Ejemplo de Inteligencia de Negocios

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Ejemplo de Inteligencia de Negocios

Introducción

En este artículo analizaremos un reporte de un proceso de gastos a través de un software de inteligencia de negocios. Este ejemplo retrata la extracción de datos de un projecto de Bizagi, su importación a Power BI y su análisis subsecuente.

 

De acuerdo a los pasos mencionados en el artículo de inteligencia de negocios, seguiremos los mismos cuatro pasos:

 

1. Extraer la información

Extraiga la información de la aplicación, ya sea que la exporte a un archivo o directamente conecte Power BI a la base de datos.

 

2. Diseño de un reporte

Diseñe un reporte que contenga todas las visualizaciones relacionadas a los KPI e información adicional.

 

3. Creación de un Tablero de Control

Presente las visualizaciones diseñadas para generar conocimiento y postular cambios.

 

4. Toma de acciones

Realice procedimientos correctivos de acuerdo a los resultados evaluados.

 

1. Extraer la información

Suponga una aplicación de gastos en Bizagi cuya información está almacenada en una base de datos SQL Server.

 

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Ejecutaremos el query mencionado en el artículo de inteligencia de negocios, para extraer los atributos relacionados con métricas usadas en la definición de los KPI.

 

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En este caso, hemos seleccionado los atributos necesarios de la base de datos, para que todos sean seleccionados.

 

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Una vez cargados, aparecen en el lado derecho de la pantalla. Los atributos seleccionados son:

Actividad (Activity): el nombre de la actividad, puede ser modificado por reglas de personalización del id del caso.

Centro de costo (Cost center): el centro de costo asociado para cada gasto.

País (Country): el país donde el gasto fue registrado.

Moneda (Currency): la moneda registrada en cada gasto.

Estado del gasto (Expense status): el estado de los gastos cuando el proceso haya finalizado. Puede ser aprobado (Approved), publicado (Posted) y reembolsado (Refunded).

Tipo de gasto (Expense type): especifica si el gasto es un gasto relacionado con un viaje de negocios.

Gastos en USD (Expenses in USD): Es el total de gastos en dólares americanos. Éste valor será usado para comparar gastos en diferentes monedas.

idCase (idCase): el identificador dato por Bizagi a la actividad.

Proceso (Process): el nombre del proceso, en este caso es reporte de gastos (Expense Report).

Empleado solicitante (Requester Employee): el nombre del empleado relacionado a cada gasto.

Gastos totales (Total Expenses): la cantidad final de cada gasto, cuando sea aprobado.

 

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2. Diseño de un reporte

 

Para diseñar el reporte, describiremos cada indicador que necesitemos evaluar:

Gastos en dólares americanos por centro de costo (Expenses in USD by Cost Center): para determinar si un centro de costo necesita una acción correctiva.

Gastos en dólares americanos por país (Expenses in USD by Country): muestra una distribución geográfica clara de los gastos de la compañía.

Número de transacciones por país (Count of Currencies by Country): muestra el número de transacciones en la misma moneda por cada país. Es diferente de  gastos por país por que sólo el número de gastos, no su valor, es tanido en cuenta.

Gastos en dólares americanos por moneda (Expenses in USD by Currency): Cuáles son las monedas mas comunes en los gastos registrados.

Gastos en dólares americanos por tipo de gasto (Expenses in USD by Expense type): Hace una clara distinción entre los gastos relacionados con viajes y otros gastos.

Gastos en dólares americanos por empleado solicitante (Expenses in USD by Requester Employee): Muestra el porcentaje de todos los gastos solicitados por cada empleado.

 

Para iniciar, arrastre el atributo "Expenses in USD" y luego el el atributo "Cost Center" a la misma visualización para establecer las dos dimensiones de la visualización final.

 

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Una vez definida, cambie la visualización a un diagrama de pastel seleccionando la forma de la visualización de la pestaña de visualizaciones a la derecha de la ventana.

 

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Una vez aplicada, la visualización será un diagrama de pastel con la información de los gastos por cada centro de costo.

 

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Siguiendo los mismos pasos, las otras visualizaciones son creadas.

 

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Para la visualización "Count of Currencies by country", necesitamos una operación de las monedas en cada país. En este caso necesitamos un conteo. De esta forma contaremos cada gasto realizado en una moneda en particular y luego mostrarla por país.

 

Cree la visualización usando los atributos "Currencies" y "Country". En la pestaña de visualizaciones seleccione la lista desplegable del atributo "Currency" y seleccione contar (Count).

 

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por último, necesitamos crear la visualización "Expenses in USD by Requester Employee". Ésta visualización muestra los valores de los gastos requeridos por el usuario, pero ya que la cantidad de usuarios es grande, un filtro para mostrar los usuarios que hayan registrado más de $11.000 dólares americanos debe ser aplicado.

 

Arrastre los atributos para crear la visualización. En la pestaña de visualizaciones, localice la sección de filtros y seleccione la lista desplegable del atributo "Expenses in USD".

 

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Ubique el filtro como mayor o igual a $11.000 "Greater or equal to $11.000". Seleccione Apply para aplicar el filtro.

 

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La visualización automáticamente se actualiza, ocultando cualquier otro usuario cuyos gastos sean menores a $11.000 dólares americanos.

 

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De esta forma el reporte queda terminado y puede ser publicado.

 

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3. Creación de un Tablero de Control

Seleccione el botón de publicar (Publish) mientras que una cuenta activa esté siendo usada para cargar el reporte a la nube. Para más información lea el artículo de Inteligencia de Negocios.

 

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Seleccione un espacio de trabajo para publicar y finalmente ver su reporte en la nube.

 

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Cree un nuevo tablero de control seleccionando el ícono de suma bajo la sección del tablero de control en el marco izquierdo de la pantalla. Nuestro tablero de control se llamará Agility Corp 2016.

 

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Exporte cada visualización del reporte a través del menú localizado en el marco superior de cada visualización. Para más información lea el artículo de Inteligencia de Negocios.

 

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Una vez todas hayan sido añadidas al tablero, organícelas para que permitan un acercamiento estructurado a la información presentada.

 

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Una vez termine, de compartir y discutir la retroalimentación dada, el resultado serán mejoras y correcciones.

 

En este caso, un solo solicitante está registrando el 75.29% de los gastos, los cuales están destinados a viajes de mercadeo en el reino unido. En un escenario donde la compañía está lanzando un nuevo producto en el reino unido, o todo su mercadeo está producido en el reino unido, los datos serían considerados normales. De otra forma, si el reino unido no es un mercado crucial en el momento, los gastos de viaje registrados por el usuario serían anormales y por lo tanto se deben tomar acciones correctivas.

 

4. Toma de Acciones

Ya que Agility Corp ha estado liderando una campaña en el reino unido para promover sus productos, los gastos registrados en dicho país son considerados normales. Sin embargo, un solo usuario está registrando el 75.29% de los gastos. En este caso se deben tomar acciones para averiguar por qué sus solicitudes son tan bajas.

 

Un análisis más profundo debe ser realizado cuando los datos de diferentes procesos y aplicaciones son tenidos en cuenta. Aún así, analizando un solo aspecto de los datos resulta en el seccionamiento de la vista completa de la compañía. Resumiendo, a pesar de que un gran número de patrones puede ser descubierto a través de la inteligencia de negocios, es aconsejable tener la vista completa del negocio al tomar decisiones y realizar acciones correctivas para mejorar la aplicación del negocio.