Diseñar Procesos en Vivo

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Diseñar Procesos en Vivo

Introducción

Los Procesos en Vivo le permite a los dueños de procesos construir y ejecutar aplicaciones de procesos simples, creados sin código, como se describe en Procesos en Vivo.

Esta sección describe como empezar a diseñar y publicar un proceso por medio de la funcionalidad Procesos en Vivo.

 

Lo que debe hacer

Los siguientes pasos resumen como crear y publicar un nuevo proceso por medio de esta herramienta:

 

1. Modele el flujo del proceso

Defina el flujo del proceso.

La cadena de actividades es la estructura fundamental del proceso, a la que se incluyen elementos (actividades, compuertas, etc) de acuerdo a los requerimientos del proceso.

 

2.1 Defina las formas

Diseñe la interface de usuario con la información que será mostrada en las actividades del proceso.

Por medio del Diseñador de Formas, puede tener una estructura amigable e intuitiva para arrastrar y soltar los controles de Bizagi a una forma y ordenarlos de cualquier manera.

 

2.2 Establecer Notificaciones

Componga las notificaciones de correo electrónico y asígnele sus destinatarios.

 

3. Enrutamiento del proceso

Defina los flujos condicionales para modelar los comportamientos del negocio.

Es decir, determine el camino que debe seguir el flujo del proceso cuando llegue a una compuerta.

 

4. Participantes

Asigne los usuarios que llevarán a cabo las actividades de los procesos.

Cada tarea creada para los usuarios finales requiere de una definición que le permitirá a Bizagi asignar a los usuarios correctos de su organización,

Las actividades serán mostradas en el Inbox de cada usuario final

 

5. Alarmas

Elija cuáles usuarios recibirán una notificación por medio de correo electrónico cuando caduque una actividad.

 

6. Publicar

Haga que su proceso esté disponible para los usuarios finales después de haberse asegurado que se comporta de la manera esperada.

 

Ejemplo

Imagínese un proceso de Reporte de Gastos construido con Procesos en Vivo.

En este ejemplo, un empleado registra todos sus gastos en un viaje de negocios.

Cuando el total del reporte excede los $100USD, se necesita de una aprobación, y para cada reporte se deben validar las políticas de la empresa.

 

Esta situación puede ser modelada con el siguiente proceso:

 

LiveProcess01

 

 

 

note_pin

Recuerde que puede contar con Procesos en Vivo para procesos poco complejos.

Para ver las características soportadas y considerar el potencial de esta posibilidad, refiérase a Guías para usar Procesos en Vivo.  

 

Procedimiento

Para hacer un Proceso en Vivo como mostrado anteriormente, siga estos pasos.

 

1. Modelar el proceso

En la Cinta de opciones del Portal de Trabajo encontrará la opción de Procesos en Vivo. Esta opción mostrará un menú donde puede escoger si desea administrar sus procesos o crear uno nuevo.

 

LiveProcess02

 

Seleccione Nuevo Proceso en Vivo. Escriba el nombre que desea ponerle a su proceso, haga clic en Crear.

 

LiveProcess03

 

LiveProcess04

 

Una vez haya creado el proceso, el Área de dibujo será mostrada para el modelado de procesos.

Es rápido y fácil crear diagramas de proceso en el Portal de Trabajo de Bizagi. Sólo arrastre y suelte los elementos de la Paleta o del Menú circular.

Los elementos mostrados en la Paleta y en el Menú circular serán explicados más adelante.

 

LiveProcess05

 

Una vez haya ubicado el elemento en el Área de dibujo, podrá ser editado para que pueda configurar su nombre para mostrar y la Paleta para este elemento será mostrada.

 

LiveProcess06

 

Para editar el nombre de la actividad haga doble clic sobre ella. Puede hacer lo mismo para editar la duración estimada de la actividad. Bizagi interpretará la unidad de lo que ingrese como minutos, al menos que especifique la unidad de tiempo como horas al insertar una "h". Si el número ingresado es mayor a 60, Bizagi lo convertirá automáticamente a horas y minutos.

 

LiveProcess06a

 

Luego, conecte los elementos usando la Herramienta de Secuencia de flujo ubicada en el Menú circular.

 

LiveProcess07

 

Arrastre y suelte la flecha en el elemento que desea conectar. Elementos arrastrados desde el Menú circular estarán automáticamente conectados

 

Puede seguir arrastrando y soltando las siguientes figuras al proceso hasta que su diagrama se encuentre completo.

 

LiveProcess01

 

Si necesita cambiar entre una compuerta exclusiva y una paralela, haga clic sobre el ícono SwitchIcon en el Menú circular y escoja la figura deseada.

 

LiveProcess51

 

De la misma manera, puede cambiar sus actividades a Actividades de correo. Todo lo que debe hacer es hacer clic sobre el ícono SwitchIcon en el Menú circular y elegir la figura que desea.

 

LiveProcess77

 

2.1 Defina las formas

El siguiente paso es definir las formas donde los usuarios finales interactuarán con el proceso. Las formas están disponibles para actividades de usuario y eventos.

Para realizar este paso, Bizagi usa un diseñador de formas con un enfoque "ves lo que recibes" (WYSIWYG), es decir puede construir la forma y saber exactamente como será mostrada a los usuarios finales.

 

Todos los controles incluidos en una forma están disponibles para ser reusados dentro del mismo proceso, como también es creado el modelo de datos.

 

Haga clic sobre la actividad a la que le quiere crear una forma, ahora seleccione el ícono del Diseñador de Formas ubicado en el Menú circular.

 

LiveProcess27

 

El Diseñador de formas se abrirá. Si no hay una forma previamente hecha, el diseñador mostrará un área en blanco.

 

LiveProcess28

 

Vaya a la pestaña Controles en el panel de la izquierda y arrastra y suelta los controles requeridos para su forma. Los controles pueden ser agregados a la forma al arrastrarlos o al hacer doble clic sobre ellos.

Cada control que incluya será guardado en el modelo de datos del proceso y estará disponible para las otras actividades y eventos dentro del mismo Proceso en Vivo.

En la pestaña Layout podrá encontrar: pestañas, grupos y contenedores que le ayudarán a conseguir la visualización deseada para cada interfaz de usuario.

 

LiveProcess30

 

Se recomienda asignarle a cada control un nombre para mostrar antes de guardar. Para cambiar el nombre para mostrar puede hacer doble clic sobre la etiqueta del control en la forma o puede seleccionarlo y configurar su nombre desde las propiedades del control.

 

LiveProcess52

 

Cuando se hayan incluido todos los controles en la forma haga clic sobre guardar.

 

Puede definir una Forma de resumen que será mostrada cuando se haya terminado el caso o cuando el proceso se haya buscado y no hayan actividades pendientes para ese usuario. Al hacer clic sobre el botón Forma de resumen en la esquina superior derecha en la Área de dibujo del Panel de control.

 

LiveProcess54

 

 

2.2 Establecer Notificaciones

Procesos en Vivo le permite agregar Tareas que envían correos. Esto es útil cuando el proceso necesita notificar a diferentes personas. En nuestro caso, la tarea "Informar rechazo" puede ser configurada como una tarea de este tipo.

 

LiveProcess77

 

Una vez haya configurado la tarea como una de notificación, es hora de componer el mensaje. Para hacerlo, haga clic sobre el ícono Ajustes de correo en el menú pie.

 

LiveProcess78

 

Esto mostrará una ventana emergente donde puede configurar quién recibe el correo, el asunto y agregar contenido.

 

LiveProcess79

 

Los destinatarios del mensaje pueden ser seleccionados de las sugerencias de Bizagi o ingresados manualmente en la caja de texto. Este campo acepta correos y usuarios del sistema.

Bizagi también le permite agregar variables en el contenido de su correo. Estas variables son insertadas al hacer clic sobre su respectivo ícono. Las variables disponibles son las siguientes:

 

Ícono

Función

Texto insertado

caseLink_icon

Inserta el vínculo al caso.

<CaseLink>

caseNumber_icon

Inserta el número del caso.

<CaseNumber>

caseCreator_icon

Inserta el nombre el creador del caso.

<CreatorFullName>

 

 

 

3. Enrutamiento del proceso

Cuando esté modelando el proceso, es necesario incluir las reglas de enrutamiento que ayudarán a determinar el camino que debe seguir el flujo del proceso cuando se llega a una compuerta.

 

Seleccione el camino a definir como Camino por defecto y luego haga clic sobre el ícono Else ElseIcon.

 

LiveProcess33

 

Una vez haya definido el camino por defecto, Bizagi mostrará el flujo con la etiqueta 'else'. A continuación, seleccione el camino donde Bizagi evaluará un grupo de condiciones y haga clic sobre el ícono para añadir expresiones ArrowIcon.

 

LiveProcess50

 

Haga clic en Agregar expresión para crear una condición. Haga clic sobre este cada vez que desee añadir una condición al conjunto.

 

LiveProcess34

 

Escriba el atributo del proceso (previamente definido en el paso de Formas) y construya la condición de acuerdo a sus necesidades de negocio.

En este caso, la petición debe ser aprobada cuando el valor total excede los $100USD.

 

LiveProcess35

LiveProcess35a

 

Haga clic sobre Guardar y repita estos pasos para cada compuerta.

 

4. Participantes

Defina la asignación de trabajo para cada actividad de su proceso. Los participantes son los usuarios finales que tienen las cualidades para ser asignados a las actividades. Cada tarea creada para tener interacción con usuarios finales requiere de una definición que le permitiría a Bizagi a asignar a los usuarios correctos de su compañía. Las asignaciones están disponibles para tareas de usuario y eventos.

 

Haga clic sobre la actividad a la que quiere configurarle el usuario a asignar, luego, seleccione el ícono de Ajustes en el Menú circular y vaya a la configuración de Usuarios.

 

LiveProcess36

 

Usted puede seleccionar el usuario que va a ejecutar la actividad seleccionando las opciones disponibles en las dos pestañas: Usuarios y Grupos o Predefinido:

 

4.1 Usuarios y Grupos

Esta opción le permite seleccionar un usuario o un grupo de usuarios en su proyecto.

Los Usuarios son los usuarios nombrados que están disponibles y creados en el proyecto.

Los Grupos de usuarios son:

Aquellos que ya existen y fueron creados en Bizagi Studio

Aquellos creados manualmente por los usuarios en el Portal de Trabajo

Para mayor información sobre los grupos creados manualmente, refiérase a Administrar Grupos de Usuarios.

 

Cuando utilice Usuarios y Grupos, usted puede seleccionar uno de los métodos de asignación disponibles:

 

Por Carga: La tarea se asigna al usuario con menor carga de trabajo en su Inbox. Sin embargo, el sistema verifica primero si alguien en el grupo del usuario ya ha trabajado en el caso. Si es así, se asignará a él / ella independientemente de la carga de trabajo del usuario en comparación con el resto del grupo.

 

Todos: Las asignaciones se otorgan a todos los usuarios que cumplen con las características indicadas. La primera persona que acceda al caso desde su Inbox (es decir, haga clic sobre el caso) llevará a cabo la tarea. En consecuencia, ya no se mostrará a los demás asignados.

 

Haga clic sobre el ícono plusIcon para seleccionar los criterios.

Para asignar un usuario escriba el nombre de este (ya creado en el Portal de Trabajo) en la barra de búsqueda para asignarles la tarea. Seleccione su nombre de usuario.

En este caso, la tarea Registrar reporte de gastos es realizada por el usuario Bonnie Duff (nombre de usuario bduff).

 

LiveProcess37

 

Para un Grupo, escriba el nombre y selecciónelo.

 

 

LiveProcess72a

LiveProcess72

 

Si desea eliminar un usuario o un grupo de su lista de participantes, haga clic sobre el ícono de basura junto a su nombre.

 

delete_group

 

4.2 Opción Predefinido

Esta opción le permite seleccionar uno de los métodos de asignación predeterminados:

Creador del caso: el usuario que creó el caso.

Dueño del proceso: el usuario que creó la definición del Procesos en Vivo.

Jefe del asignado actual: el supervisor del usuario que está trabajando en el Proceso.

 

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note_pin

La condición seleccionada muestra una marca de confirmación (LiveProcess85) junto a su nombre. Asegúrese que la marca pertenece a la opción seleccionada. Cuando cambia entre pestañas, la opción también cambia. Procesos en vivo tomará la condición marcada.

 

5. Alarmas

Una vez haya terminado de configurar la asignación de trabajo, puede configurar las alarmas de las actividades para cada una de ellas. Para lograrlo, haga clic sobre el ícono Ajustes en el Menú circular y haga clic sobre la pestaña Alarmas.

 

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En este menú usted puede elegir quién recibe una notificación vía correo electrónico cuando la tarea se venza y si la alarma se encuentra activa.

Para activar la alarma, haga clic sobre el interruptor y seleccione los usuarios a los que desea que les llegue la notificación.

 

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6. Publicar

Cuando haya terminado su proceso y haya validado a fondo que se comporte como se espera, lo puede publicar en el Portal de trabajo desde el panel de control Administrar Procesos en Vivo.

Siga en detalle la información para publicar, para lograr que su proceso sea liberado y los demás usuarios puedan trabajar en él.