración se realiza desde el Sitio designado como productor (producer) para preparar la estructura en SharePoint que servirá como repositorio ECM de Bizagi.

 

Primero, asegúrese de tener una librería asignada para el almacenamiento de documentos de Bizagi (con carpetas adicionales y estructura interior que considere necesaria), y revise la siguiente configuración para esta librería:

 

 

1. Para la librería, habilite la administración de tipos de contenido (content types).

Para hacerlo, vaya a su librería y dé clic sobre la configuración de la misma (Library Settings).

 

 

LibrarySettings

 

Ubique las opciones avanzadas (Advanced Settings ) en la categoría de configuración general (General Settings):

 

LibraryAdvanced

 

Seleccione Sí (Yes) a la pregunta de configuración: Permitir administración de tipos de contenido? (Allow management of content types?).

Guarde estos cambios:

 

YesContentTypes

 

 

2. Para la librería, habilite el versionamiento y no obligue que se use la política de checkout.

Para hacerlo, vaya nuevamente a la configuración de librería (Library Settings).

 

En la sección de configuración general (General Settings), dé clic sobre configuración de Versionamiento (Versioning Settings).

Tenga presente configurar:

 

Create major versions (crear versiones mayores), a la pregunta Crear versiones cada vez que se edite un documento de la librería? (Create a version each time you edit a file in this document library?)

No, a la pregunta Obligar a un checkout de documentos antes de ser editados? (Require documents to be checked out before they can be edited?)

 

MajorVersionsAndNo

Notas adicionales

Asegúrese de que la autenticación básica no esté habilitada en su portal de trabajo Bizagi (a nivel del sitio IIS).

 

Asegúrese de haber creado los tipos de contenidos que considere relevantes.

Esto lo podrá hacer desde la opción de galerías (Galleries ).

 

Tenga presente definir las columnas de sitio que desee (site columns), y definir los tipos de contenidos para el sitio (site content types).

 

ContentTypes

 

 

De manera similar, asigne estos tipos de contenido a su librería asignada como repositorio de Bizagi.

Esto lo podrá hacer en las opciones de la librería (Library settings):

 

AddFromContentTypes

 

 

 

En este punto ya hemos configurado SharePoint con los prerrequisitos de la integración. El paso siguiente es la configuración del ECM en Bizagi como se describe en Definir el ECM en Bizagi.