Inteligencia de Negocios

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Inteligencia de Negocios

Introducción

La inteligencia de negocios le permite el análisis de los datos monitoreados de su negocio, y obtener respuestas rápidas acerca del comportamientos que controla. La evaluación de este tipo de información es uno de los aspectos principales a tener en cuenta al decidir un acercamiento para la evaluación de su información.

 

El análisis de una aplicación de Bizagi puede ser realizado a través de software de inteligencia de negocios (Business Intelligence), el cual analiza datos sin procesar y hace la información más simple de entender para quienes toman las decisiones. La información sin procesar de una aplicación Bizagi puede ser analizada para procesos en funcionamiento como para casos completados.

 

Le recomendamos el uso de la inteligencia de negocios para el análisis en tiempo real y postmortem. Con el análisis en tiempo real se beneficia con la identificación temprana de factores de riesgo y problemas críticos. El análisis portmortem puede ser usado en el mejoramiento continuo para mejorar la solución desarrollada con transparencia, agilidad y conformidad.

 

Éste artículo presenta una breve explicación de cómo analizar los datos de Bizagi usando una herramienta de inteligencia de negocio llamada Power BI, y cómo producir y presentar los resultados para el análisis. Para más información acerca de dicho software visite su sitio web.

 

Teniendo en cuenta el cíclo de vida de la inteligencia de negocios, podemos usar Power BI para analizar cada KPI medido, y luego tomar acciones basadas en el conocimiento generado.

 

BI_information

 

 

 

Antes de empezar

La inteligencia de negocio requiere diferentes tipos de perfiles involucrados, pero sólo uno es obligatorio:

 

Analista de IT
Éste perfil estará encargado de extraer la información de la base de datos de la aplicación Bizagi; por lo que debe tener:

Un conocimiento intermedio de los lenguajes SQL (Joins, funciones básicas).

Acceso de lectura a la base de datos de la aplicación.

 

Lo que necesita saber

Para usar Power BI junto con su aplicación Bizagi usted necesita:

 

1. Extraer la información

Extraiga la información de la aplicación, ya sea que la exporte a un archivo o directamente conecte Power BI a la base de datos.

 

2. Diseño de un reporte

Diseñe un reporte que contenga todas las visualizaciones relacionadas a los KPI e información adicional.

 

3. Creación de un Tablero de Control

Presente las visualizaciones diseñadas para generar conocimiento y postular cambios.

 

4. Toma de acciones

Realice procedimientos correctivos de acuerdo a los resultados evaluados.

 

Procedimiento

1. Extraer la información

En este paso, necesitará extraer la información de la base de datos de Bizagi. A pesar de que Power BI puede conectarse a una gran cantidad de fuentes de datos, nos enfocaremos en la conexión con bases de datos SQL Server. Sin embargo, la información podría ser extraída (usando el editor SQL de preferencia) y luego proveyéndolo en un archivo. Ésta decisión depende de las necesidades de su negocio, requerimientos de seguridad y capacidades de carga de su servidor.

 

Éste paso debe ser llevado a cabo por el analista de IT con un conocimiento intermedio de SQL. Tenga en cuenta que se necesita un usuario con los suficientes permisos para leer su proceso de la base de datos.

 

1.1 Construya y ejecute un query SQL para obtener la información relevante para su

Le recomendamos ejecutar este paso con el analista del proceso para que el analista de IT sepa que información del negocio es necesaria para la inteligencia de negocios.

 

Usted puede extraer la información de las siguientes tablas:

 

Descripción

Tabla(s)

Columna(s)

Información de los Casos: Extrae la información del número del caso, fechas de creación y final, caso padre, nombre del flujo de trabajo, nombre del proceso y estado de los casos cerrados.

 

 

WFCASE
WFCASECL

radNumber

Número del caso mostrado en el portal de trabajo. Incluye solamente los valores en que la columna no es nula.

idCase

Identificador interno del caso.

idParentCase

Identificador del caso padre.

idCaseState

Ésta columna es usada para filtrar solo los casos con estado Initiated y Completed (idCaseState IN (1,5))

WORKFLOW

idWorkflow

Identificador del flujo de proceso.

WFCLASS

wfClsDisplayName

Nombre del proceso

idWFClass

Identificador del proceso.

WORKITEMCL

wiEntryDate

Fecha en que la tarea fue activada.

wiSolutionDate

Fecha en que la tarea fue completada.

TASK

tskDisplayName

Nombre a mostrar de la actividad

idStartForm

Indica ya sea que el elemento es un evento de de inicio con una forma de inicio o no. Cuando la columna no es nula, el valor debe ser incluido.

WISTATELOG

idState

Ésta tabla contiene elr egistro de usuarios que han sido asignados a la tarea. Use sólo los registros con el estado del WorkItem Completed (idState = 4)

WFUSER

fullName

Nombre del usuario asignado a la tarea.

Entidades del Proceso (Información del Negocio): Extrae la información del negocio ingresada por los usuarios de un caso específico.

PVCL[ApplicationEntity]

Atributos de negocio de las columnas de tabla requeridas para su análisis.

Éstas tablas tienen la relación entre la información del caso y la información del negocio.

[ProcessEntity]

[SubProcessEntity]

Ésta tabla contiene la información de las entidades del proceso donde la información del negocio es almacenada.

 

Como punto inicial, le sugerimos usar el siguiente query:

 

WITH CASES AS(

SELECT WFC.radNumber 'NumCase',WFC.idCase 'IdCase',WFC.casCreationDate,WFC.casSolutionDate,WFC.idParentCase, WF.idWorkflow,WC.wfClsDisplayName Process,WC.idWFClass,WFC.idCaseState

FROM WFCASE WFC

LEFT JOIN WORKFLOW WF ON WFC.idWorkflow = WF.idWorkflow

LEFT JOIN WFCLASS WC ON WF.idWFClass = WC.idWfClass

WHERE idCase in  (SELECT idCase FROM WFCASE WHERE guidPlan IS NULL) and WFC.radNumber IS NOT NULL

UNION

SELECT WFC.radNumber 'NumCase',WFC.idCase 'IdCase',WFC.casCreationDate,WFC.casSolutionDate,WFC.idParentCase, WF.idWorkflow,WC.wfClsDisplayName Process,WC.idWFClass,WFC.idCaseState

FROM WFCASECL WFC

LEFT JOIN WORKFLOW WF ON WFC.idWorkflow = WF.idWorkflow

LEFT JOIN WFCLASS WC ON WF.idWFClass = WC.idWfClass

WHERE idCase in  (SELECT idCase FROM WFCASECL WHERE guidPlan IS NULL) and WFC.radNumber IS NOT NULL

)

 

SELECT cs.NumCase 'idcase', cs.idCase 'Case',

(CASE WHEN tsk.tskDisplayName = '' and tsk.idStartForm IS NOT NULL THEN 'Start Form' ELSE tsk.tskDisplayName END) as Activity,

wcl.wiEntryDate, wcl.wiSolutionDate,

wfu.fullName 'user', cs.idWfClass, cs.Process, cs.idParentCase

 
-- Business attributes
/* Add here the business attributes required for your analysis
* example:

* ts.Description AS status, slac.Description AS 'SLA Compliance',

* cc.CancellationReason 'Case Cancellation',

* (SELECT COUNT(idTicketActivities) FROM TicketActivities a WHERE a.Ticket = pe.idTicket and a.Activity = 1) AS Escalations

*/

 
FROM CASES cs

INNER JOIN WORKITEMCL wcl ON cs.idCase = wcl.idCase

INNER JOIN TASK tsk ON wcl.idTask = tsk.idTask

INNER JOIN WISTATELOG wl ON wcl.idWorkItem = wl.idWorkItem

INNER JOIN WFUSER wfu ON wl.idUser = wfu.idUser

 
-- Process entities
INNER JOIN PVCL[ApplicationEntity] pro ON wcl.idcase=pro.idCase

LEFT JOIN [ProcessEntity] pe ON pro.[ProcessEntity] = pe.id[ProcessEntity]

LEFT JOIN [SubProcessEntity1] spe1 ON pro.[SubProcessEntity1] = spe1.id[SubProcessEntity1]

LEFT JOIN [SubProcessEntity2] spe1 ON pro.[SubProcessEntity2] = spe2.id[SubProcessEntity2]

...

LEFT JOIN [SubProcessEntityN] spe1 ON pro.[SubProcessEntityN] = spe2.id[SubProcessEntityN]
/* Add here the left joins to the tables where the Business attributes required for your analysis are located

* example:

* INNER JOIN PVCLHelpDesk pro on wcl.idcase=pro.idCase

* LEFT JOIN Ticket pe ON pro.Ticket = pe.idTicket

* LEFT JOIN InformationRequested spe ON pro.InformationRequested = spe.idInformationRequested

* LEFT JOIN TicketStatus ts ON pe.TicketStatus = ts.idTicketStatus

* LEFT JOIN SLACompliance slac ON pe.SLACompliance = slac.idSLACompliance

* LEFT JOIN CaseCancellation cc ON pe.CaseCancellation = cc.idCaseCancellation

* LEFT JOIN SLACompliance slac ON pe.SLACompliance = slac.idSLACompliance

* LEFT JOIN CaseCancellation cc ON pe.CaseCancellation = cc.idCaseCancellation

*/
 
WHERE cs.idCaseState IN (1,5) AND wl.idState = 4 AND (tsk.idForm IS NOT NULL OR tsk.idStartForm IS NOT NULL) AND cs.idWFClass IN (ProcessIDList)
-- Variable filters
/* Add here the required filters */

 

En el query, reemplace los siguientes con la información de su proceso:

 

[ProcessName]: Cuando su proyecto tiene múltiples aplicaciones, cambie este valor por el del nombre de su proceso (No el nombre a mostrar) Application Entity. De otra forma, use la palabra App.

[ProcessEntity]: Nombre de la entidad de su proceso (No el nombre a mostrar).

[SubProcessEntityN]: Nombre de cada una de las entidades de los subprocesos (No el nombre a mostrar). Cuando su aplicación no tiene subprocesos, remueva esta cláusula join.

[ProcessIDList]: Lista (separada por comas) de los Ids relacionados con su análisis (Procesos y sus sub procesos).

 

note_pin

Es recomendado que asegure que solo un valor del atributo de negocio es mostrado por caso. Por lo que se recomienda el uso de la siguiente cláusula para mostrar estos atributos:

 

(CASE WHEN ((ROW_NUMBER() over(ORDER BY wcl.wiEntryDate) = 1) OR (cs.NumCase <> LAG(cs.NumCase) OVER (ORDER BY wcl.wiEntryDate))) THEN [AttributeColumn] ELSE NULL END)

 

1.2 Agregar una fuente de datos en Power BI

El query mostrada anteriormente debe ser introducida una ves que la opción Get Data > SQL Server database sea seleccionada.

 

import_data_1

 

Bajo las opciones avanzadas, use el query editada para recuperar los datos sin modificar.

 

import_data_2

 

Una ves que el query ha sido ejecutado, los primeros 20 resultados se mostrarán, permitiéndole verificar qué tan correctos son los resultados del query. Para finalizar la carga de datos a Power BI seleccione Load. Si necesita modificar los datos sin modificar, seleccione Edit y luego cárguelos de nuevo.

 

import_data_3

 

Sin embargo, éste query puede ser ejecutado directamente en su editor SQL de preferencia. Los resultados deben ser como estos:

 

ProcessMining_02

 

Si no tiene intención de extraer la información de la base de datos a través de Power Bi, guarde los resultados de este query (desde su editor SQL) en un archivo (por ejemplo Excel, éste archivo puede ser delimitado por coma (.csv) o Excel 97-2003 Workbook (.xls) ).

 

2. Diseño de un reporte

Crear un reporte no solo le permite exponer el comportamiento de los KPI de su aplicación, si no mostrarlos en una forma comprensiva y amigable.

 

2.1 Creando visualizaciones

Para empezar a crear visualizaciones, identifique en el marco derecho las dimensiones que componen los KPI definidos para su aplicación.

 

import_data_4

 

Una vez identificados, arrastre y suelte los atributos identificados.

 

import_data_5

 

Ésto creará una visualización con solo una dimensión. Agregue más dimensiones para mostrar sus KPI.

 

import_data_6

 

Para cambiar la visualización, seleccione un elemento de la pestaña Visualizations en el marco derecho.

 

import_data_7

 

Cuando el atributo tenga una definición clara de su contenido (Por ejemplo país), y una vez haya arrastrado y soltado, Power BI automáticamente generará una visualización. Ésta puede ser cambiada en cualquier momento.

 

import_data_8

 

 

 

2.2 Filtro de datos

Para permanentemente filtrar los datos mostrados en una visualización, seleccione la visualización a filtrar y abra la pestaña Visualizations bajo la etiqueta Filters, y luego ubique cualquier filtro que desee.

 

import_data_9

 

Cualquier filtro adicional puede ser agregado. Éstos filtros pueden segmentar los datos a través del uso de Y (AND) y O (OR).

 

import_data_10

 

2.3 Selección de datos de una visualización

Una herramienta poderosa de Power BI nos permite entender el comportamiento actual de la aplicación y sus datos. Seleccione uno de los resultados de la visualización.

 

visualizations_1

 

Una vez seleccionado, cualquier otra visualización en la misma página se actualizará para mostrar la información relacionada con cualquier dimensión seleccionada en la visualización.

 

visualizations_2

 

2.4 Grupos de datos adicionales

Power BI le permite la adición de fuentes de datos extra. De hecho, permite tantas fuentes de datos como desee. Ésto es particularmente benéfico al usar Bizagi, ya que permite relacionar múltiples aplicaciones, impulsando el análisis de inteligencia de su negocio.

 

La adición de fuentes extras de datos puede ser realizada a través de la opción Get Data en la cinta de opciones, en el panel External Data.

 

visualizations_3

 

La fuente no tiene que ser del mismo tipo que las anteriormente cargadas, por que una vez cargadas, la información es tratada como una tabla.

 

visualizations_4

 

Una vez agregadas, una nueva tabla es añadida en su proyecto de Power BI

 

visualizations_5

 

Para relacionar cualquiera de esos datos, abra la vista de relaciones anclada en el marco izquierdo.

 

visualizations_6

 

Una vez abierta, arrastre y suelte el atributo a relacionar. Ésto le indicará a Power BI que una coincidencia debe ser tenida en cuenta al mostrar visualizaciones que incluyan dichos atributos.

 

visualizations_7

 

Ésta relación no afecta los datos, pero indicará a Power BI que la información está relacionada a través de los atributos seleccionados. Puede relacionar tantas tablas como desee.

 

visualizations_8

 

3. Creación de un Tablero de Control

Los reportes son grupos de visualizaciones que pueden ser publicadas para ser evaluadas en la nube, pero ya que no pueden ser compartidos, un tablero de control es requerido. Cree un tablero de control en la nube, revise reportes y dé permisos a otros para que vean los datos de su aplicación previamente organizados a través de un tablero de control en línea.

 

3.1 Fuentes de datos adicionales

Con un reporte diseñado correctamente, puede publicarlo usando el botón Publish en la sección share bajo la pestaña Home.

 

publishing_3

 

Power BI requiere una cuenta activa de Microsoft. Por lo que un usuario con una sesión activa es requerido. para aprender más acerca de las cuentas en Power BI siga este enlace.

 

publishing_2

 

Cuando intente publicar sin un usuario válido o sin sesión activa, una ventana le impedirá cualquier acción.

 

publishing_1

 

Al publicar, seleccione un espacio de trabajo. Los espacios de trabajo (Workspaces) son creados en Office365 como grupos. Seleccione un espacio de trabajo en el que publicar y seleccione Select.

 

publishing_4

 

En caso de que un reporte haya sido creado previamente, una ventana le preguntará si desea reemplazarlo.

 

publishing_5

 

El reporte es cargado automáticamente a la nube. El nombre del archivo será usado como el nombre del reporte, pero puede ser cambiado luego.

 

publishing_6

 

Una vez publicado, una ventana se mostrará con los enlaces a la publicación y a la aplicación en línea de Power BI. Seleccione la opción con el nombre del reporte: Open 'Bizagi application BI.pbix' in Power BI para abrir la publicación.

 

publishing_7

 

El reporte se abrirá en su navegador por defecto. Note que si reporte está ahora incluido en el espacio de trabajo seleccionado y está entre los demás reportes publicados.

 

publishing_8

 

Note que aún puede seleccionar un atributo de una visualización para filtrar los resultados en las otras visualizaciones.

 

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3.2 Crear un Tablero de Control

para crear un Tablero de Control, seleccione el ícono de suma al lado de la sección de tableros de control en el marco izquierdo.

 

publishing_10

 

Dé un nombre y presione Entrar. Ésto agregará un nuevo tablero listo para ser compartido. Sin embargo, puede adicionar primero algunas visualizaciones desde el reporte recién añadido.

 

publishing_11

 

Para agregar las visualizaciones de un reporte, ubique el ratón sobre la visualización, para agregar seleccione el ícono de pin.

 

publishing_12

 

Seleccione el tablero creado recientemente de la lista desplegable, o cree uno nuevo y seleccione el botón Pin.

 

publishing_13

 

De esta forma puede agregar visualizaciones desde diferentes reportes en un tablero, por lo tanto uniendo múltiples resultados de datos.

 

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3.3 Compartir un Tablero de Control

Para compartir un tablero, seleccione la opción Share (compartir) en la esquina superior derecha de la ventana.

 

publishing_17

 

Un panel mostrará las opciones para compartir el tablero creado. Escriba el correo electrónico de los usuarios que tendrán acceso al tablero.

 

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Una vez finalizado, seleccione Share (compartir) para dar permisos. Una ventana emergente mostrará el resultado.

 

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4. Toma de acciones

Una vez que el análisis de BI haya finalizado, tome acciones para mejorar su solución.